Työsopimukset: 10 esimerkkiä, näytettä ja mallia

Tehokas yhteistyö tiimeissä on ratkaisevan tärkeää menestyksen kannalta, erityisesti Scrumin kaltaisten ketterien menetelmien yhteydessä. Työsopimukset ovat ratkaisevassa asemassa, kun luodaan selkeät puitteet yhteistyölle. Ja tietysti mallityösopimukset voivat auttaa hyvien ideoiden keksimisessä.

Tässä artikkelissa olen tarkastellut tarkemmin työsopimusten merkitystä ketterissä ja etätiimeissä ja arvioinut myös sitä, miten säännölliset tarkistukset ja mukautukset auttavat jatkuvasti parantamaan dynaamista ja tuottavaa tiimiympäristöä. Aloitetaan esittelevällä selityksellä työsopimuksista.

Aluksi: Oletko johtajana epävarma siitä, miltä järjestelmällinen ja onnistunut ihmisten johtaminen näyttää? Sitten minulla on sinulle jotain: meidän ilmainen online-koulutus ihmisten johtamisesta .

Schau gerne mal rein und lerne zum Beispiel einen Trick, wie du die Teamleistung relativ einfach um 10-20% steigern kannst - du kannst sofort loslegen :) Aber zurück zum Thema.

“Working Agreements” viittaavat sopimuksiin tai sääntöihin, jotka määritetään tiimissä tai organisaatiossa yhteistyön parantamiseksi ja positiivisen työympäristön edistämiseksi. Nämä sopimukset toimivat ohjeena tiimin jäsenten käyttäytymiselle ja voivat auttaa minimoimaan väärinymmärryksiä, lisäämään tuottavuutta ja vähentämään konflikteja.

Työsopimukset laaditaan yleensä hankkeen tai yhteistyön alussa, ja kaikki ryhmän jäsenet hyväksyvät ne. Nämä sopimukset voivat kattaa useita eri näkökohtia, kuten

1. Viestintä: Viestintäkanavien, -aikojen ja -tyylien määrittely tehokkaan ja avoimen viestinnän edistämiseksi.

2. Työaika: Työaikojen, taukojen ja tavoitettavuuden selventäminen yhtenäisen työn rakenteen varmistamiseksi.

3. Tehtävät: Määrittele kunkin tiimin jäsenen roolit ja tehtävät, jotta vastuualueet ovat selvät.

4. Kunnioitus ja yhteistyö: Sopimus kunnioittavasta käyttäytymisestä, tiimityön edistämisestä ja konfliktien ratkaisemisesta rakentavalla tavalla.

5. Työmenetelmä: Tiimissä käytettävien prosessien, menetelmien ja välineiden määrittely tehokkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.

6. Palaute: Palautemekanismien ja -kulttuurin selkeyttäminen avoimen ja rakentavan palautteen antamisen edistämiseksi.

Työsopimusten tarkoituksena on luoda yhteisymmärrys ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet työskentelevät samalla tavalla. Nämä sopimukset voivat vaihdella tiimin ja hankkeen mukaan, ja niitä olisi tarkistettava säännöllisesti ja mukautettava tarvittaessa.

Mitkä voisivat siis olla konkreettisia esimerkkejä toimivista sopimuksista? Seuraavat esimerkit työsopimuksista auttavat sinua ymmärtämään aihetta paremmin.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä tai esimerkkejä työsopimuksista, jotka voidaan määritellä tiimissä tai organisaatiossa:

1. Kunnioittava viestintä:

• Kunnioitamme kaikkien tiimin jäsenten mielipiteitä ja ideoita.
• Kritiikki on rakentavaa ja sen tavoitteena on parantaa yhteistyötä.
• Kuuntelemme tarkkaavaisesti ja annamme kaikille mahdollisuuden ilmaista itseään.

2. Täsmällisyys ja saatavuus:

• Noudatamme sovittuja työaikoja ja ilmoitamme poissaoloista tiimille hyvissä ajoin.
• Kiireellisissä tapauksissa ilmoitamme tiimille viivästyksistä hyvissä ajoin.

3. Tehtävät ja vastuualueet:

• Jokainen tiimin jäsen ymmärtää roolinsa ja vastuunsa.
• Jaamme tehtävät avoimesti ja autamme toisiamme tarvittaessa.

