5 modèles & un guide : Rapport hebdomadaire des employés

Je n’ai pas eu besoin de faire des études de psychologie pour savoir : Une gestion d’équipe réussie passe par une communication saine et régulière. 

Et un moyen courant que les dirigeants utilisent pour cela est le rapport hebdomadaire sur le statut des employés. Ils donnent un aperçu du statut de l’employé, de ses performances, de certains KPI et métriques ou, en option, de son humeur.

Dans cet article, je vais donner un aperçu des rapports hebdomadaires des employés, fournir quelques modèles et fichiers dans différents formats (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) et te guider, en tant que patron, dans l’utilisation de cet outil de communication. 

Tout d’abord, en tant que cadre, tu ne sais pas trop à quoi ressemble une gestion systématique et réussie des ressources humaines ? Alors j’ai quelque chose pour toi : notre Cours de formation en ligne gratuit sur la gestion des ressources humaines.

N’hésitez pas à y jeter un coup d’œil et à apprendre, par exemple, une astuce pour augmenter assez facilement les performances de l’équipe de 10 à 20 % - vous pouvez commencer tout de suite 🙂 Mais revenons au sujet.

Les rapports des employés sont-ils encore adaptés à une culture de gestion moderne ? Bonne question. On peut et on doit aussi voir d’un œil critique les rapports de travail numériques ou virtuels réguliers. Je vais également adopter cette perspective. Mais commençons tout d’abord par nous demander ce qu’est un rapport d’activité hebdomadaire.

Pour faire court, je dirais : L’idée de base d’un rapport hebdomadaire sur l’état des collaborateurs est d’obtenir, en tant que cadre, un aperçu efficace et rapide de l’état actuel de toutes les tâches et activités de l’équipe. 

Alors pourquoi le rapport d’état hebdomadaire de Direct Reports est-il pertinent ? Ton objectif en tant que manager est d’atteindre l’objectif de l’équipe et de maintenir la motivation des collaborateurs à un niveau élevé. En tant que manager, ta tâche consiste entre autres à orienter l’équipe vers un objectif, c’est-à-dire à orchestrer les différentes activités individuelles afin d’obtenir finalement une friction constructive tout en maintenant l’harmonie. C’est justement là que le rapport des collaborateurs peut t’aider. Selon le secteur, que ce soit dans l’informatique ou dans la vente, les priorités sont bien sûr différentes, et tu devrais donc utiliser des modèles et des formats différents.

En principe, le rapport hebdomadaire sur le statut de l’employé consiste en un document d’une page maximum envoyé par e-mail au responsable de l’entreprise. Ce document d’une page est généralement un modèle constant que l’employé remplit chaque semaine en quelques minutes. 

Comme nous l’avons dit, l’accent est mis en premier lieu sur les activités du Direct Report, sur ses objectifs et éventuellement sur les métriques qui ont été atteintes ou non.

Elles peuvent aussi être un moyen de contourner les réunions individuelles synchrones régulières avec les collaborateurs qui ont aussi leurs problèmes - comme on le voit sur l’image ci-dessous 😄 Mais nous y reviendrons, approfondissons un peu d’abord.

Alors, en tant que patron, que devrais-tu inclure dans un rapport hebdomadaire sur le statut des employés ? D’un point de vue général, il s’agit de trois choses :

Cela devrait vous donner une bonne première impression de ce que peut contenir un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement des collaborateurs. De plus, cela devrait également clarifier l’importance d’un rapport correspondant - qu’il soit synchrone lors d’une réunion, asynchrone sous forme de simple mise à jour par e-mail ou via un logiciel de mise à jour individuelle comme Echometer - pour la gestion de l’équipe.

D’ailleurs, Elon Musk a lui aussi exigé de ses collaborateurs chez X qu’ils lui envoient un rapport chaque semaine. Cette idée a fait l’objet de nombreuses discussions. Tu trouveras plus d’informations sur ce site web ici. Je ne veux pas te cacher à quoi ressemble le modèle de rapport d’état d’Elon Musk. Voici la partie cruciale de l’email annonçant l’initiative (traduction libre dans toutes les langues non anglaises) :

Exemple : Email d’Elon Musk (Twitter) concernant les rapports hebdomadaires

Avant de passer tout de suite aux modèles et aux formats, j’aimerais adopter une perspective méta : Les rapports hebdomadaires sur l’état d’avancement des collaborateurs sont-ils vraiment utiles ?

Honnêtement : Souvent pas.

Les rapports numériques hebdomadaires ont sans aucun doute leur utilité dans de nombreuses organisations, mais dans les équipes qui effectuent un travail de connaissance et qui opèrent dans des environnements complexes selon le cadre Cynefin, il y a quelques faiblesses fondamentales qui devraient être remises en question.

