Workshop om erfaringsopsamling i 5 trin

Som team eller organisation stræber vi alle efter at være på toppen af vores spil som kvalitets- eller innovationsledere. Måske ønsker vi at lærende organisation ”%E2%80%9D. For at kunne leve op til dette krav skal man konsekvent implementere en løbende forbedringsproces. I denne artikel præsenterer vi alt om emnet “Lessons Learned Workshop” og viser, hvordan du kan bruge dette format til løbende at udvikle dig. Vores Lessons Learned-tjekliste vil helt sikkert hjælpe dig med det.

Hvad er en Lessons Learned Workshop?

Som det engelske udtryk Lessons Learned antyder, handler en Lessons Learned-workshop om at fremme læring af erfaringer. 

I en lessons learned-workshop ser man retrospektivt på det tidligere samarbejde i teamet. Det er derfor, workshop-formatet også bruges i agile teams og i Scrum. Tilbageblik kaldet. Team debriefs” er også et almindeligt synonym i forskellige sammenhænge.

Formålet med Lessons Learned Workshops eller bare Retrospektiver (forkortet Retros) forbliver den samme: At udlede en kontinuerlig læringsproces fra praktisk erfaring for hele tiden at udvikle sig yderligere.

Introducere workshops om erfaringer for mit team eller projekt

Hvis dit mål er en kontinuerlig forbedringsproces i projekter eller teams, er lessons learned-workshops en god mulighed for dig. 

En hyppig anledning til introduktionen er opnåelsen af projektmilepæle eller projektafslutninger. På sådanne tidspunkter tager teamet mindst 60 til 180 minutter, afhængigt af teamets størrelse, til at reflektere over “hvordan” og udlede indsigter og muligvis også foranstaltninger for fremtiden.

I agile teams, der arbejder sammen på lang sigt, er et sådant format endda fast integreret i den daglige arbejdsrutine og finder sted med en ugentlig til månedlig frekvens, afhængigt af sprintrytmen.

Vi ser flere og flere teams tilpasse disse kontinuerlige formater med stor succes.

Hvad kan man bruge Lessons Learned Workshops til?

Mange ledere ville nok nu reagere sådan her: “Investere 60 til 90 minutter i refleksion hver anden uge? Hvad er meningen med det?!”

Heldigvis har studier et godt svar på dette. Tannenbaum og Cerasoli (2013) har i en metastudie kunnet påvise, at effektiviteten af teams gennem denne selvrefleksion ( ved korrekt anvendelse ) i gennemsnit steg med mellem 20 % og 25 % blev.

Eksempler fra praksis

Hvordan opstår disse produktivitetsgevinster? Her er et par eksempler på, hvilke spørgsmål, kombineret med de rigtige foranstaltninger, der kan skabe sådanne produktivitetsgevinster:

• Arbejdsmetoder: Hidtil har vi registreret alle fremskridt i en Excel, hvis opdatering med forskellige versioner altid har forårsaget en masse arbejde og forvirring. Mulig handling: Prøv onlineværktøjer som Trello eller Notion til at organisere projekterne, så versionerne ikke længere skal flettes manuelt.
• Selvorganisering og beslutningsprocesser: Vi ved næppe indbyrdes, hvor langt nogen er med deres delprojekt i øjeblikket. Skal vi måske prøve et “daily stand-up”-format for at forbedre koordineringen i teamet?
• Kommunikation inden for teamet og med interessenter: Design af nye produkter bliver delt med interessenter relativt sent, når der allerede er investeret en masse i udviklingen. Hvordan kan vi få feedback fra vores interessenter tidligere og mere regelmæssigt?
• Prioritering: Selvom vi har fået nye indsigter i løbet af projektet, har vi holdt fast i vores oprindelige prioritering. Hvordan kan vi i fremtiden sikre, at vi bedre adresserer mulighederne fra disse nye indsigter i vores planlægning?

Disse emner kunne naturligvis også identificeres og forbedres uden en Lessons Learned-workshop. Men gennem en struktureret feedbackproces - uden hverdagens stress - bliver sådanne emner ofte først bevidstgjort.

En erfaringsworkshop er derfor et meget effektivt format, når det handler om at identificere og implementere forbedringspotentialer eller blokeringer. Et andet positivt aspekt er, at denne proces er selvorganiseret i teamene, hvilket yderligere øger teamets engagement og tilfredshed.

