Arbejdsaftaler: 10 eksempler, prøver og skabeloner

Effektivt samarbejde i teams er afgørende for succes, især i forbindelse med agile metoder som Scrum. Arbejdsaftaler spiller en afgørende rolle for at skabe en klar ramme for samarbejdet. Og selvfølgelig kan modeller for arbejdsaftaler hjælpe med at finde på gode ideer.

I denne artikel har jeg set nærmere på vigtigheden af arbejdsaftaler i agile teams og fjernteams og også vurderet, hvordan regelmæssige gennemgange og justeringer hjælper med løbende at forbedre et dynamisk og produktivt teammiljø. Lad os starte med en indledende forklaring af arbejdsaftaler.

En ting ad gangen: Føler du dig som leder usikker på, hvordan systematisk og succesfuld personaleledelse ser ud? Så har jeg noget til dig: Vores gratis online kursus i personaleledelse .

Kig gerne forbi og lær f.eks. et trick til, hvordan du relativt nemt kan øge teamets præstation med 10-20% - du kan gå i gang med det samme :) Men tilbage til emnet.

“Working Agreements” refererer til aftaler eller regler, der fastlægges inden for et team eller en organisation for at forbedre samarbejdet og fremme et positivt arbejdsmiljø. Disse aftaler fungerer som rettesnor for teammedlemmernes adfærd og kan bidrage til at minimere misforståelser, øge produktiviteten og reducere konflikter.

Arbejdsaftaler udarbejdes typisk i begyndelsen af et projekt eller samarbejde og accepteres af alle teammedlemmer. Disse aftaler kan dække forskellige aspekter, herunder

1. Kommunikation: Definition af kommunikationskanaler, tidspunkter og stilarter for at fremme effektiv og gennemsigtig kommunikation.

2. Arbejdstid: Afklaring af arbejdstider, pauser og tilgængelighed for at sikre en ensartet arbejdsstruktur.

3. Ansvarsområder: Definer de enkelte teammedlemmers roller og opgaver for at skabe klarhed over ansvarsområderne.

4. Respekt og samarbejde: Aftale om respektfuld adfærd, fremme af teamwork og løsning af konflikter på en konstruktiv måde.

5. Arbejdsmetode: Definition af processer, metoder og værktøjer, der skal bruges i teamet for at sikre effektivitet og konsistens.

6. Feedback: Afklaring af feedbackmekanismer og -kultur med henblik på at fremme åben og konstruktiv feedback.

Formålet med arbejdsaftaler er at skabe en fælles forståelse og sikre, at alle teammedlemmer arbejder på samme måde. Disse aftaler kan variere afhængigt af teamet og projektet og bør gennemgås regelmæssigt og tilpasses efter behov.

Så hvad kunne være konkrete eksempler på arbejdsaftaler? De følgende eksempler på arbejdsaftaler vil hjælpe dig til bedre at forstå emnet.

Her er nogle eksempler på arbejdsaftaler, som kan defineres i et team eller en organisation:

1. Respektfuld kommunikation:

• Vi respekterer alle teammedlemmers meninger og idéer.
• Kritik er konstruktiv og har til formål at forbedre samarbejdet.
• Vi lytter opmærksomt og giver alle mulighed for at udtrykke sig.

2. Punktlighed og tilgængelighed:

• Vi overholder de aftalte arbejdstider og informerer teamet om fravær i god tid.
• I hastesager vil vi informere teamet om eventuelle forsinkelser i god tid.

3. Opgaver og ansvarsområder:

• Hvert teammedlem forstår sine roller og sit ansvar.
• Vi fordeler opgaverne på en gennemsigtig måde og hjælper hinanden, når det er nødvendigt.

4. Effektiv kommunikation:

• Vi bruger et klart og præcist sprog.
• Vi deler vigtige oplysninger via den kommunikationskanal, der er beregnet til dette formål.

5. Arbejdsmetoder og værktøjer:

• Vi bruger fælles definerede værktøjer og metoder til projektarbejde.
• Ændringer af værktøjer eller processer diskuteres og aftales i teamet.

6. Feedback-kultur:

• Vi giver jævnligt konstruktiv feedback og tager os tid til at reflektere over den.
• Feedback gives på et sagligt og respektfuldt niveau.

7. Personligt ansvar:

• Hvert teammedlem tager ansvar for sine opgaver og for at nå teamets mål.
• Vi leder aktivt efter løsninger, før vi lader problemer eskalere.

8. Fortrolighed:

• Oplysninger, der er mærket som fortrolige, vil blive respekteret og ikke delt uden samtykke.