1. le contact personnel est indispensable

Dans les environnements de travail complexes et dynamiques, l’échange direct entre les membres de l’équipe et les supérieurs est essentiel. Les réunions personnelles en tête-à-tête ou les réunions d’équipe productives où l’on travaille ensemble pour trouver des solutions ne sont pas seulement plus efficaces, elles le sont aussi :

• Plus valorisant envers les collaborateurs Le dialogue crée un espace pour les préoccupations individuelles et permet d’aborder directement les problèmes ou les idées.
• Favorise les relations : Une interaction personnelle régulière renforce la confiance et les liens au sein de l’équipe ainsi qu’entre les collaborateurs et les dirigeants. Dans des situations complexes, une bonne relation est souvent décisive pour le succès.

En revanche, les rapports numériques hebdomadaires ne remplacent pas ce contact direct et ont souvent un effet mécanique ou unilatéral.

2. Manque de transparence des informations

Le principal point de critique à l’égard des rapports hebdomadaires est le traitement centralisé et opaque de l’information :

• Typiquement, toutes les informations finissent dans les mains d’une seule personne, généralement le supérieur hiérarchique.
• Cependant, cette personne n’est souvent pas en mesure de résoudre tous les problèmes ou de traiter toutes les informations pertinentes.
• Il n’est pas clair si les collaborateurs reçoivent réellement le soutien dont ils ont besoin, car la discussion fait défaut.

Un rapport seul ne peut pas remplacer l’intelligence collective et la créativité d’une équipe, qui sont si importantes pour relever des défis complexes.

Si tu es impatient et que tu veux un modèle, tu peux regarder notre vidéo ici : J’y présente un modèle simple et imprimable basé sur Excel.

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Alternative aux rapports hebdomadaires : Réunions personnelles et discussions d’équipe

Une meilleure approche consiste à organiser régulièrement des réunions personnelles en tête-à-tête avec les Direct Reports (virtuellement ou à distance si nécessaire) et à établir en plus des réunions d’équipe productives, comme des rétrospectives agiles.

• Les réunions en tête-à-tête permettent d’aborder directement les défis ou les préoccupations individuelles et de développer ensemble des solutions.
• Les réunions d’équipe favorisent l’échange et l’apprentissage mutuel, ce qui permet de profiter de l’expertise de toute l’équipe.
• Surtout dans les environnements complexes, ces réunions aident à renforcer la résolution commune des problèmes et à répartir les responsabilités plutôt que de les concentrer sur une seule personne.

Les rapports hebdomadaires peuvent donc être utiles dans certains scénarios, mais ils ne peuvent pas remplacer ton contact personnel et la coopération interactive des entretiens personnels avec toi en tant que chef.

Si tu souhaites une intro générale sur les réunions régulières en tête-à-tête, n’hésite pas à consulter notre post à ce sujet : Un guide : 6 conseils pour des entretiens 1 à 1 réussis.

Pas le temps de faire des réunions 1 à 1 ?

Tu penses que tu n’as pas le temps pour des réunions régulières en tête-à-tête ou tu n’imagines pas pouvoir les animer régulièrement avec succès et de manière productive ? Pourtant, c’est relativement simple et cela ne prend que quelques minutes de préparation et de suivi : Avec notre logiciel de réunions 1-à-1 Echometer.

Dans notre logiciel, ton collaborateur peut prendre des notes à distance pour votre réunion commune de manière asynchrone, sans toi. Lors de la réunion commune, vous pouvez ensuite discuter de manière productive des points et être accompagné de modèles de questions. De plus, l’ambiance et le développement des collaborateurs deviennent mesurables au fil du temps.

N’hésitez pas à y jeter un coup d’œil en essayant le modèle ou le format suivant :

Si tu veux avoir une meilleure idée des autres modèles disponibles dans notre logiciel, cet article de blog peut t’aider : 5 modèles pour les check-ins réguliers des employés.

Maintenant, assez de critiques. Tu étais intéressé par des modèles… Pour te donner encore plus de sens sur le thème des réunions un à un et des mises à jour de statut hebdomadaires avec tes collaborateurs, je te donne ci-dessous quelques modèles et formats pour différents scénarios.

Ne t’inquiète pas, je les prépare dans les formats les plus courants pour que tu puisses éventuellement les modifier, les imprimer et même les télécharger : PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT.

Tu trouveras ci-dessous des modèles, des exemples et des exemples de rapports hebdomadaires sur le statut des employés. Ils ont différents points forts et devraient donc convenir à différents cas d’utilisation.

