Retrospektiv i Scrum og videre frem
Hvad er en retrospektiv?
En retrospektiv er en møderutine, hvor man regelmæssigt reflekterer over samarbejdet i teamet med henblik på at opnå løbende forbedringer.
Især med iterative (“agile”) arbejdsmetoder som f.eks. Scrum, Kanban eller også OKR’er bruges retrospektiver (eller “scrum retrospectives”) som et centralt værktøj til løbende videreudvikling og forbedring i teams.
Retrosystemer er især blevet etableret inden for softwareudvikling, men der er ingen grænser for anvendelsesområdet for Retrospektiver også uden for ITda alle teams kan drage fordel af denne regelmæssige refleksionsproces!
Mål og formål med en retrospektiv undersøgelse
Formålet med en retrospektiv undersøgelse er at bruge alle de involveredes perspektiver og erfaringer til at
- at dele og forene forskellige synspunkter,
- skabe ny indsigt og
- udvikle målrettede foranstaltninger til fremtidig forbedring.
Et mål behøver ikke nødvendigvis at blive udledt af hvert retrospektiv. Blot det at skabe rum til at sammenligne perspektiver inden for teamet er ofte en merværdi for tillid og teamudvikling.
Retrospektiver forbedrer også Psykologisk sikkerhed i teams hvilket beviseligt er afgørende for teamets succes på lang sigt.
Retrospektiver i Scrum og andre anvendelsesmuligheder
Retrospektiver i Scrum-frameworket
På Scrum-rammeværk Retrospektiver er en fast bestanddel af hvert Scrum-sprint. Scrum-retrospektiver handler specifikt om at reflektere sammen over arbejdet i det foregående sprint.
I Scrum finder retrospektivet sted i slutningen af hver sprintcyklus:
En cyklus i Scrum varer normalt mellem en uge og en måned. Derfor finder retrospektiver i Scrum-teams sted hver uge til mindst hver måned.
Retrospektiver, der følger Scrum-rammeværket og fokuserer på en Scrum-team Disse kaldes scrum-retrospektiver. Fokus for disse Scrum-retrospektiver er ofte på anvendelsen af Scrum-frameworket.
Retrospektiver er dog ikke bundet til Scrum, som vi vil se i næste afsnit.
Retrospektiver på teamniveau
I analogi med Scrum-retrospektiver findes der for eksempel også OKR-retrospektiver og Kanban-retrospektiverI hver iteration reflekteres implementeringen af den respektive ramme på en fokuseret måde.
Da teams normalt ikke laver separate retrospektiver for hver enkelt ramme, kaldes retrospektiver, der relaterer til teamwork generelt, ofte for et “teamretrospektiv”.
Retrospektiver på tværs af teams
Retrospektiver behøver ikke nødvendigvis altid at finde sted på teamniveau. Der findes også, inden for rammerne af agile arbejdsmodeller, f.eks. SAFe-retrospektiver, LeSS overordnede retrospektiver eller “Scrum of Scrums”-retrospektiverDisse finder sted på tværs af teams for at afspejle grænsefladerne og den gensidige afhængighed mellem teams samt de organisatoriske rammebetingelser.
I disse retrospektiver på tværs af teams samler de enkelte teams ofte deres emner på forhånd, og hvert team sender individuelle teammedlemmer til at bidrage med deres emner på tværs af teams.
Forudsætning for retrospektiver
Fokus for en retrospektiv
I henhold til de forskellige anvendelsesmuligheder for retrospektiver er det vigtigt at kommunikere fokus for et retrospektiv på forhånd. På den måde ved alle deltagere, hvilke emner de kan tage med i retrospektivet.
Deltagere i en retrospektiv
Derudover er det vigtigt, at så mange berørte som muligt også deltager i retrospektiven - ved teambaserede retrospektiver mindst én repræsentant pr. team. På den måde sikres det, at så mange indtryk som muligt kan indbringes og diskuteres så ufiltreret som muligt.
Bemærk: Jo større et team, desto mere udfordrende er faciliteringen. Teams bør som udgangspunkt ikke være meget større end 10 deltagere. Hvis det ikke er muligt, er her et par Tips til facilitering af retrospektiver i store teams .
