10 tips til gode retrospektive målinger inkl. eksempler

I retrospektiver bliver der talt meget, men udleder teamet også gode tiltag fra diskussionen i retroen? Udledning af gode tiltag afgør ofte, om retrospektiver opfattes af teamet som et “snakkemøde” eller værdifuld tid i teamets sprint. De er derfor tæt forbundet med, hvor meget de to får ud af agile metoder: Det agile team og organisationskulturen .

Derfor vil vi i denne artikel gerne dele 7 praktiske tips til, hvordan du genererer virkelig meningsfulde handlinger fra dine retros, som virkelig hjælper dit team. Og hvilke fejl du helst skal undgå. En ting ad gangen:

Hvis du gerne vil have nogle mere varierede spørgsmål til dine retrospektiver, kan du læse vores indlæg om 32 friske retrospektive metoder til begyndere og professionelle (med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

Tip 1 til gode tiltag fra retrospektiver: Ved tiltag gælder kvalitet frem for kvantitet

Målet med et retrospektiv er ikke, at hvert teammedlem tager mindst én todo med sig fra det. I stedet bør målet med et retrospektiv være at udvikle en fælles forståelse i teamet af, hvad de mest centrale problemer er for teamet. 

Når mængden af tiltag stiger, stiger også risikoen for, at tiltagene kun er interessante for enkeltpersoner, men er relativt ubetydelige for teamet som helhed. I sådanne tilfælde falder sandsynligheden for, at teamet vil tage sig tid til at overvåge implementering og effektivitet sammen. Med tiden bliver tiltagene glemt, og der opstår en følelse af, at tiltagene fra retrospektiverne ikke har nogen bindende kraft.

Den bedre tilgang: I dit tilbageblik skal du forsøge at identificere de tre vigtigste spørgsmål, som det er værd at handle på, og formulere dem på en sådan måde, at deres implementering faktisk er relevant for teamet.

Tip 2: Prioriter først i retrospektiverne, og definer derefter tiltag

Så hvordan formår man at øge kvaliteten af foranstaltningerne?

Et retrospektiv består af forskellige faser, og det er der en god grund til: De 5 faser i en retro . Det er ikke tilfældigt, at udledningen af mål kommer til sidst. Ikke desto mindre bliver vi også jævnligt fristet til at tænke i mål tidligt i afklaringen af feedback og til at ville registrere dem. 

Hvis man registrerer tiltag for tidligt i en retro, kan det hurtigt blive et problem. Det skyldes, at man ikke tager det vigtige skridt at prioritere den indsamlede feedback og emnerne. Først når du har prioriteret, ved du, hvilke emner der haster mest for teamet, og du kan lave en passende top 3-prioriteringsliste.

Derfor er vores tip at notere ideer til tiltag i den første halvdel af retroen UDEN at definere et endeligt tiltag. Definitionen af tiltag bør først finde sted efter prioriteringen. En velkommen bivirkning: Hvis man konsekvent nægter at diskutere tiltag i den første halvdel af retroen, er det også en stor fordel for timeboxing.

Tip 3: Kun konkrete tiltag (se eksempler)

Måske har du hørt det samme: “Jamen, lad os skrive som et mål, at alle skal være opmærksomme på at være sødere”. Det er ikke underligt, at retrospektiver ikke opfattes som værdiskabende, når målformuleringerne er så vage og ukærlige.

Hvis et emne virkelig er vigtigt nok til, at det er landet i top 3 i prioriteringen, så bør man også gøre sig umage med at formulere tiltaget SMART. Alle kender det efterhånden, og det bør være standard også at anvende det på tiltag fra retrospektiver: SMART-kriterierne.

Med nogle emner kan det virke svært at formulere konkrete tiltag. Her er et par eksempler på do’s and don’ts, når man formulerer tiltag:

Det er ikke tilfældet:	Men sådan her:
Alle sørger for at være mere venlige over for hinanden.	Næste uge: Et check-out efter hver aftale for at udtrykke påskønnelse og reflektere over diskussionen.
Mere empati i videoopkald	I næste uge tænder alle for deres kamera.
Bedre jobbeskrivelse	I næste uge skal vi på en workshop udvide vores “Definition of Ready”.
Kom hurtigere til sagen i Daily	Indtil næste retro, prøv en timeboxing på 2 minutter pr. person i Daily

Vigtigt, når foranstaltningerne skal formuleres: 

