Workshop Lessons Learned in 5 passi

Come team o organizzazione, tutti aspiriamo a essere al top come leader della qualità o dell’innovazione. Forse vogliamo addirittura diventare i “ organizzazione di apprendimento diventare “%E2%80%9D. Per soddisfare questa esigenza, è necessario implementare costantemente un processo di miglioramento continuo. In questo articolo presentiamo tutto ciò che riguarda il tema del “Workshop Lessons Learned” e mostriamo come utilizzare questo formato per svilupparsi continuamente. La nostra checklist di Lessons Learned sarà sicuramente d’aiuto.

Che cos’è un workshop sulle lezioni apprese?

Come suggerisce il termine inglese Lessons Learned (in italiano “Lezioni apprese”), un Workshop Lessons Learned ha lo scopo di promuovere l’apprendimento dalle esperienze. 

In un workshop sulle lezioni apprese, si guarda retrospettivamente alla collaborazione passata nel team. Per questo motivo il formato del workshop viene utilizzato anche nei team agili e in Scrum. Retrospettiva chiamato “debriefing di squadra”. Anche “debriefing di squadra” è un sinonimo comune in diversi contesti.

L’obiettivo dei workshop sulle lezioni apprese, o più precisamente Retrospettive (Retros in breve) rimane lo stesso: Ricavare un processo di apprendimento continuo dall’esperienza pratica per svilupparsi costantemente.

Introdurre workshop sulle lezioni apprese per il mio team o progetto

Se il tuo obiettivo è un processo di miglioramento continuo nei progetti o nei team, i workshop sulle lezioni apprese sono una buona opzione per te. 

Un’occasione frequente per l’introduzione è il raggiungimento delle pietre miliari o il completamento del progetto. In questi momenti, il team si prende almeno 60-180 minuti, a seconda delle dimensioni del team, per riflettere sul “come” e per trarre spunti ed eventualmente anche misure per il futuro.

Nei team agili che lavorano insieme a lungo termine, questo formato è addirittura integrato nella routine di lavoro quotidiana e si svolge con una frequenza settimanale o mensile, a seconda del ritmo dello sprint.

Vediamo sempre più squadre che adattano questi formati continui con grande successo.

A cosa servono i workshop sulle lezioni apprese?

Molti manager probabilmente reagirebbero così: “Investire 60-90 minuti di riflessione ogni 2 settimane? Che senso ha?!”.

Per fortuna, gli studi hanno una buona risposta a questo. Tannenbaum e Cerasoli (2013) sono riusciti a dimostrare in una meta-analisi che l’ efficacia dei team attraverso questa autoriflessione ( se applicata correttamente ) in media tra il 20% e il 25% è aumentata è stato.

Esempi dalla pratica

Come si ottengono questi aumenti di produttività? Ecco alcuni esempi di quali domande, combinate con le giuste misure, possono creare tali aumenti di produttività:

• Metodi di lavoro: Finora abbiamo registrato ogni progresso in un Excel, il cui aggiornamento con versioni diverse ha sempre causato molto lavoro e confusione. Possibile azione: provare strumenti online come Trello o Notion per organizzare i progetti in modo che le versioni non debbano più essere unite manualmente.
• Auto-organizzazione e processi decisionali: Difficilmente sappiamo tra di noi a che punto è il sottoprogetto di qualcuno al momento. Dovremmo forse provare un formato di “stand-up giornaliero” per migliorare il coordinamento all’interno del team?
• Comunicazione all’interno del team e con gli stakeholder: I progetti per i nuovi prodotti vengono condivisi con gli stakeholder relativamente tardi, quando sono già stati investiti molti sforzi per lo sviluppo. Come possiamo ottenere un feedback dai nostri stakeholder prima e con maggiore regolarità?
• Definizione delle priorità: anche se nel corso del progetto abbiamo acquisito nuove conoscenze, ci siamo attenuti alle nostre priorità iniziali. Come possiamo assicurarci in futuro di sfruttare meglio le opportunità offerte da queste nuove conoscenze nella nostra pianificazione?

Naturalmente, questi argomenti potrebbero essere riconosciuti e migliorati anche senza un Workshop Lessons Learned. Ma attraverso un processo di feedback strutturato - senza lo stress della vita quotidiana - tali argomenti spesso vengono resi consapevoli.

Un workshop sulle lezioni apprese è quindi un formato molto efficiente quando si tratta di identificare e implementare i potenziali di miglioramento o i fattori di blocco. Un altro aspetto positivo è che questo processo è auto-organizzato all’interno dei team, il che aumenta ulteriormente l’impegno e la soddisfazione del team.