4. Tehokas viestintä:

• Käytämme selkeää ja täsmällistä kieltä.
• Jaamme tärkeitä tietoja tätä tarkoitusta varten varattua viestintäkanavaa pitkin.

5. Työmenetelmät ja -välineet:

• Käytämme yhteisesti määriteltyjä työkaluja ja menetelmiä projektityöskentelyyn.
• Työkaluihin tai prosesseihin tehtävistä muutoksista keskustellaan ja sovitaan tiimissä.

6. Palautekulttuuri:

• Annamme säännöllisesti rakentavaa palautetta ja otamme aikaa sen pohtimiseen.
• Palaute annetaan asiallisesti ja kunnioittavasti.

7. Henkilökohtainen vastuu:

• Jokainen tiimin jäsen ottaa vastuun tehtävistään ja tiimin tavoitteiden saavuttamisesta.
• Etsimme aktiivisesti ratkaisuja ennen kuin annamme ongelmien kärjistyä.

8. Luottamuksellisuus:

• Luottamukselliseksi merkittyjä tietoja kunnioitetaan, eikä niitä jaeta ilman suostumusta.

Nämä esimerkit tai näytteet toimivat lähtökohtana. On tärkeää, että työsopimukset vastaavat tiimin erityistarpeita ja -dynamiikkaa. Sopimuksista olisi keskusteltava avoimesti, ja kaikkien tiimin jäsenten olisi hyväksyttävä ne.

Voit esimerkiksi työskennellä Scrum-tiimissä. Millaisia konkreettisia esimerkkejä Scrumissa tehtävistä työsopimuksista voisi olla?

Ennen kuin menen tähän asiaan, haluaisin huomauttaa työsopimuksesta tai työpajasta ja Health Check:n retrospektiivisistä malleista: Echometer:ssä voit heijastaa Health Check:n kohteita (näennäisiä työsopimuksia) ketterissä retrospektiiveissäsi. Voit tutustua siihen suoraan (ilman kirjautumista) klikkaamalla alla olevaa painiketta:

Scrumin kontekstissa työsopimukset voivat auttaa edistämään tiimin sisäistä yhteistyötä ja varmistamaan, että kaikki jäsenet työskentelevät tehokkaasti ja tuloksellisesti. Seuraavassa on joitakin konkreettisia esimerkkejä tai näytteitä työsopimuksista Scrum-tiimissä:

1. Täsmällisyys Scrum-tapahtumissa:

• Kaikki tiimin jäsenet sitoutuvat olemaan ajoissa paikalla Scrum-tapahtumissa, mukaan lukien Sprintin suunnittelu, Daily Stand-up, Sprint Review ja Sprint Retrospective.

2. Aktiivinen osallistuminen Scrum-tapahtumiin:

• Jokainen tiimin jäsen osallistuu aktiivisesti Scrum-tapahtumiin, jakaa edistymistä ja esteitä sekä etsii mahdollisuuksia yhteistyöhön.

3. Keskeneräisen työn (WIP) rajoittaminen:

• Ryhmä sopii tehtävien enimmäismäärästä, joka voidaan suorittaa samanaikaisesti, jotta vältetään ylikuormitus ja kannustetaan tehtävien suorittamiseen.

4. Päivittäiset stand-up-säännöt:

• Päivittäinen tapaaminen pysyy lyhyenä ja keskittyneenä, ja jokainen jakaa vain olennaiset tiedot työstään ja mahdollisista esteistä.
• Keskustelut, jotka eivät liity suoraan päivittäiseen päivystykseen, käydään kokouksen ulkopuolella.

5. Määritelmä “valmis”:

• Tiimillä on selkeä ja yhteisesti hyväksytty määritelmä jokaiselle tehtävälle, jotta varmistetaan, että suoritetut tehtävät ovat laadukkaita ja täydellisiä.

6. Vastuu esteistä:

• Tiimin jäsenet ovat sitoutuneet ilmoittamaan esteistä välittömästi ja osallistumaan aktiivisesti ratkaisuun, jos mahdollista.

Scrumin lisäksi on olemassa muitakin kehyksiä, kuten Scaled Agile Framework SAFe, jota käytetään skaalautuvissa ketterissä tiimeissä. Millaisia voisivat olla esimerkit tai esimerkkityösopimukset?

