Hyppää tason 1:1-kokoukset: asialista, 35 kysymystä ja vinkkejä

Mitä useamman vaiheen läpi viesti kulkee, sitä – vääristyneemmäksi se muuttuu, kuten hiljaisen postin tapauksessa. Johtajien ja kaksi tai useampia tasoja alempana olevien työntekijöiden väliset kahdenkeskiset tapaamiset rikkovat tämän kaavan ja antavat mahdollisuuden saada suodattamatonta, omakohtaista palautetta.

Koska strategiasi kuulostaa usein hyvältä paperilla –, mutta miten se todella toteutetaan arjessa? Skip-tason kokoukset auttavat sinua kuromaan umpeen kuilun kiiltävän esityksen ja todellisen todellisuuden välillä. Toteutetaanko suunnitelmasi tiimin arjessa? Miten työntekijät todella pärjäävät?

Kokemukseni mukaan kvantitatiiviset henkilöstötutkimukset eivät koskaan ole yhtä tehokkaita kuin kvalitatiiviset työntekijähaastattelut, joissa on hyvä asialista ja kysymykset. Keskeinen ero: läheltä koetuilla tunteilla on paljon suurempi vaikutus kuin muutaman työntekijätyytyväisyyttä kuvaavan numeron lukemisella.

Olipa kyseessä kasvokkain, etänä, digitaalisesti tai virtuaalisesti pidetty kahdenkeskinen kokous, hyppytason 1-to-1-kokoukset tarjoavat tilaa tärkeälle palautteelle ja viestintätyypille, joka on nykypäivän työelämässä välttämätöntä. Tässä artikkelissa annan sinulle tärkeimmät vinkit, hyvät kysymykset ja esityslistamallin, joita voit käyttää skip-tason kahdenkeskisissä tapaamisissa hyvien keskustelujen käymiseksi.

Ensinnäkin: Jos olet vielä epävarma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Ohisyöttötason kahdenkeskiset tapaamiset ovat suoria keskusteluja esimiehen ja työntekijöiden välillä, jotka työskentelevät yhtä tai useampaa johtotasoa alempana –, eli ilman suoraa esimiestä välittäjänä. Niiden avulla saadaan tiimeiltä suodattamatonta palautetta, vahvistetaan yrityskulttuuria ja saadaan avoimuutta haasteista ja onnistumisista.

Skip Level One-to-One Meeting Questions & Agenda | Johtaja & työntekijä

Ennen kuin järjestät kokouksia, mieti: Miksi teen tämän? Haluatko selvittää, miten hyvin tietyt prosessit toimivat? Ymmärtää yrityskulttuuria? Antaa työntekijöiden ääni kuuluviin? Tavoite määrittää, mitä kysymyksiä kysyt, kenelle puhut ja mitkä aiheet ovat olennaisia.

2. Valitse keskustelukumppanisi erikseen 🎯.

Kysy itseltäsi sen sijaan, että kävisit satunnaisia keskusteluja: Kuka voi antaa minulle arvokkaita näkemyksiä? Kyseessä voivat olla kokeneet työntekijät, uudet tiimin jäsenet tai hankkeiden avainhenkilöt. Tavoitteena on saada mahdollisimman laaja ja rehellinen näkökulma yritykseen.

3. ota epävarmuus: lähetä esityslista etukäteen 🤝.

Monet työntekijät ovat aluksi epävarmoja, kun ylemmän tason johtaja yhtäkkiä järjestää tapaamisen. Viesti selkeästi, miksi järjestät tapaamisen – esimerkiksi saadaksesi palautetta, ymmärtääksesi tiimin kulttuuria paremmin tai optimoidaksesi prosesseja. Ihannetapauksessa lähetät karkean agendan työntekijälle etukäteen – lisää tästä alla. Tee selväksi, että kyseessä ei ole suorituksen tarkistus, vaan avoin keskustelu.

4. aloita arvostuksella 🌟.