Disse eksempler eller prøver fungerer som et udgangspunkt. Det er vigtigt, at arbejdsaftalerne svarer til teamets specifikke behov og dynamik. Aftalerne bør diskuteres åbent og accepteres af alle teammedlemmer.

For eksempel arbejder du måske i et Scrum-team. Hvordan ville konkrete eksempler på arbejdsaftaler i Scrum se ud?

Før jeg går i gang med dette, vil jeg gerne gøre opmærksom på vores skabeloner til arbejdsaftaler eller workshops og Health Check-retrospektiver: I Echometer kan du afspejle Health Check-emner (nærmest arbejdsaftaler) i dine agile retrospektiver. Du kan tage et kig på det direkte (uden login) ved at klikke på knappen nedenfor:

I Scrum-sammenhæng kan arbejdsaftaler være med til at fremme samarbejdet i teamet og sikre, at alle medlemmer arbejder effektivt. Følgende er nogle konkrete eksempler eller eksempler på arbejdsaftaler i et Scrum-team:

1. Punktlighed ved Scrum-arrangementer:

• Alle teammedlemmer forpligter sig til at komme til tiden til Scrum-events, herunder Sprint Planning, Daily Stand-up, Sprint Review og Sprint Retrospective.

2. Aktiv deltagelse i Scrum-arrangementer:

• Hvert teammedlem deltager aktivt i Scrum-events, deler fremskridt, forhindringer og leder efter muligheder for samarbejde.

3. Begrænsning af det igangværende arbejde (WIP):

• Teamet bliver enige om et maksimalt antal opgaver, der kan udføres på samme tid, for at undgå overbelastning og tilskynde til, at opgaverne udføres.

4. Regler for daglig stand-up:

• Den daglige stand-up forbliver kort og fokuseret, hvor alle kun deler relevante oplysninger om deres arbejde og eventuelle forhindringer.
• Diskussioner, der ikke er direkte relateret til den daglige stand-up, holdes uden for mødet.

5. Definition af “færdig”:

• Teamet har en klar og gensidigt accepteret definition af “færdig” for hver opgave for at sikre, at afsluttede opgaver er af høj kvalitet og komplette.

6. Ansvar for forhindringer:

• Teammedlemmerne er forpligtet til at rapportere forhindringer med det samme og bidrage aktivt til løsningen, hvis det er muligt.

Ud over Scrum findes der andre rammeværker, såsom Scaled Agile Framework SAFe, som bruges i skalerede agile teams. Hvordan kunne eksempler eller eksempler på arbejdsaftaler se ud?

Før vi går videre, er der en hurtig bemærkning. I sidste ende er et af hovedmålene med arbejdsaftaler at forbedre dit teams præstationer. Men hvordan opnår man egentlig dette på en holistisk måde? Jeg forklarer en vigtig mental model til at besvare dette spørgsmål i anden del af vores gratis onlinekursus i personaleudvikling:

Play

Også her er der eksempler på arbejdsaftaler, der går i samme retning:

1. PI-planlægning:

• Vi forbereder os godt til SAFe Programme Increment (PI)-planlægning og medbringer alle relevante oplysninger.
• Alle har mulighed for at dele deres synspunkter, og vi opfordrer til en åben diskussion.

2. Kontinuerlig forbedring:

• Vi er forpligtet til løbende forbedringer og deltager aktivt i SAFe og team-retrospektiver.
• Forslag til forbedringer dokumenteres og implementeres i de næste iterationer.

3. Klar definition af klar og færdig:

• Vi har klare kriterier for “Ready” (klar til behandling) og “Done” (afsluttet) på release train-niveau.
• Definitionerne gennemgås regelmæssigt og opdateres efter behov.

4. Udveksling af viden og samarbejde:

• Vi fremmer udvekslingen af viden mellem SAFe-teamene i ART og bidrager til den fælles vidensbase.
• Teams arbejder tæt sammen og støtter hinanden i at nå PI’s mål.

5. Respekt for roller og ansvar:

• Hver rolle i SAFe-frameworket respekteres, og de enkelte rollers ansvarsområder er klart defineret.
• Konflikter eller uklarheder om roller løses proaktivt.

Dette er et par eksempler på arbejdsaftaler i SAFe. Det er vigtigt, at teams tilpasser SAFe Working Agreements til deres kontekst og gennemgår dem regelmæssigt for at sikre, at de fortsat er effektive.

Eksemplerne på arbejdsaftaler skal hjælpe dig med at lave dine egne arbejdsaftaler - så du undgår det kaos, der plager nogle agile projektteams.

