Lessons Learned -työpaja viidessä vaiheessa

Tiiminä tai organisaationa me kaikki haluamme olla huipputasoa laatu- tai innovaatiojohtajina. Ehkä haluamme oppiva organisaatio ”%E2%80%9D werden. Jotta tämä voidaan saavuttaa, on toteutettava johdonmukaisesti jatkuva kehitysprosessi. Tässä artikkelissa esittelemme kaiken Lessons Learned Workshop -työpajasta ja näytämme, kuinka voit käyttää tätä muotoa jatkuvaan kehittymiseen. Lessons Learned -tarkistuslistamme auttaa sinua tässä varmasti.

Mikä on Lessons Learned Workshop?

Kuten englanninkielinen termi Lessons Learned (suomeksi “opitut läksyt”) viittaa, Lessons Learned -työpajan tarkoituksena on edistää kokemuksista oppimista. 

Oppitunteja käsittelevässä työpajassa tarkastellaan takautuvasti tiimin aiempaa yhteistyötä. Siksi työpajaformaattia käytetään myös ketterissä tiimeissä ja Scrumissa. Takautuva kutsutaan. Tiimikeskustelut” on myös yleinen synonyymi eri yhteyksissä.

Lessons Learned -työpajojen tai vain Retrospektiivit (lyhyesti Retros) pysyy samana: Jatkuvan oppimisprosessin johtaminen käytännön kokemuksesta, jotta voidaan kehittyä jatkuvasti.

Otetaan käyttöön tiimini tai projektini oppitunteja käsitteleviä työpajoja.

Jos tavoitteenasi on projektien tai tiimien jatkuva parantamisprosessi, oppitunteja käsittelevät työpajat ovat hyvä vaihtoehto. 

Usein käyttöönotto tapahtuu hankkeen välitavoitteiden saavuttamisen tai hankkeen loppuun saattamisen yhteydessä. Tällaisissa tilanteissa tiimi käyttää vähintään 60-180 minuuttia, riippuen tiimin koosta, pohtimaan “miten” ja saamaan oivalluksia ja mahdollisesti myös toimenpiteitä tulevaisuutta varten.

Ketterissä tiimeissä, jotka työskentelevät yhdessä pitkällä aikavälillä, tällainen formaatti on jopa kiinteästi integroitu päivittäiseen työskentelyyn, ja sitä pidetään viikoittain tai kuukausittain sprintin rytmistä riippuen.

Näemme yhä useampien joukkueiden sovittavan näitä jatkuvia formaatteja menestyksekkäästi.

Mitä hyötyä Lessons Learned -työpajoista on?

Monet johtajat reagoivat nyt luultavasti näin: “Sijoitetaanko 60-90 minuuttia pohdintaan joka toinen viikko? Mitä järkeä siinä on?!""

Onneksi tutkimuksilla on tähän hyvä vastaus. Tannenbaum ja Cerasoli (2013) ovat pystyneet meta-tutkimuksessa osoittamaan, että tiimien tehokkuus tämän itse-reflektoinnin avulla ( oikein sovellettuna ) keskimäärin välillä kasvoi 20 % ja 25 % on.

Esimerkkejä käytännöstä

Miten nämä tuottavuushyödyt syntyvät? Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, mitkä kysymykset yhdistettynä oikeisiin toimenpiteisiin voivat luoda tällaisia tuottavuushyötyjä:

• Työmenetelmät: Sen päivittäminen eri versioiden kanssa on aina aiheuttanut paljon työtä ja sekaannusta. Mahdollinen toimenpide: Kokeile verkkotyökaluja, kuten Trelloa tai Notionia, projektien organisoimiseksi niin, että versioita ei tarvitse enää yhdistää manuaalisesti.
• Itseorganisoituminen ja päätöksentekoprosessit: Tuskin tiedämme keskenämme, kuinka pitkällä joku on osaprojektinsa kanssa tällä hetkellä. Pitäisikö meidän kenties kokeilla “päivittäistä stand-up” -muotoa koordinoinnin parantamiseksi tiimin sisällä?
• Viestintä tiimin sisällä ja sidosryhmien kanssa: Uusien tuotteiden suunnitelmat jaetaan sidosryhmille suhteellisen myöhään, kun kehitystyöhön on jo panostettu paljon. Miten voimme saada palautetta sidosryhmiltämme aikaisemmin ja säännöllisemmin?
• Priorisointi: Vaikka olemme saaneet hankkeen aikana uusia tietoja, olemme pysyneet alkuperäisessä priorisoinnissa. Miten voimme jatkossa varmistaa, että suunnittelussa otetaan paremmin huomioon näiden uusien näkemysten tarjoamat mahdollisuudet?

Toki nämä aiheet voitaisiin tunnistaa ja niitä voitaisiin parantaa myös ilman Lessons Learned -työpajaa. Mutta jäsennellyn palauteprosessin avulla - ilman arkipäivän stressiä - tällaiset aiheet usein tiedostetaan vasta sitten.

Tästä syystä kokemuksista saatujen kokemusten työpaja on erittäin tehokas muoto, kun on kyse parannuspotentiaalien tai -esteiden tunnistamisesta ja toteuttamisesta. Myönteistä on myös se, että tämä prosessi on tiimien itseorganisoima, mikä lisää entisestään tiimin sitoutumista ja tyytyväisyyttä.

Kuinka voin valmistella ja toteuttaa Lessons Learned -työpajan? - malli

Näiden työpajojen toteuttaminen ei ole kovin vaikeaa, kunhan tiimi on sisäistänyt ne. Menettelyssä yhdistyvät seuraavat parhaat käytännöt Työpajojen moderointi joka kuulostaa monille tutulta. Työpajojen järjestämiseen on tietenkin olemassa lukemattomia menetelmiä, mutta Lessons Learned Checklistin viisi vaihetta tarjoavat yksinkertaisen esimerkin onnistuneesta työpajasta:

Vaihe 1: Ilmoittaudu avoimella kysymyksellä

Työpajan tulisi olla mahdollisimman vuorovaikutteinen, minkä vuoksi paras käytäntö on aloittaa avoimella kysymyksellä, johon kukin ryhmän jäsen vuorollaan vastaa lyhyesti. Näin kaikki osallistuvat keskusteluun. Esimerkiksi seuraavat ovat mahdollisia:

• Kuinka luottavainen olet asteikolla 0–10, että saavutamme projekti-/tiimitavoitteemme ja miksi?
• Mikä oli sinulle suurin takaisku tai suurin menestys viime viikolla (tai kuukaudessa…)?

Vaihe 2: Kerää aiheet

Ensimmäinen askel on varmistaa, että kaikki ovat oppitunneilla, mutta seuraava askel on kerätä palaute jäsennellysti. Osoitteeseen Ryhmäajattelu tämän välttämiseksi tämä vaihe olisi tehtävä ensin yksilötyönä ennen aiheiden jakamista ryhmässä.

Voit taas käyttää erilaisia kysymysmuotoja keskustelun herättämiseksi. Seuraavia esimerkkejä näemme erityisen usein:

• Hyvä-Paha (yksinkertainen muunnelma aloittelijoille): Mikä meni hyvin? Mikä meni huonosti?
• Keep-Stop-Start (suosittu, ohjaa paremmin nykytilasta toimenpiteisiin kuin “Start-Stop-Continue”): Mitä meidän pitäisi tiimissä jatkaa tekemistä kuten tähänkin asti? Mitä meidän pitäisi tiimissä lopettaa? Mitä meidän pitäisi tiimissä aloittaa tai ainakin kokeilla?
• Odotettu-ei-odotettu (vaihteeksi hyvä): Mitä sellaista tapahtui, jota odotit etukäteen? Mitä tapahtui positiivisesti, mitä et odottanut etukäteen? Mikä meni huonommin kuin odotit?

