3 askelta "Team Health Check": Ilmainen rakennussarja

Ihmisten kohdalla “Health Check” on helppo: voit karkeasti ottaen päätellä henkilön vartalosta, kuinka hyväkuntoinen hän on. Mutta jos sovellamme tätä vertauskuvallisesti joukkueeseen, se on vaikeampaa:

• Mistä tiedän, että joukkueella ei mene kovin hyvin?
• Loppujen lopuksi kyse ei ole vain terveydestä, vaan myös kunnosta. Haluamme olla valmiita kovimpiinkin haasteisiin, ja lihaksiemme on oltava täynnä voimaa. Miten voin siis lisätä joukkueeni kuntoa?

Työ ei ole harrastus. Tiimit ovat pikemminkin eräänlaisia huippu-urheilijoita. Huippu-urheilijoilla on valmentaja - tiimeissä se on heidän esimiehensä, scrum master, servant leader.

Toisaalta ammattimaisesti johdetun tiimin terveydentila olisi tarkistettava säännöllisesti. Ja pitäisi olla selkeät mittarit, joilla omaa kuntoa voidaan mitata.

Saatat nimittäin luulla olevasi kunnossa. Mutta lääketieteellinen analyysi kertoo sinulle: suonesi ovat tukossa. Keskisuurilla ponnisteluilla on suuri riski, että sinulle tapahtuu jotain.

Oletko ammattimainen palveleva johtaja? Silloin sinun kannattaa harkita säännöllisen Joukkue Health Checks käyttää sitä.

Mikä on joukkue Health Check

Joukkueen Health Check on joukkueen terveyden ja kunnon säännöllinen arviointi. Se toteutetaan usein kyselytutkimuksen muodossa, kuten esim. Spotify Health Check . Sillä on kaksi toimintoa:

Health Check-ryhmä ennakkovaroitusjärjestelmänä

Joukkue Health Check voi jo varhaisessa vaiheessa näyttää, että joukkue ei ole niin terve kuin luulet. 

Huomasimme esimerkiksi Health Check:n avulla, että monet kokouksistamme eivät ole niin tehokkaita kuin luulimme. Että puolella tiimistä ei oikeastaan ole mitään käsitystä asiakkaan todellisista tarpeista eikä ole koskaan puhunut hänen kanssaan.

10 haastetta vain yksi toiminta-askel edellä: Juuri sitä hyvä tiimin terveystarkastus voi olla.

Christian Heidemeyer, psykologi

Hyvin valitut mittarit pitävät meidät tietoisina asioista, jotka me yksittäisinä tiimin jäseninä helposti unohdamme.

Team Health Check suunnannäyttäjänä

Tiimin Health Check voi toimia myös suuntaa antavana välineenä. Selitän sen näin: Jotkut tiimit, joiden kanssa keskustelen, sanovat: “Meillä menee hyvin. Työskentelemme hyvin yhdessä tiiminä. Emme tarvitse tiimin Health Check:tä.”

Ehkä tilanne pahenee entisestään, ja he väittävät: “Meidän eläkkeemme eivät enää toimi. Emme keksi enää mitään toimintakohteita. Olemme jo saavuttaneet optimaalisen tason.”

Retrot ovat yksi parhaista joukkueen kypsyyden mittareista. Ja mitä korkeampi tiimin kypsyystaso on, sitä tehokkaampia retrot ovat. Jos retroista ei ole enää mitään hyötyä, kuulostaa siltä, että tiimin kypsyystaso on matala tai keskitaso.

Tässä kohtaa tiimin terveystarkastuksen toinen tehtävä voi astua kuvaan. Se voi näyttää suuntaa: “Okei, olemme terve tiimi. Mutta haluamme enemmän - haluamme olla innovaation moottoreita! Mutta miten se onnistuu? Mitä meidän on tehtävä ollaksemme innovatiivisempia?”

Hyvä tiimin terveystarkastusmalli voi siis auttaa asettamaan uusia tavoitteita ja tekemään niistä mitattavia. “Jatkuvassa parantamisessa” on loppujen lopuksi sana “jatkuva” - aina uusien ja myönteisten tavoitteiden kera.