• Tiltagene bør ikke være for ambitiøse. Du kan for eksempel se, at eksemplet kun handler om at “arrangere en workshop”. Det er altså fuldstændig åbent, hvilken beslutning der træffes i denne workshop. Tiden i retroen bør bruges til at identificere de vigtigste emner, ikke til straks at løse dem. Koordinering af en opfølgende aftale (hos os kaldet “Breakout Session”) kan også være et godt tiltag – 10x bedre end “Bedre opgavebeskrivelse” under alle omstændigheder ;-)
• Tiltagene kan også være små eksperimenter: Måske er ikke alle enige om, hvorvidt tiltaget bærer frugt. Her gælder reglen: “The proof of the pudding is in the eating”. Hvis der ikke er vigtige grunde til det, så formuler tiltaget på en sådan måde, at en ændring kun afprøves i den næste uge eller den næste måned.

Tip 4: Definer mål og tiltag separat (med eksempel)

Ofte bliver teamet hurtigt enige om, hvad det fælles mål er. Idéerne om, hvordan dette mål skal nås, kan selvfølgelig stadig være meget forskellige.

Derfor er det ofte nyttigt først at blive enige om et fælles mål. Først når man har defineret et klart mål, bør man begynde at designe mulige tiltag.

Ved den senere gennemgang af tiltaget hjælper målet som anker til at vurdere virkningen af et tiltag. Hvis et mål er nået, kan man afslutte et tiltag. Hvis tiltaget er implementeret, men målet endnu ikke er nået, kan det være fornuftigt at definere et opfølgende tiltag. Hvis et mål er blevet forældet pga. nye rammebetingelser, kan et tiltag kasseres – uanset om det allerede er blevet implementeret eller ej.

I mere strukturerede termer kunne skemaet for handlingsgennemgangen se sådan ud:

	Målet er nået	Målet er ikke nået
Målingen er stadig åben	Afvis foranstaltning	Sæt foranstaltningen på genfremsendelse
Foranstaltning afsluttet	Komplet foranstaltning	Planlæg om nødvendigt en opfølgende foranstaltning

Så hvordan kan et velformuleret mål for en foranstaltning se ud? Her er igen et par passende eksempler på foranstaltninger og tilsvarende mål:

Mål	Destination
Næste uge: Et check-out efter hver aftale for at udtrykke påskønnelse og reflektere over diskussionen.	At skabe en mere behagelig arbejdsatmosfære i diskussioner
I næste uge tænder alle for deres kamera.	Bedre integration af alle deltagere i videoopkald
I næste uge skal vi på en workshop udvide vores “Definition of Ready”.	Færre forespørgsler og ventetider ved implementering af opgaver.
Prøv timeboxing på 2 minutter pr. person i Daily	Kortere dagblade med afbalancerede samtaledele.

Tip 5: Etabler gennemgang af tiltag som et fast punkt på dagsordenen i retrospektiver

Hvis du allerede gør dig umage med at formulere konkrete tiltag og det tilhørende mål, så bør du ikke udelade prikken over i’et: Indfør en regelmæssig handlingsgennemgang i din sprintcyklus.

Personligt er jeg overrasket over, at gennemgang af handlinger (endnu) ikke er et fast punkt på dagsordenen for sprint-retrospektiver i Scrum-guiden. Under alle omstændigheder vil min anbefaling være at tilføje det her: Scrum-guide.

Afhængigt af hyppigheden af dine retrospektiver kan det også være nyttigt at diskutere handlingsgennemgangen på det daglige/ugentlige teammøde.

Tip 6: Skab den nødvendige plads til definition af gode tiltag med timeboxing i retroen

Retrospektivet trækker ofte en masse energi, og efter 60 minutters diskussioner har teams ofte svært ved at tage sig sammen igen og mønstre den nødvendige energi til at definere gode handlinger.

Som moderator af et retrospektiv bør du derfor holde øje med tidsrammen og give tilstrækkelig tid efter prioritering/afstemning til at udlede handlinger. 5 minutter i slutningen af et retrospektiv er ikke nok til at udlede gode tiltag. Især hvis teammedlemmerne allerede tænker på det næste møde.

Min personlige mening: Afhold dig fra retro-maratoner på 90 minutter eller mere. Jeg kan ikke bebrejde noget teammedlem for ikke at have koncentration nok til at udlede gode tiltag efter så lange aftaler. Retros kan også være meget værdiskabende på 30, 45 eller 60 minutter. Samtidig er det min erfaring, at målingerne er bedre. 

