"Retro on tarpeeton": 7 vinkkiä, miten reagoida siihen

Monet sanovat, että retrospektiivi on ketterän työkalupakin tärkein seremonia. Woody Zuill ilmaisee asian näin: 

Jos otat käyttöön vain #agile-käytännön, sen pitäisi olla retrospektiiviä. Kaikki muu seuraa sen jälkeen..

Woody Zuill

Miksi siis kehitystiimi voi pitää sprintin jälkikäteisarviointia tarpeettomana? Kokemukseni mukaan Scrum Masterina ja psykologina tämä liittyy yleensä tiimin kypsyystasoon.

Mitä voit siis tehdä parantaaksesi tiimisi kypsyysastetta – tässä yhteydessä ja yleisesti ottaen? Tässä on 7 ajatusta, 7 vinkkiä, jotka auttavat sinua tässä haasteessa.

Tiimin mielestä retrospektiivi on tarpeeton: mitä tehdä?

Muuten, virallinen vastaus Scrum-sertifiointikokeen mukaan on tämä: Scrum Masterin tulisi työskennellä tiimin parissa tehostaakseen sen toimintaa. Mh, tuo ei oikein auta. Mitä sillä voisi tarkoittaa?

Scrum Masterin tulisi työskennellä tiimin parissa tehostaakseen sen toimintaa.

Scrum Masterin virallinen rooli on seuraavanlainen, jos tarkastellaan Scrum-opas katsoo: “Scrum Master kannustaa Scrum-tiimiä parantamaan kehitysprosessiaan ja käytäntöjään Scrum-prosessin puitteissa, jotta se olisi tehokkaampi ja miellyttävämpi seuraavaa sprinttiä varten.”

Teoriassa tämä tarkoittaa, että retrospektiivin tulisi olla Scrum Masterin keskeinen tapahtuma, koska retrospektiivin päätarkoitus on auttaa tiimiä kehittymään jatkuvasti. Käytännössä tiimillä ei kuitenkaan ehkä ole kypsyysastetta, jotta se voisi todella hyödyntää retrospektiiviä, eikä se siksi näe sen arvoa. Tästä syystä tulkitsen itse henkilökohtaisesti lauseen “tehdä tiimistä tehokkaampi” abstraktilla tasolla “lisätä tiimin kypsyysastetta”. Miten tämä voidaan tehdä tässä yhteydessä? Ennen kuin aloitamme vinkkien kanssa, vielä yksi selvennys 🙂

Retroa pidetään arvokkaana silloin, kun sitä todella parannetaan jatkuvasti. Silloin autonomian, itseorganisoitumisen ja itsetehokkuuden tunne on korkea. Tämä johtaa hypoteesiin: Retrospektiivien koettu laatu on yksi parhaista tiimin (ketterän) kypsyystason indikaattoreista. 

Jos halutaan mitata ketterää kypsyysastetta, retrospektiivien laatua tulisi käyttää indikaattorina. Tämä on ajallinen tyypillinen yhteys “retrospektiivin havaitun laadun” ja tiimin “ketterän kypsyysasteen” välillä.

Tämä eteneminen tapahtuu seuraavasti: 

1. Ensimmäiset jälkitarkastukset tehdään, toimenpiteet kirjataan ylös. Syntyy tunne: Jotain on vihdoin tapahtumassa! 
2. Toimenpiteitä ei ole todella toteutettu. Paljon puhetta, mutta vähän toimintaa. 
3. Jonkin ajan kuluttua syntyy turhautumista tai yksinkertaisesti niin sanottua “retro-väsymystä”. Nyt syntyy tämän artikkelin ilmiö: Retrospektiivi nähdään tarpeettomana. Tiimi itse kokee itsensä suhteellisen kypsäksi eikä näe ongelmia.
4. Tähän pisteeseen pääsevät vain harvat joukkueet. Nimittäin silloin, kun retrojen laatu kasvaa jälleen ja se johtaa lopulta havaittaviin parannuksiin, jolloin itsetehokkuuden tunne kypsyy hitaasti. 