Nu, hvor vi har talt om Scrum og SAFe, hvad så med eksempler på arbejdsaftaler i fjernteams?

Arbejdsaftaler er særligt vigtige for fjernteams, da de er med til at sætte klare forventninger og optimere samarbejdet i et virtuelt miljø. Her er igen en lille liste med ideer og eksempler eller eksempler på arbejdsaftaler i fjernteams:

1. Regler for kommunikation:

• Definition af foretrukne kommunikationskanaler (f.eks. chat, videoopkald, e-mail).
• Klare forventninger til svartiden på beskeder.

2. Arbejdstid og tilgængelighed:

• Transparent definition af arbejdstid og tilgængelighed.
• Præcisering af, hvordan og hvornår der kan holdes pauser.

3. Statusopdateringer:

• Aftale om regelmæssige statusopdateringer for at give teammedlemmerne indsigt i igangværende opgaver.
• Brug af værktøjer til at opdatere arbejdsstatus.

4. Mødeetikette:

• Klare regler for deltagelse i virtuelle møder, herunder punktlighed og aktiv deltagelse.
• Optagelse af møder for at støtte dem, der ikke kunne deltage.

5. Dokumentation og udveksling af viden:

• Aftale om dokumentation af beslutninger, drøftelser og trufne foranstaltninger.
• Brug af delte dokumenter eller vidensplatforme til nemt samarbejde.

6. Tilgængelighed til spontane samtaler:

• Klarhed over, hvornår teammedlemmer er tilgængelige for spontane samtaler, og hvornår de ikke er (f.eks. gennem statusvisninger).

7. Hjælp og støtte:

• Åben kommunikation om behovet for hjælp og støttetjenester.
• Etablering af en kanal til spørgsmål og hjælp inden for teamet.

8. Fortrolighed og databeskyttelse:

• Aftale om respektfuld håndtering af fortrolige oplysninger og retningslinjer for databeskyttelse.

9. Pauser og afslapning:

• Tilskynd til pauser for at restituere og undgå overarbejde.
• Tilskynd til brug af fraværsmeddelelser i pauser eller ferier.

Disse eksempler eller skabeloner er designet til at håndtere de specifikke udfordringer ved fjernarbejde og lette samarbejdet i et distribueret team. Det er vigtigt, at disse aftaler udarbejdes i fællesskab, for først da vil teamet virkelig tage dem til sig!

Apropos –, hvordan ville det egentlig fungere at definere sine egne arbejdsaftaler? Der findes skabeloner til det!

En arbejdsaftaleskabelon er et foruddefineret format eller en skabelon, der fungerer som udgangspunkt for at lave arbejdsaftaler i et team eller en organisation. Det hjælper med at strukturere processerne og sikre, at vigtige aspekter af samarbejdet er dækket. Her er nogle elementer, der kan indgå i en skabelon til en arbejdsaftale:

1. Overskrift:

• En klar overskrift, der angiver, at dette er en arbejdsaftale. For eksempel: “Team Working Agreement” eller “Scrum Team Working Agreement”.

2. Introduktion:

• En kort introduktion, der forklarer formålet med arbejdsaftalen og understreger, hvorfor den er vigtig.

3. Dato og version:

• En sektion til datoen, hvor arbejdsaftalen blev oprettet eller opdateret, og versionsnummeret for at sikre, at alle teammedlemmer bruger den nyeste version.

4. Ansvarlige parter:

• En liste over ansvarlige parter, herunder alle teammedlemmer og muligvis også teamlederen eller Scrum Masteren.

5. Selve arbejdsaftalen:

• Det er her, kernen findes, den konkrete handling for teamet.

6. Kontinuerlig forbedring:

• Et område, der understreger, at arbejdsaftalen godt kunne tilpasses igen i fremtiden – i begyndelsen, ville det derfor muligvis stadig være tomt.

7. Underskrifter:

• Plads til underskrifter fra alle teammedlemmer for at bekræfte, at de har læst, forstået og accepteret arbejdsaftalen.

En sådan skabelon kan tjene som udgangspunkt for diskussioner i teamet og fremmer aktiv deltagelse af alle medlemmer i definitionen af deres arbejdsaftaler.

Fokus i denne skabelon vil dog være på dokumentationen af arbejdsaftalerne. Men hvordan udarbejder man dem? Spørgsmålene i “Team Commitments” kan være en åben metode til dette. Her gives 3 sætninger, der har til formål at filtrere eksisterende adfærd fra teamet for at definere konkrete arbejdsaftaler baseret på dem. Det sidste vil sandsynligvis først ske i et andet trin.

