10 tips til retrospektiver i store teams eller grupper

Det kan allerede være en udfordring at facilitere retrospektiver i et lille team eller en lille gruppe. Eller med meget lidt tid . Men hvad med retrospektiver i store teams? De er som regel meget mere krævende. 

Inden vi udviklede vores værktøj til retrospektiver, samlede vi diverse erfaringer med større grupper - ofte havde vi kundernes krav om, at et helt område (ikke sjældent over 15 personer) skulle deltage i en retro.

Jeg vil derfor gerne i første omgang fortælle, hvilke udfordringer vi har oplevet i disse større teams eller grupper.

Udfordringer ved retrospektiver i store teams eller grupper

1. atmosfære til diskussion

Med et stort antal deltagere kender deltagerne ofte kun hinanden lidt fra hverdagen. Mens små teams normalt kan stole på en tillidsfuld og åben diskussionsatmosfære, er det ofte sværere med store teams. Selvom det netop er denne tillidsfulde atmosfære, der er så vigtig for en af de vigtigste faktorer for succesfulde teams: Teamets psykologiske sikkerhed .

2. Fordeling af engagement og samtaler

Samtidig er det lettere for den enkelte i denne konstellation at trække sig fra diskussionerne. Som moderator skal man være meget mere påpasselig med, at alle deltagere er engagerede, at de kan bidrage, og at fordelingen af diskussionen er nogenlunde afbalanceret.

3. Tidsstyring

Jo flere teammedlemmer, jo flere emner kan bringes på bordet. Timeboxing er derfor afgørende for at kunne rumme alle emner på en passende måde.

Anledninger til retrospektiver i store teams eller grupper

Men nogle gange har man ikke noget valg og er nødt til at tage disse udfordringer op. I praksis ser vi typisk følgende anledninger til retrospektiver i store teams:

• Et stort team er simpelthen ikke inddelt i andre langsigtede underopdelte grupper. Ifølge Scrum-guiden vil et team på 9 eller flere medlemmer blive betragtet som “for stort”.
• Et område, der består af flere små teams, som også ønsker at gennemføre en fælles retro. Dette kaldes en “Overall Retrospective” eller “Retro of Retros”.

De følgende tips er nyttige i begge scenarier. 

Tips til retrospektiver i store teams eller grupper

Her er vores tips til retrospektiver i store teams!

Tip 1: Udspørg gruppen af deltagere i retrospektivet

Et tilbageblik i en stor kreds bør man bestemt stille spørgsmålstegn ved. Er rammebetingelserne virkelig uforanderlige? Er der ikke noget fornuftigt alternativ?

Ved store teams eller grupper vil det første spørgsmål derfor være, om man ikke kan opdele teamet tematisk. Vi er ikke fan af at fortolke alt strikt efter lærebogen (eller i dette tilfælde Scrum Guide), men begrænsningen til 9 teammedlemmer er ikke tilfældig - op til denne størrelse kan en produktiv retrospektive finde sted uden begrænsninger. Så især hvis man ligger langt over dette tal, bør man sætte spørgsmålstegn ved teamkonstellationen.

I “Overall Retros” med flere hold er et ofte anvendt “trick”, at hvert hold kun sender repræsentanter for holdet til den store runde. På den måde kan den store runde holdes overskuelig, i hvert fald med hensyn til antallet af deltagere. Udpegningen af teamrepræsentanter til “Overall Retros” kaldes også “Scrum of Scrums” i en anden ramme, nemlig her: LeSS-rammeværk.

Tip 2: Observer et tillidsfuldt forhold

• Selv om holdet er meget stort, forbliver indholdet (bortset fra foranstaltningerne) fortroligt. → Dette bør påpeges i moderationen.
• Brug et kort check-in til at skabe en uformel atmosfære -  selv med lidt tid . 

Tip 3: Overvej teamets størrelse i tidsplanen

Jo større teamet er, jo flere emner og jo mere langvarige diskussioner.

Så mens et lille team måske er vant til at kunne gennemføre et retrospektiv på en time, vil det ikke være muligt med større grupper af deltagere.

Den nødvendige tidsperiode afhænger i høj grad af det valgte format og den valgte metode til retrospektivet. Det er vores erfaring, at tidsrammerne er som følger:

Sædvanlige tidsperioder for retrospektiver afhængigt af teamets størrelse

• 5 eller færre deltagere → 45 - 90 minutter
• 6 til 10 deltagere → 60 - 120 minutter
• 10 til 20 eller flere deltagere → 90 - 180 minutter

Eksperimenter gerne selv med timeboxing for at få en fornemmelse af det. Men tag hellere lidt for god tid end for lidt, især i starten, og se derefter, hvilke trin der eventuelt kan optimeres - de næste tips kan muligvis være nyttige!