Muuten, te kärsimättömät: Voitte myös käyttää valmiita tiimin terveystarkastuksia. Esimerkiksi seuraava terveystarkastusretrospektiivi käsittelee aihetta “Tiimihenki”. Käykää ihmeessä katsomassa, miten meidän terveystarkastusretromme toimivat (ei vaadi kirjautumista:

Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.

• Arvostus: Arvostamme kollegojemme saavutuksia ja panosta.
• Tiimihenki: Tiimissämme vallitsee luottamuksellinen työilmapiiri.
• Läpinäkyvyys: Tiimissäni kaikki tietävät, kuka työskentelee minkäkin asian parissa.
• Rentoutuminen ja tauot: Minulla on riittävästi tilaa tauoille, joissa voin ottaa uutta energiaa.
• Kokouskulttuuri: Kokouksemme ovat hyvin jäsenneltyjä ja jättävät silti tilaa luovuudelle ja uusille ideoille.
• Tuki: Tiimissäni jokainen tiimin jäsen jakaa henkilökohtaista tietämystään ja kokemustaan.

3 vaihetta Health Check:n kehittämiseen

Olipa terve tai ei-terve - mitä tavoitteita tiimi voi asettaa itselleen? 

Kehon kohdalla on taas helpompaa: tiedämme, että sydämellä ja aivoilla on keskeinen rooli terveessä kehossa. Tiedämme, että jos meidän on juostava maraton, voimme tehdä korkeusharjoittelua valmistautuaksemme. 

Millä “elimillä” on tiimidynamiikassa samanlainen merkitys kuin aivoilla ja sydämellä? Mitä on korkeusharjoittelu tiimin kehittämisessä?

Psykologina voin sanoa: Terveen tiimin “psykologiset elimet” ovat myös erittäin hyvin tutkittuja. Niiden vuorovaikutuksen analysointi tiimissä on kuitenkin usein monimutkaista - samankaltaista kuin uudentyyppisten lääkkeiden vaikutusketjujen analysointi. Tiimien haasteena on, että yksittäisillä “elinten soluilla” - eli tiimin jäsenillä - on oma tahto ja päätöksentekovapaus. Harmi. 

Tehdäksemme sen sinulle helpoksi: Olemme listanneet joitain psykologisesti terveen tiimin ominaisuuksia ilmaiseen Health Check Builder -työkaluumme - lisää siitä alla. Jos haluat perehtyä syvemmin aiheeseen “Tiimipsykologia”, suosittelen sinulle e-kirjaani 12 askelta tiimin ajattelutavan muutokseen .

Aloitatko Health Check-tiimisi kanssa tyhjästä? Sitten on kolme askelta, jotka voit ottaa työpajassa kehittääksesi Health Check:n, joka vie sinut seuraavalle tasolle.

Vaihe 1: Aseta tavoite

Ensimmäinen askel tehokkaan Health Check:n kehittämisessä on asettaa tavoite yhdessä tiiminä. Missä haluamme ensisijaisesti kehittyä?

Tämä voi olla konkreettinen tavoite, kuten tietyn tunnusluvun saavuttaminen. Se voi kuitenkin olla myös abstrakti tavoite, joka ei perustu SMART sääntö on muotoiltu.

Tavoite voi olla korkeammalla, abstraktilla tasolla. Mutta se voi olla myös yhtä tasoa alempana, niin sanotusti välivaihe, joka alkaa varsinaisen tavoitteen edellytyksestä.

Haluaisin esimerkiksi lisätä tiimini innovaatiokykyä. Tiedän kuitenkin, että olen vielä hyvin alussa ja että tiimillä ei ole vielä oikeaa psykologinen turvallisuus vallitsee. Silloin tavoitteeni pitäisi olla pikemminkin tällä tasolla.

Jos sinulla ei ole selkeää tavoitetta, suosittelen kysymään yhden tai useamman kysymyksen Team Health Kick-Off Workshopissa: 

• Minkä tavoitteen haluamme asettaa itsellemme, missä haluamme kehittyä?