Nedenfor finder du sætningerne til Working Agreement-skabelonen: Målet er, at teamet simpelthen fuldender sætningerne for at forstå, hvilke adfærdsmønstre der aktuelt er til stede, eller hvilke adfærdsmønstre der ønskes. En del af workshoppen er også en simpel Health Check-undersøgelse i starten, der anonymt spørger, hvor “aligned” teamets forståelse af godt arbejde egentlig er i øjeblikket.

Du kan også gennemføre workshoppen direkte i vores retrospektive og teamudviklingsværktøj Echometer ved at trykke på knappen.

Mange ledere har regelmæssige en-til-en-møder med deres medarbejdere. Også denne møderutine - ud over agile retrospektiver (se nedenfor) - er naturligvis velegnet til at reflektere over Working Agreements individuelt.

Tanken er, at man f.eks. en gang hver eller hver anden måned udvælger individuelle arbejdsaftaler og gør dem til en del af sit en-til-en-møde.

Det spændende her er, at det selvfølgelig skal være arbejdsaftaler, som er særligt relevante for den enkelte. 

Følgende skabelon giver dig et par eksempler på udsagn, som du kan reflektere over i et en-til-en-møde. Du kan også afprøve dem direkte i vores 1-til-1-mødeværktøj Echometer ved hjælp af den grønne knap.

Det må jeg indrømme: Jeg udvider her begrebet “arbejdsaftale” til et arbejdsområde uden for teamet. Men jeg gør det bevidst, fordi der tydeligvis også ligger et stort potentiale i medarbejdernes individuelle udvikling.

Hvis du er interesseret i gode skabeloner til 1-til-1-møder, kan du kigge her: Her finder du 129 spørgsmål til en individuel samtale (eller medarbejdersamtale) og Her er de 3 bedste værktøjer til en-til-en-møder i sammenligning - inklusive Echometer naturligvis.

Erfaringen viser, at arbejdsaftaler nemt kan blive glemt i et dokument eller på en plakat på væggen, når der er gået et par uger af projektet. Hvad kan man gøre ved det?

Det er mit forslag:

1. Sæt arbejdsaftalerne regelmæssigt på dagsordenen for dine agile retrospektiver!
2. Brug (eventuelt anonyme) spørgeskemaer til at huske arbejdsaftaler på en enkel måde. 

Fordelen ved denne metode er, at den endda skaber spændende metrics til jeres løbende forbedringer - og der er endda endnu mere positivt:

1. Målbare målinger:

• Undersøgelser kan give kvantificerbare målinger af effektiviteten af arbejdsaftaler og også Agilen-coaching og identificere tendenser over tid.

2. Integration i arbejdsgangen:

• Integrationen af undersøgelser i den normale arbejdsgang gør det muligt for teamet at håndtere arbejdsaftalerne løbende uden behov for særlige møder.

3. Anonymitet og åbenhed:

• Undersøgelser kan være anonyme, hvilket kan opmuntre teammedlemmer til at give ærlig feedback uden at bekymre sig om, at deres meninger bliver identificeret.

Faktisk er den beskrevne måde netop metoden fra værktøjet Echometer: Det kombinerer agile Health Check-undersøgelser - blandt andet om Working Agreements - med agile retrospektiver. På denne måde bliver agil coaching væsentligt mere effektiv og endelig også målbar. Echometer betragtes som et af de bedste retrospektive softwareværktøjer.

Echometer er et digitalt værktøj, der hjælper agile teamledere med agile retrospektiver og team Health Check’er. Uanset om det er remote, hybrid eller on-site: det gør teamcoaching målbart og professionaliserer dit arbejde, samtidig med at det sparer dig for en masse arbejde. Tag et kig på vores hjemmeside for at finde ud af mere: www.echometerapp.com.

Jeg håber, at mine tanker om arbejdsaftaler har vist, at de ikke bare er retningslinjer, men kan være levende instrumenter for teamsamarbejde. Kontinuerlig refleksion, integration af feedback og tilpasning til ændrede forhold er afgørende for arbejdsaftalernes succes. 

Til sidst, endnu en gang henvisningen: Hvis du gerne vil prøve, hvordan det føles regelmæssigt at reflektere over Working Agreements i dine retrospektiver: Du kan starte et agilt retrospektiv uden login nedenfor, i dette tilfælde “Keep, Stop, Start” workshoppen. 

Alternativt kan du blot videresende vores hjemmeside til de ansvarlige kolleger: www.echometerapp.com.