Psykologisk sikkerhed i retrospektiver
For at alle perspektiver og opfattelser kan inddrages, er “Psykologisk sikkerhed” i teamet / Deltagerkreds enormt vigtigt. Hvis den psykologiske sikkerhed, også for at kunne bringe kritiske emner åbent frem, er begrænset i deltagerkredsen, kan det være en god idé også at oprette en anonym feedbackkanal. Dette gør det lettere at tale om emner. Diskussionen om anonymt indbragte emner er naturligvis ikke længere anonym.
Hvis dette krav endnu ikke er opfyldt, skal du først lære at At skabe psykologisk tryghed i teamet kan.
Hyppighed af retrospektiver
Endelig udmærker retrospektiver sig netop ved, at de finder sted regelmæssigt. Formater som “ Workshops om indhøstede erfaringer %E2%80%9D eller “Post Mortem Analyser” er ofte lange aftaler, der gennemføres ved bestemte milepæle eller projektafslutninger. Og det er netop heri, forskellen til retrospektive ligger.
Retrospektiver bør være korte og regelmæssige. I agile teams har en rytme med ugentlige til månedlige frekvenser vist sig at være en succes. Retrospektive frekvenser på mere end 6 eller 8 uger er ret usædvanlige og bør betragtes kritisk med hensyn til effektivitet.
Tidsramme for et retrospektivt studie
Afhængigt af hyppigheden kan retrospektiver vare mellem 45-90 minutter. Hvis hyppigheden er lidt længere, for eksempel månedligt, vil man være tilbøjelig til at planlægge 90 minutter. Til ugentlige retrospektiver kan man bruge 45 eller 60 minutter.
For retrospektiver gælder: Hellere “kortere og hyppigere” end “længere og sjældnere”. Gennem korte frekvenser opstår hurtige læringssløjfer, så teams hurtigst muligt også kan reflektere over effektiviteten af deres tiltag, der er defineret i tidligere retros, og evt. tilpasse dem ( Tips til gode tiltag fra retrospektiver ). Især med øvelsen af formatet bliver det også lettere at overholde tidsrammen bedre (Tips til timeboxing i retrospektiver), eller endda at forkorte den.
Gennemførelse af retrospektiver
Retrospektiv procedure
Klassisk set taler man om 5 faser i et retrospektivt forløb :
- At sætte scenen (check-in)
- Indsaml data og feedback
- Skab indsigt
- Foranstaltninger
- Konklusion (Check-Out)
For bedre at forstå, hvordan disse trin i en retrospektive fungerer, anbefaler vi at se på “Double Diamond”-Modell .
Nøglespørgsmål i en retrospektiv
For at gøre retrospektiverne mere varierede varierer facilitatorerne ofte formatet med forskellige metaforer. Men de centrale spørgsmål er altid de samme:
- Hvad gik godt?
- Hvad gik der galt?
- Hvad kan vi gøre bedre næste gang?
En af de populære metaforer for disse kernespørgsmål er for eksempel Retrospektiv sejlbåd.
Moderation af en retrospektiv
Faciliteringen af et retrospektiv bør være så neutral som muligt. Derfor er det optimalt, hvis en neutral person (f.eks. en Agile-træner) kan gennemføre det.
Hvis du ikke har en teamcoach, kan du enten få en ekstern person til at stå for faciliteringen eller, som et første skridt, overtage faciliteringen som teamleder. Lederen bør dog så hurtigt som muligt gøre teamet i stand til at gennemføre retrospektiver uden lederen (eller i det mindste uden dennes moderation).
Hvis der ikke er nogen neutral facilitator på lang sigt, kan det betale sig at lade facilitatorrollen gå på omgang i teamet.
Uanset om du er nybegynder eller en erfaren moderator: I denne e-bog har vi opsummeret de bedste metoder til at facilitere retrospektiver for dig:
Konklusion: Retrospektiver er ikke kun velegnede til Scrum-teams
Som du har set, er retrospektiver et vigtigt redskab for Højtydende teamssom også kan etableres i ethvert team med lidt øvelse.
Hvis dit team endnu ikke arbejder med retrospektiver, kan du prøve det af over en periode på f.eks. 3 måneder.
Tip: Efter hvert retrospektiv kan du spørge teamet om “Return on Time Invest” (ROTI):
Gennem ROTI har du direkte et billede af, hvordan formatet bliver modtaget i dit team. Senest efter tre iterationer bør du komme op på en gennemsnitsværdi omkring 8 / 10. Hvis ikke, så tag et kig på vores E-bog om moderation af retrospektiver .
Kan du lide det datadrevne? Så anbefaler jeg et kig på vores Analyse af 30.000 retrospektiver !