• Vapaaehtoinen aluksi, jos tarvitset lisää panosta.

  • Mikä tekee mielestäsi hyvän joukkueen?
  • Mikä on suurin haasteemme juuri nyt? Mikä ärsyttää meitä tällä hetkellä eniten?

Jälkimmäiset kysymykset tarjoavat hyvää rehua motivoivan välitavoitteen asettamiselle niiden pohjalta. 

Huomaat esimerkiksi, että saat jatkuvasti asiakkailta hyvin kriittistä palautetta ominaisuuksistasi. Se sattuu. Tavoitteenasi on siis: Haluamme työskennellä entistä asiakaslähtöisemmin.

Vaihe 2: Ymmärrä tavoitteesi ennakkoedellytykset.

Tiimi on siis hyvin motivoitunut työskentelemään entistä asiakaslähtöisemmin. Voit nyt säännöllisesti kysyä Health Check:ltä tiimissä: “Olemme asiakaslähtöinen tiimi.” Auttaisiko se teitä? Luultavasti ei kovin paljon. 

Tässä kohtaa Team Health Check:n toinen toiminto tulee peliin: suuntaaminen. 

Entä jos tiimissä Health Check myös asiakaslähtöinen tiimi kyselisi säännöllisesti ennakkoehtoja? Vasta silloin sillä olisi merkittävä vaikutus tiimin käyttäytymiseen! Se toimisi suunnannäyttäjänä.

Juuri tätä sinun pitäisi työstää yhdessä tiimisi kanssa toisessa vaiheessa ja pohtia sitä tiimisi Health Check-käynnistystyöpajassa: 

• Mitä meidän on tehtävä toimiaksemme entistä asiakaslähtöisemmin? Mitkä ovat suurimmat työmaamme?
• Mikä on tunnusomaista erittäin asiakaslähtöisesti toimivalle tiimille?

Jos haluan kehittyä 100 metrin sprintissä, voin myös keskittyä ensin reisilihasten harjoitteluun. Mitä joukkuelihaksia meidän siis pitää treenata ollaksemme asiakaslähtöisempiä?

Työpajassa voisi esimerkiksi esittää seuraavat ennakkoehdot: 

• KetteryysSinun pitäisi luultavasti ymmärtää paremmin, miten ketterät menetelmät itse asiassa sanelevat viestinnän asiakkaan kanssa.
  • Liity tiimiisi Health Check: Tiedämme tarkalleen, miten ketterät menetelmät auttavat meitä työskentelemään asiakaslähtöisesti.
• ViestintäJokaisen tiimin jäsenen tulisi kuulla asiakkaan puhuvan kivustaan, jos mahdollista henkilökohtaisesti.
  • Liittyminen tiimiisi Health Check: Olen säännöllisesti yhteydessä ihmisiin, jotka hyötyvät työstäni.
• MitattavuusSinun tulisi kerätä palautetta asiakkaan tyytyväisyydestä mahdollisimman neutraalilla ja standardoidulla tavalla.
  • Osallisuus tiimissäsi Health Check: Meillä on hyödyllisiä mittareita, joiden avulla työmme onnistuminen näkyy.
• Tehtävien priorisointiTehtävien priorisointi olisi tehtävä siten, että asiakas kokee säännöllisesti pienempiä parannuksia ja siten onnistumisen tunteen.
  • Liittyminen tiimiisi Health Check: Tehtävien priorisointi tapahtuu täysin asiakkaidemme edun mukaisesti.

Olen lisännyt suoraan kuhunkin näistä yksinkertaisista esimerkeistä, miten voit sisällyttää ne tavalliseen Health Check:hen. 

Juuri näin pitäisi nimittäin tämän työpajaosion lopussa tapahtua: Teillä on selkeitä lausuntoja, jotka voitte sisällyttää terveystarkastukseenne. Niiden ei tarvitse olla täydellisesti muotoiltuja - tärkeintä on, että ne voivat säännöllisesti toimia pohjana keskustelulle.

Teoriassa sinulla voi olla 6-15 erilaista lausumaa tai kohtaa, jotka edistävät “asiakaslähtöisyyden” kokonaistavoitetta.