Le formulaire suivant convient comme modèle gratuit pour ton check-in hebdomadaire de statut d’employé.

Au cas où tu ne l’aurais pas vu : Tu peux aussi ouvrir, modifier, télécharger et imprimer ce modèle de rapport dans d’autres formats (comme PDF ou Word) en haut des toggles. Les modèles téléchargeables sont d’ailleurs en anglais, comme tu l’as peut-être déjà vu. Tu peux copier le texte ci-dessus ou utiliser l’outil Deepl comme traducteur si tu souhaites le modèle de rapport d’employé dans une autre langue (par exemple en espagnol, néerlandais, portugais, français, finlandais, italien ou suédois).

Comme modèle gratuit pour ton check-in hebdomadaire de statut d’employé, dans lequel tu demandes chaque jour, le formulaire suivant convient aussi bien comme document Word que comme document Excel.

🚸 Attention : Vous devez être connecté à Google pour pouvoir copier le modèle en haut à gauche du menu (et donc le modifier).

C’est moi dans la vidéo Youtube. Si tu souhaites un peu plus de contexte autour du modèle de réunion mensuelle en tête-à-tête, n’hésite pas à regarder la vidéo.

Si tu veux aborder ton entretien en tête-à-tête de la manière la plus intelligente possible, tu vas vivre quelques moments ahurissants dans la vidéo :

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Comme modèle gratuit pour ton check-in hebdomadaire de statut d’employé, qui ne doit pas être trop ennuyeux, le formulaire suivant est approprié.

Au cas où tu ne l’aurais pas vu : Tu peux aussi ouvrir, modifier, télécharger et imprimer ce modèle de rapport dans d’autres formats (comme PDF ou Word) en haut des toggles. Les modèles téléchargeables sont d’ailleurs en anglais, comme tu l’as peut-être déjà vu. Tu peux copier le texte ci-dessus ou utiliser l’outil Deepl comme traducteur si tu souhaites le modèle de rapport d’employé dans une autre langue (par exemple en espagnol, néerlandais, portugais, français, finlandais, italien ou suédois).

En tant que modèle gratuit pour ton check-in hebdomadaire du statut des employés, dans lequel tu souhaites un feedback sur certaines métriques et KPI, le formulaire suivant convient aussi bien en tant que document Word que Excel.

Au cas où tu ne l’aurais pas vu : Tu peux aussi ouvrir, modifier, télécharger et imprimer ce modèle de rapport dans d’autres formats (comme PDF ou Word) en haut des toggles. Les modèles téléchargeables sont d’ailleurs en anglais, comme tu l’as peut-être déjà vu. Tu peux copier le texte ci-dessus ou utiliser l’outil Deepl comme traducteur si tu souhaites le modèle de rapport d’employé dans une autre langue (par exemple en espagnol, néerlandais, portugais, français, finlandais, italien ou suédois).

Le formulaire suivant est un modèle gratuit pour ton check-in hebdomadaire du statut d’employé, dans lequel tu souhaites faire réfléchir ton employé.

Au cas où tu ne l’aurais pas vu : Tu peux aussi ouvrir, modifier, télécharger et imprimer ce modèle de rapport dans d’autres formats (comme PDF ou Word) en haut des toggles. Les modèles téléchargeables sont d’ailleurs en anglais, comme tu l’as peut-être déjà vu. Tu peux copier le texte ci-dessus ou utiliser l’outil Deepl comme traducteur si tu souhaites le modèle de rapport d’employé dans une autre langue (par exemple en espagnol, néerlandais, portugais, français, finlandais, italien ou suédois).

Maintenant que tu as vu quelques exemples de rapports hebdomadaires, tu te demandes peut-être comment les remplir de manière optimale. C’est pourquoi je voudrais te donner un exemple de ce à quoi ressemble un rapport hebdomadaire type pour un développeur de logiciels, par exemple. Comme je l’ai dit, j’en viens à la question de savoir si les rapports hebdomadaires sont un moyen adéquat pour les équipes de logiciels et en général.

Exemple complété : Rapport d’état hebdomadaire

Si tu souhaites des instructions plus concrètes sur la manière de préparer et de remplir un rapport hebdomadaire, les conseils suivants peuvent t’intéresser. Il s’agit quasiment d’un tutoriel sur ce à quoi ressemblent les rapports hebdomadaires de manière optimale.

Si tu suis ces conseils, tu ne feras pas non plus les erreurs typiques que l’on rencontre plus souvent dans les rapports hebdomadaires.