Tip 4: Parallelisering i indsamling af emner og idéer

Formater eller metoder som “1-2-4-All” kan bruges til at parallelisere processen med at finde emner og ideer. Hvordan fungerer det?

Alle gør sig først individuelt tanker om et emne eller et spørgsmål - for eksempel 2 minutter (1). Derefter finder hver deltager en partner til at udveksle de indsamlede tanker (2), inden man går sammen i grupper af fire (4) og til sidst præsenterer de indsamlede ideer i en prioriteret form i gruppen (Alle). 

Du kan finde mere detaljerede instruktioner til 1-2-4-All på denne side: Befriende strukturer.

Tip 5: Mach Health Check-retroer

En varieret, spændende og værdifuld retro i store grupper kan også være en såkaldt Health Check-retro. Her evalueres kvaliteten af sprinten kvantitativt i stedet for kvalitativt.

 

Det vil sige, at proceduren er som følger:

1. Konkrete udsagn præsenteres.
2. Hvert teammedlem vurderer kort og præcist udsagnene anonymt på en undersøgelsesskala - hvor enig er du fra 1 til 7?
3. Valgfrit: Resultaterne diskuteres. Der indsamles positive og negative eksempler, som kan forklare resultaterne. Denne del kan potentielt tage relativt lang tid.
4. Nu sker der en direkte prioritering, hvor hvert teammedlem anonymt stemmer om, hvilke af udsagnene der har det største behov for handling. Det bedste gratis værktøj til anonyme retrospektiver ).
5. Kun det udsagn, der får flest stemmer, vil blive registreret som en handling.

Fordelen ved denne metode er, at ikke alle behøver at sige noget. I stedet får man en fornemmelse af den store gruppe gennem et par klik (både i evalueringen, trin 2, og i prioriteringen, trin 4).

 

Det eneste vigtige her er, at de udsagn, der evalueres af teamet, er velvalgte. Her er to tips:
For det første er du velkommen til at tage et kig på vores gratis byggesæt, som kan give dig inspiration: Team Health Check-byggesæt .

 

For det andet kan du også udføre forskellige Health Check-retroer direkte med vores Retro Tool Echometer: Liste over Health Check Retro-metoder . Her er for eksempel en Health Check Retro om emnet teamånd - prøv den gerne:

Bemærk: Dette format beder om enighed med Health Check-emnerne på en skala.

• Anerkendelse: Vi værdsætter vores kollegers præstationer og bidrag.
• Holdånd: Der er en tillidsfuld arbejdsatmosfære i vores team.
• Gennemsigtighed: I mit team ved alle, hvem der arbejder på hvad.
• Afslapning og pauser: Jeg har plads nok til pauser, hvor jeg kan hente ny energi.
• Mødekultur: Vores møder er velstrukturerede og giver stadig plads til kreativitet og nye ideer.
• Støtte: I mit team deler hvert teammedlem ud af sin individuelle viden og erfaring.

Tip 6: Prøv Echometer

En god støtte til at udføre retros i store grupper er gode retroværktøjer (se vores liste): 14 retro-værktøjer til sammenligning ). De kan spare dig for en del arbejde - inkl. indsamling af feedback før retroen og prioritering af tiltag.

Jeg vil især gerne nævne et værktøj, som jeg selv har været med til at udvikle: EchometerDen kombinerer indsigter fra psykologien med Agile best practices for at få det bedste ud af team Health Check’er & retros for teamudvikling. 

Vi giver dig konkrete anvisninger i værktøjet om, hvordan man udleder gode tiltag - og det kan bruges både online remote og offline.

Forresten kan du lave en retro i et stort team med vores værktøj uden login fra dig eller dit team.

Med denne knap kan du åbne værktøjet direkte, vælge din retro-metode og invitere et team via link ( Mere end 30 retrospektive metoder er mulige ):

Når du når slutningen af retroen, kan du eventuelt oprette en gratis konto for at gemme dine resultater.

Hvis du vil vide mere på forhånd eller starte en rigtig prøveperiode med det samme - Læs mere her / start gratis her.

Tip 7: Brug breakout-sessioner

Nu er emnerne altså samlet og groft prioriteret - trods stort team eller gruppe. Som det næste bør emnerne analyseres i detaljer for at kunne udlede, hvilke små action items man kan opnå en forbedring med. 