Ennen kuin menemme pidemmälle, tässä on lyhyt huomautus. Viime kädessä yksi työsopimusten päätavoitteista on parantaa tiimisi suorituskykyä. Mutta miten tämä todella saavutetaan kokonaisvaltaisesti? Selitän tärkeän henkisen mallin, jonka avulla voit vastata tähän kysymykseen ilmaisen Ihmisten kehittäminen -verkkokurssimme toisessa osassa:

Play

Tässäkin tapauksessa on olemassa samansuuntaisia työsopimusmalleja:

1. PI-suunnittelu:

• Valmistaudumme hyvin SAFe Programme Increment (PI) -suunnitteluun ja tuomme mukanamme kaikki tarvittavat tiedot.
• Jokaisella on mahdollisuus kertoa näkemyksensä, ja kannustamme avoimeen keskusteluun.

2. Jatkuva parantaminen:

• Olemme sitoutuneet jatkuvaan parantamiseen ja osallistumme aktiivisesti SAFe- ja tiimiretrospektiiveihin.
• Parannusehdotukset dokumentoidaan ja toteutetaan seuraavissa iteraatioissa.

3. Valmiin ja valmiin selkeä määritelmä:

• Meillä on selkeät kriteerit “Valmis” (valmis käsiteltäväksi) ja “Valmis” (valmis) -toiminnoille julkaisujunan tasolla.
• Määritelmiä tarkistetaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.

4. Tiedonvaihto ja yhteistyö:

• Edistämme osaamisen vaihtoa ARTin SAFe-tiimien välillä ja edistämme yhteistä tietopohjaa.
• Tiimit työskentelevät tiiviisti yhdessä ja tukevat toisiaan PI:n tavoitteiden saavuttamiseksi.

5. Roolien ja vastuiden kunnioittaminen:

• Jokaista SAFe-kehyksen roolia kunnioitetaan, ja yksittäisten roolien vastuualueet on määritelty selkeästi.
• Rooliristiriidat tai epäselvyydet ratkaistaan ennakoivasti.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tai esimerkkejä SAFe-työsopimuksista. On tärkeää, että tiimit muokkaavat SAFe Working Agreements -työsopimuksia omaan kontekstiinsa ja tarkistavat niitä säännöllisesti varmistaakseen, että ne ovat edelleen tehokkaita.

Työsopimusten esimerkkien pitäisi auttaa sinua luomaan omat työsopimuksesi - jotta vältät kaaoksen, joka vaivaa joitakin ketteriä projektitiimejä.

Nyt kun olemme puhuneet Scrumista ja SAFe:sta, entäpä työsopimusesimerkit etäryhmissä?

Työsopimukset ovat erityisen tärkeitä etäryhmille, sillä niiden avulla voidaan asettaa selkeät odotukset ja optimoida yhteistyö virtuaaliympäristössä. Seuraavassa on jälleen pieni luettelo ideoista ja esimerkkejä tai esimerkkejä etätyösopimuksista etäryhmissä:

1. Viestintäsäännöt:

• Suositeltavien viestintäkanavien määrittely (esim. chat, videopuhelut, sähköposti).
• Selkeät odotukset viestien vastausajasta.

2. Työajat ja saatavuus:

• Työaikojen ja saatavuuden avoin määrittely.
• Selvitetään, miten ja milloin taukoja voidaan pitää.

3. Tilapäivitykset:

• Sopimus säännöllisistä tilapäivityksistä, jotta tiimin jäsenet saavat käsityksen meneillään olevista tehtävistä.
• Työkalujen käyttö työn tilan päivittämiseen.

4. Kokousetiketti:

• Virtuaalikokouksiin osallistumista koskevat selkeät säännöt, mukaan lukien täsmällisyys ja aktiivinen osallistuminen.
• Kokousten tallentaminen niiden tukemiseksi, jotka eivät voineet osallistua kokouksiin.

5. Dokumentointi ja tiedonvaihto:

• Sopimus tehtyjen päätösten, keskustelujen ja toimenpiteiden dokumentoinnista.
• Yhteisten asiakirjojen tai tietämysalustojen käyttö helppoa yhteistyötä varten.