Toivottavasti tämän tekstin vinkit auttavat sinua ottamaan muutaman askeleen tähän suuntaan. Voin kuitenkin myös suositella lämpimästi tekstiä “ 7 vinkkiä hyviin toimintakohteisiin %E2%80%9D, joilla on toinen rooli tässä aiheessa.

1. Ymmärrä, miksi tiimi pitää retrospektiiviä tarpeettomana.

Scrum Masterina sinulla voi olla hypoteesi, miksi tiimi pitää sprintin retrospektiiviä tarpeettomana. Mutta testaa tämä hypoteesi. Kysy tiimiltä nimenomaisesti taustoista.

Usein tiimissä on “mielipidejohtaja”, jolla on suuri vaikutus tiimiin. Yritä poimia tämä henkilö, ymmärtää hänen näkökulmansa ja parhaassa tapauksessa suunnitella vastatoimet yhdessä hänen kanssaan (katso alta).

Mitä paremmin ymmärrät tiimiä, sitä paremmin voit kehittää suunnitelman tiimin kypsyyden lisäämiseksi ja valita sopivimman seuraavista vinkeistä.

2. suorittaa takautuva

Sinun tulisi periaatteessa suorittaa retrospektiivi. Oletetaan, että tiimi tarvitsee yksinkertaisesti enemmän aikaa sprinttitavoitteensa saavuttamiseen – ja tunnin koodaus retrosijasta voi olla ratkaisevaa. Tässä tapauksessa on ok siirtää retrospektiiviä muutama päivä.

Voit myös muuttaa retrospektiivin luonnetta, lyhentää sitä ja niin edelleen. Paras tapa osoittaa tiimille retrospektiivin arvo on kuitenkin järjestää todella hyvä retrospektiivi. Vetoan siis siihen, että varaatte tiimin kalenterista ajan retrospektiiville.

3. mitataan ROTI-arvo

Sitä, mitä ei mitata, ei voi muuttaa. Yksinkertainen ja nopea tapa, joka auttaa sinua jatkuvasti arvioimaan, miten tiimi havaitsee retros, on ROTI-pistemäärän mittaaminen: “Return on time invest” -arvo. Esitä yksinkertaisesti seuraava kysymys jokaisen retrospektiivin jälkeen, ehkäpä uloskirjautumisena: “Asteikolla 0–10, kuinka hyvin tämän retrospektiivin aika oli sijoitettu?”. Mittaa keskiarvo ajan mittaan – toivottavasti voit pian havaita positiivisen suuntauksen!

Keskimääräinen “Return-on-time-invest” -pistemäärä asteikolla 0–10 kuukaudessa Echometer-työkalussa – ovatko retrospektiivit vaivan arvoisia? Vaikuttaa siltä!

4. Pidä sprintin jälkikatsaus hyvin lyhyenä.

Kehitystiimi pitää sprinttiretroa siis tarpeettomana – mitä sinun pitäisi nyt tehdä Scrum Masterina?

Kuten alussa mainitsin, tiimi luultavasti kokee, että sprintin retrospektiivi ei ole tarpeellinen, koska se on heidän mielestään ajanhukkaa.

Toisin sanoen: Viimeisissä retrospektiiveissä he ovat ilmeisesti “oppineet”, että retrospektiivin ROTI – eli sijoitetun ajan laatu, katso yllä – on melko huono. On olemassa melko yksinkertainen tapa muuttaa tätä: sijoita yksinkertaisesti vähemmän aikaa samalla tuotoksella 🙂

Tämä on ehkä paras vinkki, jos ryhmä pitää sprinttiretrospektiiviä tarpeettomana. Sano ryhmällesi: Okei, pidämme sen mahdollisimman lyhyenä (lisää tästä blogikirjoituksessamme “ Lyhyt retrospektiivi - parempi nopeasti kuin ei ollenkaan ”). 

Tärkeää: Et halua viestittää, että se pysyy tällaisena ikuisesti. Viestisi pysyy samana: Retrospektiivit ovat todella tärkeitä. Ennemmin tai myöhemmin retrospektiivit eivät ole enää niin lyhyitä.