Det er her, det bliver særligt vanskeligt. Jo større gruppen af deltagere er, jo mere sandsynligt er det, at de emner, der diskuteres, ikke er relevante for alle. Derfor er det kun en brøkdel af teammedlemmerne, der kan bidrage til et emne. 

Diskussionen af visse emner, som ikke berører alle teammedlemmer lige meget, bør derfor konsekvent outsources eller paralleliseres.

Vi har haft meget gode erfaringer med at bruge breakout-sessioner til dette: Man fastlægger emnerne og lader selvorganiserende små grupper arbejde med dem. Hver deltager kan frit tilslutte sig en gruppe og forlade den igen - ligesom her: Open Space-format.

På den måde har alle mulighed for at bidrage til de diskussioner, hvor de kan bidrage aktivt. Når resultaterne af breakout-sessionerne præsenteres, er det bedste scenarie, at der dukker et konkret tiltag op, som kan implementeres direkte i det næste sprint. Hvis de foreslåede tiltag virker plausible og værd at forfølge for hele gruppen af deltagere, anses tiltagene for at være blevet besluttet. 

Men det kan lige så vel være, at den lille gruppe endnu ikke er nået frem til et endeligt forslag til handling. I disse tilfælde kan det besluttes at fortsætte breakout-sessionen uden for retrospektivet, hvis deltagerne mener, at det er nyttigt.

Pas på med “halve” foranstaltninger

Intet er mere irriterende end et halvt gennemtænkt tiltag, der er blevet til under pres, og som ingen har lyst til at tage sig af. Vores erfaring er, at det derfor er meget vigtigt at påpege i moderationen af dit store team eller gruppe, at beslutningen om at afholde endnu en breakout-session uden for retrospektivet kan være en legitim foranstaltning til at kaste yderligere lys over emnet, hvis det endnu ikke kunne analyseres endeligt inden for retrospektivets tidsramme.

Tip 8: Indsaml feedback på forhånd

Indsamling af feedback, dvs. fasen “indsamling af data”, kan binde værdifuld tid i retrospektivet, som faktisk kunne outsources på forhånd ved at bede om feedback i optakten til retrospektivet.

For at strukturere denne anmodning om feedback på forhånd er det ofte en god idé at kombinere lukkede spørgsmål med åbne spørgsmål. På den måde får du kvantitativ feedback på specifikke aspekter, og som teammedlem har du stadig mulighed for åbent at bidrage med dine egne emner gennem de åbne spørgsmål. Spotify bruger som en pioner også målrettede lukkede spørgsmål, hvis resultater de har givet følgende navn: Hold Health Check.

Vi har i øvrigt udviklet et værktøj, der kan støtte dig i dit retrospektive arbejde i store teams. Du kan finde flere oplysninger om det nedenfor.

Retros i små grupper er den bedste løsning

Vores undersøgelse med mere end 30.000 retrospektiver viser tydeligt, at der generelt er bedre resultater/deltagerne er mere tilfredse med formatet, når gruppen er mindre:

 

Se undersøgelse af 30.000 retrospektiver

 

Konklusion

Du har sikkert forstået, at vi ikke vil anbefale retrospektiver med et for stort antal deltagere af de grunde, vi forklarede i begyndelsen. Det er udfordringen: At være vært for Retro .

Samtidig håber vi, at I med tipsene til parallelisering & co. kan få det bedste ud af store retrospektiver. For især hvis man som et stort team har vænnet sig til retroens konstellation, kan det med tiden blive nemmere og formatet - trods forhindringerne - blive en succes.

Forresten: Hvis du stadig er på udkig efter variation i dine retros generelt, kan du også tage et kig på denne artikel: 3 retro-metoder med overraskelseseffekt .

Hvis du gerne vil have nogle mere varierede spørgsmål til dine retrospektiver, kan du læse vores indlæg om 32 friske retrospektive metoder til begyndere og professionelle (med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

En af de bedste metoder til bæredygtigt at udvikle teammedlemmers agile mindset er i øvrigt implementeringen af et agilt Health Check. Vores gratis Team-Health Check-byggesæt kan hjælpe dig med at stille de rigtige spørgsmål - klik dig bare igennem: Team-Health Check byggesæt.

Hvis du stadig leder efter et passende retrobræt (med 60+ retro-metoder), kan vores artikel hjælpe dig med emnet: De bedste retroboards i sammenligning.