Vaihe 3: Jatkuva parantaminen

Kehitettyjä Health Check-kohteita (tai lausumia, ks. edellä) ei pitäisi tarkastella kerran neljännesvuosittain vaan jatkuvasti. 

Voit esimerkiksi arvioida ja pohtia kolmea asiaa kerrallaan retrossa. Kun kierrätät 12 kohdetta, palaat samoihin kolmeen kohteeseen, joista aloitit neljän retron jälkeen. 

Sen mukaisesti vasta 4 sprintin jälkeen olisi ensimmäistä kertaa nähtävissä, oletteko jo parantaneet itseänne. Juuri näin muuten tiimin kehitystyökalumme Echometer toimii - lisää siitä osoitteessa Verkkosivusto.

Ilmainen “Team Health Check” -rakennussarja

Olemme kehittäneet ilmaisen työkalun, joka auttaa sinua tunnistamaan hyvät tavoitteet ja hyvät edellytykset tavoitteillesi. Löydät pääsyn alla olevaan työkaluun. 

Se on rakenteeltaan pitkälti samanlainen kuin juuri kuvattu työpaja:

1. Ensimmäisessä vaiheessa valitset tavoitteesi - se näyttää suunnilleen tältä.

1. Valitse sitten ehdotetut ennakkoehdot vastaavalle tavoitteelle. Ehdotuksemme on kehitetty psykologisten tutkimusten perusteella ja yhteistyössä käytännön toimijoiden kanssa.
2. Tämä vaihe on keskeinen: Kun olet valmis, pyydät tiimisi jäseniä myös täyttämään työkalun kerran 3 minuutissa - eli valitsemaan tiimillesi tavoitteen ja edellytykset omasta näkökulmastaan.
   
   Tiimisi jäsenten osallistuminen on tässä yhteydessä tietenkin tärkeää, sillä vain silloin he todella tuntevat olevansa sinun vastuullasi. Vasta nyt he tukevat täysin Health Check:n tuloksia ja ovat halukkaita toteuttamaan sitä säännöllisesti.
3. Pohtikaa ja päättäkää yhdessä tulostenne perusteella, mitä näistä asioista haluaisitte mitata säännöllisesti tiimin Health Check:ssä. Tätä vaihetta tukee työkalumme grafiikalla, katso tästä:

Tarvittaessa voit mukauttaa kohteita tiimillesi sopiviksi tai lisätä muita tekijöitä tai lausumia, jotka eivät vielä sisälly työkaluun.

Health Check Builder voi siis olla loistava lähtökohta tiimisi kehittämiselle. Täältä sinulla on suora pääsy:

Tärkein askel Health Check-tiimille.

Team Health Check:llä on todellista arvoa vain, jos puhut tuloksista lääkärin kanssa. Kuka se on ketterissä tiimeissä? No, ne ovat itseorganisoituneita. Eli parhaassa tapauksessa he yrittävät ensin ratkaista haasteensa itse. Health Check on apua itseapuun.

Paras paikka kouluttaa tätä tiimin “omavastuullisuutta”.on ketterä retrospektiivi. Suosittelen siis, että otat Health Check:n jatkuvasti mukaasi retroiluun ja pohdit jatkuvasti tuloksia.

Ehkä mietit myös, mitä tapahtuu, kun olet saavuttanut tavoitteesi. Lyhyesti sanottuna sinun pitäisi juhlia tätä onnistumista. Ja mieluiten teidän pitäisi juhlia yhdessä sitä, miten pääsitte sinne.

Jos esimerkiksi katsoo menneitä retroja ja tiiminä tajuaa, mitä ongelmia heillä oli vielä muutama kuukausi sitten, sillä voi olla erittäin positiivinen vaikutus tiimien itseluottamukseen - ja se ketterä ajattelutapa vahvistaa!

Ja sitten se tietysti jatkuu: mikä on seuraava taso, seuraava tavoite, jonka asetamme itsellemme? Mitkä ovat sen saavuttamisen edellytykset? Koko prosessi toistuu. Jatkuva parantaminen.