Mutta lyhennät retrospektiiviä (esim. 60 minuutista 30 minuuttiin), koska tällä tavalla tiimi oppii, kuinka tärkeää voi olla sijoittaa aikaa. Ja annat retrospektiivin pituuden kasvaa ikään kuin “orgaanisesti” tiimin “vetovoiman” tai “toiveen” kautta, koska jossain vaiheessa se toivoo enemmän aikaa retrospektiiville. Miten se tehdään? 

Kysyt yksinkertaisesti tärkeimmän kysymyksen:

“Miksi emme saaneet valmiiksi kaikkia viimeiselle iteraatiolle määritettyjä käyttäjätarinoita?”

Tämä johtaa kiihkeisiin keskusteluihin ja luultavasti lyhyessä ajassa syntyviin toimintaideoihin. Se voi jopa johtaa pidempiin keskusteluihin. Jo nyt tiimi on ilmoittanut tarvitsevansa enemmän aikaa jälkikäteen tarkasteluun (sinun tehtäväsi on tietenkin pitää keskustelu rakentavana).

Kysy aina kysymys, jonka uskot herättävän hyviä ajatuksia tai keskustelua tiimissä. Ja sinulla pitäisi aina olla tavoitteena kirjata kokeilu, jota kokeilet seuraavassa sprintissä (tunnetaan myös nimellä action item).

5. ehdottaa, että myös muut rutiinit jätetään pois.

Tiimi on siis sitä mieltä, että retrospektiivi on ajanhukkaa. Selvä. Selvä. Scrum Masterina päätavoitteesi ei saisi koskaan olla se henkilö, joka toteuttaa Scrumin. Ei, kyse ei ole “Scrumista”. 

Kyse on siitä, että tiimi menestyy ja tuottaa arvoa asiakkaalle ja sidosryhmille. Scrumin on tarkoitus auttaa tiimiä tässä. Se on kuitenkin vain kehys, työkalupakki (melko hyvä sellainen) monista mahdollisista lähestymistavoista, joiden avulla arvo voidaan tuottaa nopeasti, kestävästi ja laadukkaasti.

Jos tiimi on siis tyytymätön retrojen suhteen, voit korostaa, että tarkastelet Scrumia juuri kuvatusta näkökulmasta. Ja sitten voit lisätä, että mielestäsi jotkin muut rutiinit ovat itse asiassa vähemmän tärkeitä kuin retrospektiivi. 

Retrospektiivi on jatkuvan parantamisen moottori. Sen tarkoituksena on auttaa tiimin jäseniä selvittämään, mikä on toiminut hyvin ja mikä ei. Jos jätät tämän osan jatkuvasta kehästä pois, vaarana on, että jatkuvan parantamisen kehä pysähtyy.

Mitä tapahtuisi esimerkiksi, jos jättäisitte pois muutaman päivittäiskokouksen? Tiedätkö, mitä tapahtuisi? Ehkä sillä ei ole vaikutusta – täydellistä, sitten voitte yhtä hyvin pitää sen sellaisena ja säästää aikaa. 

Toisaalta tämä voi myös johtaa huonompaan viestintään tiimissä. Tiimi tekee siis virheitä. Lopulta syntyy orgaaninen tarve lisätä viestintää, minkä huomaisit vsl. jälkikäteen. Tällä kertaa ketterää seremoniaa ei kuitenkaan oteta käyttöön sinun vaatimuksestasi, vaan tiimin “tuskan” vuoksi. Tämän seurauksena tiimissä on paljon enemmän hyväksyntää tälle seremonialle.

6. tarkastella aiempia retrospektiivejä ja osoittaa niiden arvo.

Yksi lähestymistapa, joka voi täydentää muita lähestymistapoja, on katsoa tiimin “retrospektiivistä historiaa” pidemmällä aikavälillä. Tämän edellytyksenä on, että jotkin viimeisistä retrospektiiveistä ovat olleet onnistuneita.