Tavoitteemme on Echometer Työkalut muuten auttaa tällaisten Lessons Learned -työpajojen toteuttamisessa. Se auttaa pitämään työpajalla oikean rakenteen, sisältää ajastimen ja tekee työpajasta - jos se järjestetään verkossa - huomattavasti interaktiivisemman.

 

Voit tehdä Lessons Learned -työkalumme avulla ilman sinun tai tiimisi kirjautumista.

 

Tämän painikkeen kautta voit avata työkalun suoraan, valita Lessons Learned -menetelmäsi ja kutsua tiimin linkin kautta - suosittelen “Keep-Stop-Start” -menetelmää:

Mielenkiinnolla on  yli 30 opittua asiaa  menetelmää mahdollista - osittain siitä tulee hyvin luovaa ja leikkisää.

Jos olet vielä epävarma, voit ladata ohjeen  Agile-valmentaja Holgerin kokemus työkalustamme  lue läpi. 

Ja myös priorisoinnissa työkalumme auttaa - mutta siinä olisimme jo seuraavassa vaiheessa.

Vaihe 3: Aseta aiheet tärkeysjärjestykseen

Kun aiheet on kerätty ja ryhmitelty teemoittain, voit siirtyä priorisointiin. Tavoitteena on tunnistaa tärkeimmät aiheet ja havainnot, joiden osalta tiimi haluaisi ryhtyä toimiin.

Ihannetapauksessa jokaisella tiimin jäsenellä on priorisointia varten kolme tarrapistettä tms., jotka sitten liimataan henkilökohtaisten mieltymysten mukaan avoimiin palautteisiin (jotka ovat esim. fläppitaululla). Vaihtoehtoisesti jokainen voi tietysti yksinkertaisesti vetää 3 viivaa tussilla. Avoimet palautteet, joissa on eniten merkintöjä, vaikuttavat kiireellisimmiltä - näistä johdetaan toimenpiteitä.

Vaihe 4: Toimenpiteiden johtaminen

Tässä tiiminä päätetään, miten saadut oivallukset halutaan toteuttaa käytännössä. Toimenpiteiden tulisi vastata tiettyjä standardeja, kuten esimerkiksi SMART-kaavaa vastaavat.

Tärkeää: Muista, ettet ota käyttöön liikaa toimenpiteitä. Keskity enintään kolmeen tärkeimpään aiheeseen. Muuten on vaikea käsitellä kaikkia toimenpiteitä, mikä saa ryhmän epäilemään oppituntien koko muotoa.

On parempi tehdä lyhyt oppitunti, jossa on kolme toimenpidettä 2-4 viikon välein, kuin “iso oppitunti” 6 kuukauden välein, mutta realistisesti ottaen vain neljä kymmenestä toimenpiteestä pannaan täytäntöön.

Vaihe 5: Johtopäätös

Lopuksi olisi laadittava yhteenveto siitä, mitä on opittu ja mitä toimenpiteitä on kirjattu. Tästä vaiheesta voidaan tehdä myös vuorovaikutteinen esittämällä kaikille osallistujille avoin kysymys:

• Mikä oli sinulle tärkein oivallus tämänpäiväisessä oppituntiseminaarissa?
• Mitkä ovat omat suunnitelmasi seuraavaa kertaa varten?

Lessons Learned Workshop - Johtopäätös

Tämä muoto vie tietenkin aikaa. Siksi meille on tärkeää korostaa tässä yhteydessä, että oppitunteja käsitteleville työpajoille on varattava riittävästi aikaa jo varhaisessa vaiheessa. Varsinkin projektivaiheen lopussa se voi olla stressaavaa. Tämä ei saisi houkutella meitä jättämään tätä tärkeää formaattia väliin. 

Loppujen lopuksi tämä on ainoa tapa varmistaa, ettet lankea samoihin ansoihin seuraavalla kerralla ja jää näin ollen hamsterinpyörään. Hätätilanteessa on parempi pitää lyhyt oppitunti-työpaja kuin ei mitään.

Osoitteessa seuraava viesti meillä on suoraan myös muutama Vinkkejä ja muita parhaita käytäntöjä Lessons Learned -työpajoihinne!