Hvordan kan jeg forberede og gennemføre en Lessons Learned-workshop? - en skabelon

Når først teamet har internaliseret disse workshops, er det ikke så svært at gennemføre dem. Proceduren kombinerer bedste praksis fra Moderation af workshops som vil lyde bekendt for mange. Der findes naturligvis utallige metoder til at facilitere disse workshops, men de 5 trin i Lessons Learned Checklist er et enkelt eksempel på en vellykket workshop:

Trin 1: Tjek ind med et åbent spørgsmål

Workshoppen skal være så interaktiv som muligt, og derfor er best practice at starte med et åbent spørgsmål, som hvert teammedlem besvarer kort efter tur. På den måde bliver alle involveret i samtalen. For eksempel er følgende muligt:

• På en skala fra 0-10, hvor sikker er du på, at vi når vores projekt-/team mål, og hvorfor?
• Hvad var det største tilbageslag eller den største succes for dig i den sidste uge (eller måned…)?

Trin 2: Indsaml emner

Mens det første skridt stadig er at sikre, at alle kommer i “lessons learned mode”, er det næste skridt at indsamle feedback på en struktureret måde. For at Gruppetænkning For at undgå dette, bør dette trin først udføres i individuelt arbejde, før emnerne deles i gruppen.

Igen kan du bruge forskellige spørgsmålsformater til at stimulere samtalen. Vi ser følgende eksempler særligt ofte:

• Godt-Dårligt (enkel variant for begyndere): Hvad gik godt? Hvad gik dårligt?
• Keep-Stop-Start (populær, leder bedre fra status quo til handlinger end “Start-Stop-Continue”): Hvad skal vi fortsætte med at gøre i teamet som hidtil? Hvad skal vi stoppe med i teamet? Hvad skal vi starte med i teamet, eller i det mindste prøve?
• Forventet-uventet (godt til en forandring): Hvad skete der, som du forventede på forhånd? Hvad skete der positivt, som du ikke havde forventet på forhånd? Hvad gik værre, end du havde forventet?

Målet med vores Echometer Værktøj er i øvrigt med til at gennemføre sådanne Lessons Learned-workshops. Det hjælper med at holde workshoppen i den rigtige struktur, har en timer inkluderet og gør workshoppen - hvis den foregår online - betydeligt mere interaktiv.

 

Du kan lave en Lessons Learned med vores værktøj uden et login fra dig eller dit team.

 

Via denne knap kan du åbne værktøjet direkte, vælge din Lessons Learned-metode og invitere et team via link - jeg anbefaler “Keep-Stop-Start”-metoden:

Der er med interesse  mere end 30 erfaringer  metoder mulige - nogle gange er det meget kreativt og legende.

Hvis du stadig er i tvivl, kan du downloade  Agile Coach Holgers oplevelse med vores værktøj  Læs igennem. 

Og vores værktøj hjælper i øvrigt også med at prioritere - men så ville vi allerede være ved næste trin.

Trin 3: Prioriter emner

Når emnerne er blevet indsamlet og grupperet tematisk, kan du gå videre til prioritering. Målet er her at identificere de vigtigste emner og resultater, som teamet gerne vil handle på.

I det optimale tilfælde har hvert teammedlem tre klæbepunkter eller lignende til prioriteringen, som derefter limes på de åbne feedbacks (der f.eks. står på flipchartet) afhængigt af personlige præferencer. Alternativt kan alle naturligvis bare lave 3 streger med en spritpen. De åbne feedbacks, der har de hyppigste markeringer, virker mest presserende - her afledes foranstaltninger.

Trin 4: Udled foranstaltninger

Her beslutter man som team, hvordan man vil omsætte den vundne viden i praksis. Foranstaltningerne skal overholde visse standarder, som for eksempel SMART-formlen svarer til.

Vigtigt: Husk ikke at vedtage for mange foranstaltninger. Koncentrer dig om højst 3 af de vigtigste emner. Ellers bliver det svært at nå at tage fat på alle tiltagene, hvilket vil få teamet til at tvivle på formatet af Lessons Learned som helhed.

Det er bedre at lave en kort erfaringsopsamling med tre tiltag hver 2. til 4. uge end en “stor” hver 6. måned, men realistisk set bliver kun 4 af de 10 tiltag implementeret.

Trin 5: Konklusion

Til sidst bør man opsummere, hvad man har lært, og hvilke tiltag der er blevet registreret. Dette trin kan også gøres interaktivt ved at stille et åbent spørgsmål til alle deltagere:

• Hvad var den vigtigste indsigt for dig fra dagens workshop om erfaringer?
• Hvad er dine egne planer for næste gang?

Lessons Learned Workshop - Konklusion

Dette format tager selvfølgelig tid. Derfor er det vigtigt for os at understrege, at der skal afsættes nok tid til erfaringsworkshops på et tidligt tidspunkt. Især i slutningen af en projektfase kan det være stressende. Det må ikke friste os til at springe dette vigtige format over. 

Det er trods alt den eneste måde at sikre, at du ikke falder i de samme fælder igen næste gang og dermed forbliver fanget i hamsterhjulet. I en nødsituation er det bedre at have en kort erfaringsworkshop end slet ingen.

På Næste indlæg Vi har direkte også et par Tips og andre bedste praksisser til dine Lessons Learned-workshops!