6. Valmius spontaaneihin keskusteluihin:

• Selkeys siitä, milloin tiimin jäsenet ovat käytettävissä spontaaneihin keskusteluihin ja milloin eivät (esim. tilannekuvien avulla).

7. Apua ja tukea:

• Avoin viestintä avun ja tukipalvelujen tarpeesta.
• Kysymyksiä ja apua varten luodaan kanava tiimin sisällä.

8. Luottamuksellisuus ja tietosuoja:

• Sopimus luottamuksellisten tietojen kunnioittavasta käsittelystä ja tietosuojaa koskevista ohjeista.

9. Taukoja ja rentoutumista:

• Kannusta taukoja palautumiseen ja vältä ylikuormitusta.
• Kannusta käyttämään poissaoloilmoituksia taukojen tai lomien aikana.

Nämä esimerkit tai mallit on suunniteltu vastaamaan etätyön erityishaasteisiin ja helpottamaan yhteistyötä hajautetussa tiimissä. On tärkeää, että nämä sopimukset laaditaan yhdessä, sillä vasta sitten tiimi todella ottaa ne todesta!

–:stä puheen ollen, miten omien työsopimusten määrittely itse asiassa toimisi? Siihen on olemassa malleja!

Työsopimusmalli on ennalta määritetty muoto tai malli, joka toimii lähtökohtana työsopimusten luomiselle tiimissä tai organisaatiossa. Se auttaa jäsentämään prosesseja ja varmistamaan, että yhteistyön tärkeät näkökohdat on otettu huomioon. Seuraavassa on joitakin elementtejä, joita työsopimusmalli voisi sisältää:

1. Otsikko:

• Selkeä otsikko, josta käy ilmi, että kyseessä on toimiva sopimus. Esimerkiksi: “Tiimin työsopimus” tai “Scrum-tiimin työsopimus”.

2. Johdanto:

• Lyhyt johdanto, jossa selitetään työsopimuksen tarkoitus ja korostetaan, miksi se on tärkeä.

3. Päivämäärä ja versio:

• Osio, johon merkitään työsopimuksen luomisen tai päivittämisen päivämäärä ja versionumero, jotta voidaan varmistaa, että kaikki ryhmän jäsenet käyttävät uusinta versiota.

4. Vastuulliset osapuolet:

• Luettelo vastuullisista osapuolista, mukaan lukien kaikki tiimin jäsenet ja mahdollisesti myös tiimin johtaja tai Scrum Master.

5. Itse työehtosopimus:

• Täältä löytyy ydin, tiimin konkreettinen toiminta.

6. Jatkuva parantaminen:

• Alue, joka korostaa, että työsopimusta voidaan hyvinkin mukauttaa uudelleen tulevaisuudessa – alussa, joten se voi hyvinkin olla vielä tyhjä.

7. Allekirjoitukset:

• Kaikkien ryhmän jäsenten on allekirjoitettava, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet työsopimuksen ja hyväksyneet sen.

Tällainen malli voi toimia lähtökohtana tiimin sisäisille keskusteluille ja edistää kaikkien jäsenten aktiivista osallistumista työsopimusten määrittelyyn.

Tässä mallissa keskitytään kuitenkin työsopimusten dokumentointiin. Mutta miten ne laaditaan? “Tiimin sitoumukset” -kysymykset voivat olla avoin menetelmä tähän. Tässä annetaan 3 lausetta, joiden tarkoituksena on suodattaa tiimin olemassa olevat käyttäytymismallit, jotta niiden pohjalta voidaan määritellä konkreettiset työsopimukset. Jälkimmäinen tapahtuisi todennäköisesti vasta toisessa vaiheessa.

Seuraavassa on virkkeitä Working Agreement -mallia varten: Tavoitteena on, että tiimi yksinkertaisesti täydentää virkkeet ymmärtääkseen, mitä käyttäytymismalleja on tällä hetkellä olemassa tai mitä käyttäytymismalleja toivotaan. Osana työpajaa on alussa myös yksinkertainen Health Check -kysely, jossa kysytään anonyymisti, kuinka “yhdenmukainen” tiimin käsitys hyvästä työstä oikeastaan tällä hetkellä on.

Voit myös järjestää työpajan suoraan retrospektiivi- ja tiimin kehittämistyökalussamme Echometer painamalla painiketta.