Come posso preparare e condurre un Workshop Lessons Learned? - un modello

L’implementazione di questi workshop, una volta interiorizzata dal team, non è poi così difficile. La procedura combina le migliori pratiche di Moderazione del workshop che suonerà familiare a molti. Naturalmente esistono innumerevoli metodi per facilitare questi workshop, ma le 5 fasi della Lessons Learned Checklist offrono un semplice esempio di workshop di successo:

Fase 1: Check-in con una domanda aperta

Il workshop deve essere il più interattivo possibile, per questo la prassi migliore è iniziare con una domanda aperta a cui ogni membro del team risponde brevemente a turno. In questo modo tutti sono coinvolti nella conversazione. Ad esempio, si possono fare le seguenti domande:

• Su una scala da 0 a 10, quanto sei fiducioso che raggiungeremo il nostro obiettivo di progetto/team e perché?
• Qual è stato per te il più grande contrattempo o il più grande successo nell’ultima settimana (o mese…)?

Fase 2: Raccogliere gli argomenti

Se il primo passo è quello di assicurarsi che tutti arrivino in modalità “lessons learned”, il passo successivo è quello di raccogliere il feedback in modo strutturato. Per Pensiero di gruppo Per evitare che ciò accada, questa fase dovrebbe essere svolta nel lavoro individuale prima di condividere gli argomenti nel gruppo.

Anche in questo caso, puoi utilizzare diversi formati di domanda per stimolare la conversazione. I seguenti esempi sono particolarmente frequenti:

• Bene-Male (variante semplice per i principianti): Cosa è andato bene? Cosa è andato male?
• Keep-Stop-Start (molto popolare, porta meglio dallo status quo alle misure rispetto a “Start-Stop-Continue”): Cosa dovremmo continuare a fare nel team come prima? Cosa dovremmo smettere di fare nel team? Cosa dovremmo iniziare a fare nel team, o almeno provarci?
• Previsto-Imprevisto (ottimo per cambiare): Cosa è successo che ti aspettavi in anticipo? Cosa è successo di positivo che non ti aspettavi in anticipo? Cosa è andato peggio di quanto ti aspettavi?

L’obiettivo del nostro Strumenti Echometer tra l’altro, serve ad aiutare a condurre tali Workshop Lessons Learned. Aiuta a mantenere il workshop nella giusta struttura, include un timer e rende il workshop - se si svolge online - molto più interattivo.

 

Puoi fare una Lessons Learned con il nostro strumento senza bisogno di un login da parte tua o del tuo team.

 

Tramite questo pulsante puoi aprire direttamente lo strumento, scegliere il tuo metodo di Lessons Learned e invitare un team tramite link - consiglio il metodo “Keep-Stop-Start”:

Ci sono con interesse  oltre 30 lezioni apprese  metodi possibili - a volte diventa molto creativo e giocoso.

Se non sei ancora sicuro, puoi scaricare il documento  Esperienze di Agile Coach Holger con il nostro strumento  Leggi tutto. 

E anche per quanto riguarda la definizione delle priorità, il nostro strumento è di aiuto - ma saremmo già al passo successivo.

Fase 3: Definire le priorità degli argomenti

Una volta che gli argomenti sono stati raccolti e raggruppati tematicamente, puoi passare alla definizione delle priorità. L’obiettivo è quello di identificare gli argomenti e i risultati più importanti su cui il team vuole intervenire.

Idealmente, ogni membro del team ha tre punti adesivi o simili per la definizione delle priorità, che vengono poi attaccati ai feedback aperti (che si trovano ad esempio sul flipchart) a seconda delle preferenze personali. In alternativa, ovviamente, ognuno può semplicemente fare 3 segni con un pennarello. I feedback aperti che hanno i segni più frequenti sembrano essere i più urgenti - qui vengono ricavate le misure.

Fase 4: Derivare le misure

Qui il team decide come implementare le conoscenze acquisite nella pratica. Le misure dovrebbero soddisfare determinati standard, come ad esempio la formula SMART corrispondono.

Importante: ricorda di non adottare troppe misure. Concentrati su un massimo di 3 argomenti più importanti. Altrimenti sarà difficile affrontare tutte le azioni e il team dubiterà del formato delle Lezioni apprese nel loro complesso.

È meglio fare una breve lezione appresa con tre misure ogni 2 o 4 settimane che una “grande” ogni 6 mesi, ma realisticamente solo 4 delle 10 misure vengono implementate.

Passo 5: Conclusione

Alla fine, si dovrebbe fare un riassunto di ciò che è stato appreso e delle misure registrate. Questa fase può anche essere resa interattiva ponendo a tutti i partecipanti una domanda aperta:

• Qual è stata la lezione più importante che hai appreso dal workshop di oggi?
• Quali sono i tuoi progetti per il prossimo futuro?

Workshop Lessons Learned - Conclusione

Naturalmente, questo formato richiede tempo. Per questo motivo è importante sottolineare che è necessario prevedere un tempo sufficiente per i workshop sulle lezioni apprese fin dalle prime fasi. Soprattutto alla fine di una fase del progetto, può essere stressante. Questo non deve indurci a saltare questo importante format. 

Dopotutto, questo è l’unico modo per assicurarsi di non cadere nelle stesse trappole la volta successiva e rimanere così intrappolati nella ruota del criceto. In caso di emergenza, è meglio avere un breve seminario sulle lezioni apprese che non averne affatto.

A prossimo post abbiamo direttamente anche alcuni Suggerimenti e altre best practice per i tuoi workshop sulle lezioni apprese!