Osoita aitoa kiinnostusta työntekijää kohtaan. Jos tiedotat asiasta etukäteen, voit esimerkiksi mainita työntekijän menestyksestä tai panoksesta. Pienellä tunnustuksella on asemasi vuoksi paljon painoarvoa ja se voi lisätä motivaatiota valtavasti.

5. kuuntele enemmän kuin puhu 👂.

Hyppytason kokous ei ole luento, vaan kuunteleva kokous. Anna työntekijän puhua loppuun, pidä taukoja ja kysy kysymyksiä. Tavoitteenasi on saada todellisia oivalluksia – eikä esittää omaa näkökulmaasi.

6. Älä ota kritiikkiä henkilökohtaisesti – vaan vakavasti ⚖️

Joskus saat palautetta, joka on epämiellyttävää. Vastusta kiusausta perustella itseäsi. Sen sijaan: Kysy ja ymmärrä. Yksinkertainen “Kiitos, että kerroit siitä avoimesti. Kerro siitä lisää.” osoittaa, että näet kritiikin arvokkaana panoksena.

7. tee muistiinpanoja – ja seuraa 📝.

Jos lupaat jotakin (esim. käsitellä ongelmaa tai seurata jotakin asiaa), pidä sanasi. Kirjoita ylös tärkeät asiat ja lähetä tarvittaessa lyhyt seurantaviesti keskustelun jälkeen. Tämä osoittaa, että et vain kuuntele vaan myös toimit.

8. ole säännöllisesti läsnä – mutta älä liioittele ⏳

Ohisyöttötason kokoukset ovat arvokkaita –, mutta niiden ei pitäisi antaa signaalia mikromanageroinnista. Järjestä ne järkevin väliajoin, esimerkiksi neljännesvuosittain eri työntekijöiden kanssa, jotta pysyt lähellä toimintaa mutta et anna vaikutelmaa, että puutut siihen liikaa.

9. luoda psykologista turvallisuutta 🛡️

Työntekijät puhuvat avoimesti vain, jos he tuntevat olonsa turvalliseksi. Tee selväksi, että rehellisistä vastauksista ei ole kielteisiä seurauksia. Jos esiin nousee aiheita, jotka koskevat suoraa esimiestä, ole erityisen herkkä ja hienotunteinen.

Nyt olet siis kuullut joitakin vinkkejä esimiehenä tai johtajana pidettäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten. Siirrymme seuraavaksi työntekijän (työntekijöiden) vinkkeihin.

Seuraavat vinkit ovat luonnollisesti vain ohjeita, jotka sinun on mukautettava omaan kokoukseesi. Vinkkien jälkeen pääsemme lopuksi kokouksen esityslistamalliin.

1. Ymmärrä: Tämä on tilaisuus, ei kuulustelu!

Monet työntekijät ovat hermostuneita, kun ylemmän tason esimies järjestää kokouksen. Kokous ei kuitenkaan ole suoritusarviointi. Esimies haluaa kuulla näkemyksesi, ei asettaa sinua koetukselle.

2. valmistele 2–3-aiheita, jotka ovat sinulle tärkeitä.

Mieti asiaa etukäteen: Mikä sinua häiritsee päivittäisessä työssäsi? Mikä sujuu erityisen hyvin? Mitä ideoita sinulla on? Näin olet valmistautunut, jos esimies kysyy mielipidettäsi.

3. Ole rehellinen – mutta taktisesti fiksu.

Kyllä, tämä on tilaisuus antaa avointa palautetta. Mutta: Sen sijaan, että vain mainitset ongelmia, yritä tehdä rakentavia ehdotuksia. Muotoile kritiikki ratkaisukeskeisesti, esim:

• ❌ “Prosessimme ovat kaoottisia.”
• ✅ “Luulen, että voisimme työskennellä tehokkaammin selkeämmillä vastuualueilla.”

4. kysy itse kysymyksiä – joka tekee hyvän vaikutelman.