• Consulter les journaux quotidiens : Regarde tes notes quotidiennes ou des outils comme Jira, Trello, Asana ou GitHub pour enregistrer tous les événements importants et les progrès de la semaine.
• Coordination avec l’équipe : si ton rapport concerne un projet d’équipe, demande des mises à jour à tes coéquipiers.
• Vérifier les objectifs du projet ou du sprint : Compare tes progrès avec les objectifs prévus pour la semaine.

1.2 Donner la priorité

• Déterminer la pertinence : Concentre-toi sur les résultats et les sujets qui sont importants pour ton équipe ou tes parties prenantes.
• Identifier les points forts : Sélectionne les réalisations, les défis et les plans les plus importants. Il n’est pas nécessaire de mentionner chaque petit détail.

1.3. prendre en compte le groupe cible

• Réfléchis à qui va lire le rapport. Les détails techniques sont par exemple pertinents pour ton équipe de développeurs, mais moins pour la direction, qui est plutôt intéressée par les résultats et les KPI.

2. définir la structure

Utilise une structure claire pour présenter les informations de manière claire. Un format qui a fait ses preuves est le suivant (tu trouveras d’autres modèles en haut) :

1. Résumé : En bref, les points forts de la semaine.
2. Les réalisations : Qu’est-ce qui a été réalisé ?
3. Défis à relever : Quels ont été les problèmes ?
4. Plans pour la semaine prochaine : des mesures concrètes pour assurer les progrès.
5. Autre (facultatif) : Questions ouvertes, suggestions, feedback.

À ce propos : si tu es un dirigeant de développeurs de logiciels, l’article suivant pourrait t’intéresser : 6 Exemples de feedback aux développeurs de logiciels .

• Des phrases courtes : Garde les infos compactes.
• Utiliser des bulletpoints : Ils rendent le rapport plus clair.
• Utilise les termes techniques avec parcimonie : Seulement si le groupe cible les connaît bien.

3.2. mettre en avant les résultats plutôt que les processus

• N’écris pas seulement “J’ai travaillé sur XYZ”, mais par exemple “XYZ a été mis en œuvre et testé, ce qui a amélioré la sécurité autour de X%”.
• L’accent devrait être mis sur les résultats.

3.3 Équilibrer le positif et le négatif

• Souligne tes réalisations, mais ne cache pas les défis.
• Si possible, mentionne des solutions ou des approches aux problèmes.

4. Vérification

• Orthographe et grammaire : vérifie tout soigneusement pour que ton rapport ait l’air professionnel.
• Clarté : lis le rapport à haute voix ou demande à un collègue de le relire.
• Exhaustivité : assure-toi qu’il ne manque rien d’important.

5. exemple de procédure pas à pas

1. Du lundi au vendredi : note chaque jour les progrès et les défis.
2. Jeudi/vendredi : rassemble toutes tes notes et filtre les points les plus importants.
3. Vendredi midi : écris le rapport en te basant sur les sections ci-dessus.
4. Vendredi soir : partage le rapport avec ton équipe ou tes parties prenantes.

Très bien, tu as réussi. Maintenant tu es au courant des rapports d’état ou hebdomadaires des employés 🙂

Si tu souhaites développer tes collaborateurs de manière globale, je te recommande d’ailleurs d’essayer le logiciel de coaching des collaborateurs. La vidéo ici te donne un bref aperçu du logiciel de coaching des collaborateurs Echometer :

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L’article devrait avoir bien expliqué ce que sont les rapports hebdomadaires sur l’état des collaborateurs, quel est leur objectif et ce qu’ils incluent typiquement. Je t’ai également donné quelques modèles et exemples qui devraient t’aider à rédiger des rapports hebdomadaires.

En même temps, il faut noter que les rapports de ce type ont leurs limites dans des environnements de travail complexes et dynamiques, comme ceux décrits dans le cadre Cynefin. 

Les réunions personnelles en tête-à-tête et les réunions d’équipe productives, comme les rétrospectives agiles, ne sont pas seulement plus efficaces, mais aussi plus valorisantes pour les collaborateurs. Elles encouragent le dialogue, renforcent les relations interpersonnelles et utilisent les connaissances collectives de l’équipe. 

La véritable force d’une équipe réside dans la discussion commune et la collaboration active, qui sont considérablement renforcées par le contact personnel et les réunions régulières. C’est pourquoi les entreprises devraient davantage miser sur la communication directe dans des environnements complexes et utiliser les rapports hebdomadaires comme outil complémentaire plutôt que comme moyen de communication principal.

Si tu veux de l’aide pour mettre en place des réunions efficaces en tête-à-tête et des rétrospectives agiles, notre outil Echometer t’aidera. N’hésite pas à y jeter un coup d’œil en cliquant sur le modèle ci-dessous :