Monilla johtajilla on säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia työntekijöidensä kanssa. Myös tämä kokousrutiini - ketterien retrospektiivien (katso alla) lisäksi - soveltuu luonnollisesti Working Agreements -sopimusten yksilölliseen pohtimiseen.

Ajatuksena on, että valitset yksittäisiä työsopimuksia esimerkiksi kerran tai kahdessa kuukaudessa ja teet niistä osan kahdenkeskistä tapaamista.

Jännittävää tässä on se, että kyseessä pitäisi tietenkin olla työsopimukset, jotka ovat erityisen tärkeitä yksittäiselle henkilölle. 

Seuraavassa mallissa on muutamia esimerkkejä lausunnoista, joita voit pohtia kahdenkeskisessä tapaamisessa. Voit myös kokeilla niitä suoraan 1-to-1-kokoustyökalussamme Echometer klikkaamalla vihreää painiketta.

Myönnettäköön: Laajennan tässä yhteydessä termiä “työsopimus” koskemaan myös tiimin ulkopuolista työalaa. Teen tämän kuitenkin tarkoituksella, koska työntekijöiden yksilöllisessä kehittymisessä on ilmeisen paljon potentiaalia.

Jos olet kiinnostunut hyvistä malleista 1-to-1-kokouksia varten, katso täältä: Täältä löydät 129 kysymystä henkilökohtaiseen tapaamiseen (tai arviointikeskusteluun). ja Tässä on 3 parasta kahdenkeskisten tapaamisten työkalua vertailussa. - mukaan lukien Echometer tietysti.

Kokemus on osoittanut, että työsopimukset unohtuvat helposti johonkin asiakirjaan tai seinällä olevaan julisteeseen, kun projektista on kulunut muutama viikko. Mitä asialle voi tehdä?

Minun ehdotukseni:

1. Laita Working Agreements säännöllisesti ketterien retrospektioiden asialistalle!
2. Käytetään (mahdollisesti nimettömiä) kyselyitä, joilla voidaan palauttaa mieleen työsopimukset yksinkertaisella tavalla. 

Tämän menetelmän etuna on, että se tuottaa jopa jännittäviä mittareita jatkuvaan parantamiseen - ja on vieläkin enemmän positiivista:

1. Mitattavat mittarit:

• Kyselyt voivat tarjota mitattavissa olevia mittareita, joiden avulla voidaan mitata työsopimusten ja myös Agilen-valmennuksen tehokkuutta ja tunnistaa ajan myötä tapahtuvia suuntauksia.

2. Integrointi työnkulkuun:

• Kyselyjen sisällyttäminen tavanomaiseen työnkulkuun antaa tiimille mahdollisuuden käsitellä työsopimuksia jatkuvasti ilman erityisiä kokouksia.

3. Anonymiteetti ja avoimuus:

• Kyselyt voivat olla nimettömiä, mikä voi kannustaa tiimin jäseniä antamaan rehellistä palautetta ilman huolta siitä, että heidän mielipiteensä tunnistetaan.

Itse asiassa juuri kuvattu tapa on Echometer-työkalun metodologia: Se yhdistää ketterät Health Check -kyselyt - muun muassa Working Agreements -sopimuksiin - ketteriin retrospektiiveihin. Tällä tavalla ketterästä valmennuksesta tulee huomattavasti tehokkaampaa ja vihdoinkin mitattavaa. Echometer:tä pidetään yhtenä parhaista retrospektiivisistä ohjelmistotyökaluista..

Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.

Toivon, että työsopimuksia koskevat ajatukseni ovat osoittaneet, että ne eivät ole pelkkiä suuntaviivoja, vaan ne voivat olla eläviä välineitä tiimien välisessä yhteistyössä. Jatkuva pohdinta, palautteen integrointi ja sopeutuminen muuttuviin olosuhteisiin ovat ratkaisevia työsopimusten onnistumisen kannalta. 

Lopuksi vielä huomautus: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu pohtia Working Agreements -sopimuksia säännöllisesti retrospektiiveissäsi: Voit aloittaa ketterän retrospektiivin alla ilman sisäänkirjautumista, tässä tapauksessa “Keep, Stop, Start” -työpajan. 

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.