Hyppytason kokoukset eivät ole yksisuuntainen katu! Hyvät kysymykset osoittavat kiinnostusta ja auttavat sinua saamaan lisää tietoa yrityksen strategiasta. Esimerkkejä:

• “Mitkä ovat tällä hetkellä suurimmat haasteet sinun näkökulmastasi?”
• “Mitkä ovat yrityksen prioriteetit tulevina kuukausina?” “Mitkä ovat yrityksen prioriteetit tulevina kuukausina?”
• “Onko jotain, mihin meidän pitäisi kiinnittää enemmän huomiota joukkueena?“

5. Jos haluat käsitellä arkaluonteista aihetta, harkitse tarkkaan sanavalintaa.

Joskus haluat puhua jostain kriittisestä – esimerkiksi suorasta esimiehestäsi. Jos olet epävarma, kysy: “Kuinka luottamuksellinen tämä keskustelu on?” Ja: pitäydy tosiasioissa, älä henkilökohtaisissa arvosteluissa.

6. Jos olet epävarma, kysy asiayhteyttä.

Jos et tiedä tarkalleen, miksi kokous järjestetään, voit kysyä ystävällisesti:

• “Pitäisikö minun valmistautua johonkin erityiseen?”
• “Kiinnostaako jokin aihe sinua erityisesti?”

Tämä osoittaa kiinnostusta ja antaa sinulle lisää selkeyttä.

7. toimittaa, kun olet luvannut jotain

Jos keksit idean haastattelun aikana tai jos esimies kysyy tietoja, lähetä sen jälkeen lyhyt seurantaviesti. Tämä osoittaa ammattitaitoa ja sitoutumista.

8. Ota iisisti – sinua ei kutsuttu sattumalta!

Muista: johtaja on tarkoituksella sopinut tämän kokouksen kuullakseen mielipiteesi. Sinulla on arvokas näkökulma, joten tartu tilaisuuteen! 😊

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että etsit myös esityslistamallia hyppytason kahdenkeskisiä kokouksia varten.

Siksi täältä löydät mallin, jonka pitäisi sopia hyvin esimerkiksi klassisen kuukausittaisen tai neljännesvuosittaisen hyppytason arvioinnin rinnalle.

Kuten huomaat, tällaisen ohitetun tason kahdenkeskisen keskustelun päätavoite esimiehenä on zoomaus. Tämä on arkielämässä usein hyvin vaikeaa, minkä vuoksi siihen tarvitaan oma aikalohko.

Älkää muuten antako asialistan hämätä itseänne: Periaatteessa tavoitteesi pitäisi olla se, että sisäisesti motivoitunut työntekijäsi tuo pöytään mahdollisimman monia aiheita. Juuri siksi edellä oleva vinkki on niin tärkeä: kerro etukäteen, mikä on tavoitteesi kahdenkeskisellä tapaamisella.

Esityslistan mallin jälkeen siirrymme nyt kysymyksiin, joita voit esittää esimiehenä tehtävässä kahdenkeskisessä haastattelussa.

Kuten alla näet, olen jakanut eri kysymysehdotukset eri luokkiin. Tässä kohtaa edellä oleva vinkkini tulee jälleen kuvaan: keskity itsellesi merkityksellisiin alueisiin ja aiheisiin.

Tietenkin on myös mielenkiintoista kuulla työntekijän nykyisestä projektista. Mutta jos hyppytason kahdenkeskisten keskustelujen ensisijainen syy on esimerkiksi johtamiskulttuurin parempi ymmärtäminen, sinun kannattaa luultavasti esittää kysymyksesi enemmän työntekijän suorasta esimiehestä.

Aloitetaan 35 kysymystä sisältävästä luettelosta, joka on suunnattu esimiehille ja pomoille.

Näiden Skip Level Meeting -kysymysten lisäksi on tietysti muitakin aiheita, joita voit pohtia työntekijöiden kanssa käytävässä keskustelussa – ja myös muita menetelmiä.

Puhuttuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut tietyn kaavan. 

Monet esimiehet sisällyttävät ajoittain pieniä kyselyitä henkilökohtaisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:

• Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Voit tietysti käyttää tätä ideaa myös hyppytason kahdenkeskisissä tapaamisissa. Olen koonnut tähän viisi lausumaa, joissa keskitytään pohtimaan jokaisen menestyvän työntekijän tärkeitä edellytyksiä.

Muuten, Echometer-ohjelmassamme kahdenkeskisiin tapaamisiin on integroitu työkalu, joka tekee tällaisten kyselyiden tuloksista näkyviä mittareina ajan mittaan ja antaa sinulle vinkkejä tekoälyavustajan avulla – katso ihmeessä ilman kirjautumista alla olevasta painikkeesta.

Kuten huomaat, lausunnoissa käsitellään tyytyväisen työntekijän keskeisiä näkökohtia. 

Toinen edellytys terveille ja tuottaville työntekijöille on tietenkin hyvä esimies. Yllä on muutamia kysymyksiä, joiden avulla voit pohtia työntekijän suoraa esimiestä.

Tietenkin tätä aihealuetta varten on myös erityisiä terveyslausumia, jotka voit ottaa mukaan henkilökohtaiseen tapaamiseen. Tässä on erityisesti 4 kysymystä tai käyttäytymisankkuria, joita voit pohtia hyppytason kahdenkeskisessä tapaamisessa.

Kuten näet, olen muuten tallentanut nämä esityslistamallit myös PDF-, Microsoft Word -asiakirjoina, Google Docs-, Sheets- ja Excel-tiedostoina – voit ladata, muokata ja tulostaa ne mielellään esityslistamallin alla olevasta valitsimesta.

Näin ollen sinulla pitäisi olla esimiehenä tai tiiminvetäjänä hyvä pohja skip-level-kahdenkeskiseen keskusteluun oman suoran alaisesi tai oikeastaan “epäsuoran alaisesi” kanssa.

Ja voitko tuskin odottaa, että voit kysyä nämä kysymykset? Oikein hyvä, se tekee minut onnelliseksi. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo melkein arvannut sen. Tietenkin on paljon muitakin kahdenkeskisten kokousten esityslistamalleja, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi esityslistamalleista palkkaa käsittelevää kahdenkeskistä palaveria, keskustelua vaikean työntekijän tai täysin uuden työntekijän kanssa varten.

Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

Skip-level-kahdenkeskisellä tapaamisellasi pitäisi aina olla yksinkertainen minimitavoite: jättää työntekijään positiivinen vaikutus, osoittaa arvostusta ja motivoida. Vaikutuksesi ylemmällä tasolla mahdollisesti alemmalla tasolla oleviin työntekijöihin on valtava – joten käytä sitä ja levitä hyvää energiaa.

Monien kysymysten ja esityslistamallin pitäisi auttaa sinua tässä.

Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä kokouksia varten voi myös auttaa sinua tässä. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .

Usein kysytyt kysymykset hyppytason kahdenkeskisistä tapaamisista

Saatat jo tietää tärkeimmät asiat skip-level-kahdenkeskisistä tapaamisista. Koska internetissä kiertää joitain – osittain outoja – kysymyksiä aiheesta, haluan vastata niihin vielä kerran lyhyen usein kysyttyjen kysymysten muodossa.

1. Mikä on hyppytaso yksi yhteen?

Kahdenkeskinen tapaaminen on työntekijän ja kaksi tai useampia hierarkiatasoja ylempänä olevan esimiehen välinen keskustelu, jossa ei ole läsnä suoraa esimiestä. Tavoitteena on saada suora näkemys työntekijän työtavoista, haasteista ja palautteesta.

Esimerkki: Tiimin jäsen keskustelee toimitusjohtajan tai ylimmän johtajan kanssa ilman, että suora esimies on läsnä.