Kun esimerkiksi katsot vuoden takaista retrospektiiviä, huomaat, miten vaikeita haasteet olivat viime vuonna. Ja sitten tajuat, että olisi paljon helpompaa ratkaista samat haasteet tänään, jos sinulla olisi kaikki hankkimasi tieto ja kokemus.

Toisin sanoen: Huomaatte, kuinka paljon olette parantaneet välissä. Ehkä tämä “jatkuvan parantamisen” lähestymistapa voisikin toimia?! Ja retrospektiiveillä voisi todellakin olla suuri rooli tässä. Oikein käytettynä tämä voi todellakin johtaa ahaa-elämykseen tiimissä.

Lisäksi voit tarkastella myös viimeisimmän retrospektiivin ROTI-arvoa (Return on Time Investment) (ks. edellä): Jos voit todistaa, että retrospektiivin ROTI-arvo on 8-10, aika on selvästi sijoitettu hyvin. Retrospektiivityökalumme Echometer esimerkiksi kysyy ROTI-arvoa jokaisen retrospektiivin jälkeen ja antaa näin säännöllisen indikaattorin asiaankuuluvasta suorituskyvystä. Suorituskykysi Scrum Masterina .

7. lisää vaihtelua retrospektiiviisi.

Yksi tyypillisistä vastauksista kysymykseen “Kehitystiimi pitää sprinttiretfospektiiviä tarpeettomana – mitä Scrum Masterin pitäisi tehdä?” on tehdä retrospektiivistä tuottavampi ja jännittävämpi tuomalla enemmän vaihtelua menetelmiisi ja tekemällä niistä viihdyttävämpiä. Korostan aina, että “hauskuus” ei ole niin tärkeää, vaan keskittymisen pitäisi edelleen olla sen tuottavaksi tekemisessä. Hauskuus voi kuitenkin luonnollisesti laukaista tiettyä luovuutta ja motivaatiota. 

Tämä tarkoittaa toisaalta sitä, että voit käyttää luovia retrospektiivimenetelmiä – katso esim. postauksemme aiheesta 32 Retrospektiiviset menetelmät aloittelijoille ja ammattilaisille - eli metaforat avoimien kysymysten muodossa, jotka herättävät uusia ajatuksia ja ideoita.

Toisaalta voit käyttää myös menetelmiä, jotka menevät tyypillistä retrospektiiviä pidemmälle mutta joilla pyritään silti parantamaan tiimiä. Voisit esimerkiksi järjestää retrospektiivin/tiimityöpajan, jossa keskitytään seuraaviin asioihin psykologinen turvallisuus tiimissä parantunut – yksi onnistuneiden tiimien perusvaatimuksista. 

Tai voit käyttää Retro Tool Echometer -työkalumme, joka täydentää retrospektiiviäsi jatkuvasti tieteellisesti perustelluilla kysymyksillä. Ne auttavat tiimiä pohtimaan, missä määrin se täyttää onnistuneiden tiimien ydinominaisuudet. Tässä esimerkki yhdestä työkalumme kysymyksestä, joka on toinen edellytys onnistuneille tiimeille – terve palautekulttuuri:

Saan säännöllisesti hyödyllistä palautetta siitä, miten hyvin suoriudun ja miten voin kehittyä.

Esimerkki Echometer-työkalun impulssista, josta keskusteltiin jälkikäteen.

On monia muitakin tapoja tuoda vaihtelua retroihisi – ole rohkeasti luova. 

Kuten sanottu, riippuen siitä, “miksi” tiimi pitää sprinttiretfospektiiviä tarpeettomana, enemmän vaihtelua ei todennäköisesti pitäisi olla ainoa toimenpide ongelman ratkaisemiseksi.

Johtopäätös “tarpeettomista retroista”

Kuten olet nähnyt, 7 vinkkiä ja toimenpidettä vastaavat haasteeseen eri tasoilla. Jos minun pitäisi antaa vain yksi vinkki, se olisi retrospektiivin lyhentäminen älykkäällä tavalla, kuten olen edellä esittänyt. Jos yhdistät kaikki nämä toimenpiteet, näet varmasti tuloksia hyvin pian. 

Pidä hauskaa #jatkuvan parantamisen kanssa!