Personligt vil jeg altid foretrække at investere 45 minutter i en retro hver anden uge end 90 minutter en gang om måneden. Det hænger selvfølgelig også sammen med teamets sprintcyklus. Måske har dit team det også sådan. Spørg dem – og hvis I er usikre, så prøv det :-)

En ting vil jeg gerne skyde ind, uafhængigt af retros: Regelmæssige 1 til 1 møder eller coachings med dine kolleger kan have den afgørende effekt på din teamperformance. Og de kan endda gennemføres datadrevet! Hvis du er interesseret i emnet, så kig her: Her finder du 129 spørgsmål til en individuel samtale (eller medarbejdersamtale) og Her er de 3 bedste værktøjer til en-til-en-møder i sammenligning .

Tip 7: Opret ingen backlog for tiltag i retrospektiver

“Åh, vi havde så mange gode idéer til tiltag, der ikke nåede top 3 – skal jeg oprette en backlog til det?” – Nej.

Retrospektiver starter altid med at få ny feedback fra teamet, og det er der en god grund til. Så hvis et emne er virkelig vigtigt, kommer det automatisk tilbage på dagsordenen for et retrospektiv via feedback i teamet. Vores erfaring er, at det er kontraproduktivt at have en separat backlog. I retrospektivet ønsker du at placere dine nye ideer og feedback i runden. Ved et retrospektiv er der ingen, der har lyst til at se på en lang liste af tidligere ideer til tiltag, som ofte ikke har meget at gøre med teamets aktuelle udfordringer. 

Reglen er, at det, der er vigtigt for teamet, kommer tilbage på dagsordenen for en retrospektiv alene gennem teamets feedback. Retrospektiver har ikke brug for en backlog af tiltag.

Tip 8: Reflekter over kvaliteten af handlingspunkterne sammen med teamet

Du bør jævnligt, f.eks. en gang i kvartalet, reflektere bevidst over kvaliteten af handlingspunkter og retros sammen med teamet. 

Har indsatsområderne og retros som helhed bragt os videre? Hvis ikke, hvorfor så ikke? Hvad er årsagerne (5 Why-metoden kan bruges til dette)? 

En Health Check-retrospektiv om dette emne kan også være nyttig. I Health Check-retrospektiver spørger du teamet, om de er enige i et udsagn på en skala fra 1 til 7. Du behøver kun præcise udsagn for at få gyldig feedback fra teamet.

I vores værktøj (mere om det nedenfor) ser det for eksempel sådan her ud. Du kan selvfølgelig også tilpasse udtalelserne. Kig gerne forbi – måske vil du prøve det med dit team: Echometer – uden login

Tip 9: Prøv Echometer

En simpel hjælp til at udlede gode tiltag er retro-værktøjer. De kan tage en del arbejde fra dig – inkl. gennemgang af tiltag, timeboxing, men også kvalitativ udledning af tiltag. Retroen er ikke længere en monolog, men en livlig diskussion – og du kan brillere som moderator 🙂

Vi giver dig konkrete anvisninger i værktøjet om, hvordan man udleder gode tiltag – og det kan både bruges online remote og offline. Hvis du har brug for flere oplysninger, kan du kigge i vores artikel om “ 7 smarte retro-tavler i sammenligning ”.

I øvrigt kan du udføre en retro med vores værktøj uden et login fra dig eller dit team.

Med denne knap kan du åbne værktøjet direkte, vælge din retro-metode og invitere et team via et link:

Retro-metode vælges & startes

Mange forskellige metoder er mulige, hvis du er interesseret: Mere end 30 retrospektive metoder .

Hvis du stadig er i tvivl, kan du lade en af vores brugere overbevise dig her: Agile Coach Holgers oplevelse med vores værktøj .

Konklusion: Gode tiltag, gode retrospektiver

Hvis du og dit team mestrer kunsten at udlede gode handlinger fra retrospektiver, vil du blive overrasket over, hvor meget dit team vil sætte pris på retrospektiverne.
I Echometer spørger vi teams om “Return on Time Invest” efter hver retrospektiv og kan konkludere: Velformulerede tiltag øger teamets tilfredshed med retrospektiver betydeligt.

Hvis du følger ovenstående tips, kan intet gå galt! Så held og lykke med at udlede tiltag til dit næste retrospektiv!

En af de bedste metoder til at udvikle teammedlemmers agile mindset bæredygtigt er i øvrigt implementeringen af et agilt helbredstjek. Vores gratis team-helbredstjek-byggesæt kan hjælpe dig med at stille de rigtige spørgsmål – klik dig bare igennem: Team-Health Check byggesæt

Krediteringer

Foto af “Luis Villasmil på Unsplash”