2. Ovatko hyppytason kokoukset huonoja?

Ei, hyppytason kokoukset eivät ole pohjimmiltaan huonoja vaan pikemminkin hyviä. Ne tarjoavat mahdollisuuden kerätä tietoa suoraan “ruohonjuuritasolta” ja edistävät avointa viestintää eri hierarkiatasojen välillä. On tärkeää, että nämä kokoukset ovat hyvin jäsenneltyjä ja että ne toteutetaan kunnioittavasti luottamuksen luomiseksi.

3. Mikä on hyppytason haastattelu?

Haastattelu on yksinkertaisesti toinen sana kahdenkeskiselle tapaamiselle. Sillä tarkoitetaan samaa muotoa, jossa esimies, joka on työntekijän suoran esimiehen yläpuolella, suorittaa työntekijän haastattelun.

4. Kuinka usein tulisi pitää hyppytason kahdenkeskisiä tapaamisia?

Kokousten tiheys riippuu yrityksestä ja kulttuurista. Yleisesti ottaen on järkevää pitää näitä kokouksia vähintään 3-6 kuukauden välein säännöllisen viestinnän varmistamiseksi. Nopeasti muuttuvissa organisaatioissa se voi olla myös useammin.

Esimerkki: Neljän kuukauden välein pidettävä kokous, jossa kuullaan päivityksiä ja kerätään palautetta. Tämä voi tarkoittaa sitä, että sinulla on joka viikko 1-to-1 tapaaminen eri työntekijän kanssa ja olet puhunut 16 työntekijälle 16 viikon aikana.

5. Ovatko hyppytason kokoukset tehokkaita?

Kyllä, hyppytason kokoukset voivat olla erittäin tehokkaita, jos ne järjestetään oikein. Ne antavat esimiehelle suoraa tietoa työntekijöiden tarpeista ja haasteista ja mahdollistavat avoimen ja rehellisen viestinnän. Ne ovat erityisen arvokkaita työntekijöiden sitoutumisen ja motivaation lisäämiseksi.

6. Ovatko hyppytason kokoukset hyviä?

Kyllä, skip-level-tapaamiset ovat hyvä tapa luoda avoimuutta ja edistää tervettä yrityskulttuuria. Ne voivat auttaa poistamaan esteitä eri hierarkiatasojen välillä ja luomaan vahvemman yhteyden työntekijöiden ja yritysjohdon välille – joten selkeä suositus.

7. Mitä minun pitäisi työntekijänä sanoa hyppytason kokouksessani?

Hyppytason kokouksessa kannattaa puhua avoimesti kokemuksista, haasteista ja ideoista. Se on tilaisuus antaa rehellistä palautetta, tehdä parannusehdotuksia ja kysyä mieltä askarruttavia kysymyksiä. Vältä vain ongelmien mainitsemista, vaan yritä myös ehdottaa ratkaisuja.

Esimerkki: “Minusta on vaikea ymmärtää osastomme prioriteetteja selkeästi. Voisin kuvitella Facebookin kaltaisen neljännesvuosittaisen “Ask the CEO” -kokouksen – mitä mieltä olet?“

8. Pitäisikö minun työntekijänä olla rehellinen hyppytason kokouksessa?

Kyllä, sinun pitäisi tietenkin olla rehellinen hyppytason kokouksessa. Se on tilaisuus ilmaista todelliset ajatuksesi ja huolesi. Rehellinen palaute voi auttaa tunnistamaan ongelmat ajoissa ja löytämään ratkaisuja. Varmista kuitenkin, että pysyt kunnioittavana ja rakentavana luottamuksen säilyttämiseksi.

Esimerkki: “Tunnen itseni usein ylikuormitetuksi, koska saamme jatkuvasti uusia hankkeita ilman, että vanhoja on saatu valmiiksi. Ehkä voisimme parantaa resurssien suunnittelua.”