3 agile metoder alle ledere bør kjenne til (del 3): Retrospektive metoder
I de to siste artiklene har vi gitt deg informasjon om Pre-mortems og Utforming av jobben to spennende metoder. For å fullføre serien presenterer vi i dag retrospektiver (eller bare “retros”) – en metode som har et enormt potensial for kontinuerlig å forbedre samarbeidet i team – hvis du bruker dem riktig .
Retrospektiver: Scenen for kontinuerlig tilbakemelding
Hvis du allerede kjenner til retros, er sannsynligheten stor for at du kommer fra smidig programvareutvikling – ikke sant? ;-) Retros er allerede utbredt der (selv om det helt sikkert fortsatt er forbedringspotensial der, se her). De gjennomføres etter hver Scrum Sprint for å reflektere over samarbeidet. I prosessen samles det inn synspunkter på hvordan man kan samarbeide enda bedre i neste Scrum Sprint.
Retrospektiver er derfor det stadiet der tilbakemeldinger legges på bordet for å forbedre teamarbeidet basert på dem.
Hvorfor retrospektiver er relevante for alle
Før man får inntrykk av at alle som ikke er programvareutviklere, kan slutte å lese her: Vi ønsker å gjøre det klart hvorfor retros er relevant for alle som ønsker å kontinuerlig forbedre seg selv og teamarbeidet sitt.
Nesten alle metoder for kontinuerlig forbedring er basert på en syklus –, den såkalte “syklusen”. DMAIC-syklus. Disse metodene har noen ganger flere, andre ganger færre trinn. Men kjernen er alltid måling, analyse og implementering:
- Mål det du ønsker å forbedre
- Analysere hvordan den kan forbedres
- Gjennomføre tiltak for senere å kunne måle om den ønskede effekten har inntruffet.
Hvis du nå relaterer disse fasene til et team, blir det tydelig hvorfor retros er så viktige: Retros er det rammeverket som teamene bruker for å analysere oppfatningene sine og utlede tiltak for kontinuerlig utvikling.
Spesielt hvis teamarbeid ses på som en kontinuerlig forbedringsprosess (CIP) tolket, er en retro altså en obligatorisk del av teamrutinene. Derfor er det etter vår mening synd at retros utenfor det smidige miljøet fortsatt er såpass uutforsket terreng. Mange team jobber fortsatt i et «feedbackfritt» rom der deres stemmer ikke blir hørt. Dermed kaster bedrifter bort potensialet til å bruke denne feedbacken.
Ofte innebærer en hierarkisk bedriftskultur at det er opp til prosjektledere eller ledere å håndtere forbedringsinitiativer. Medarbeiderne inntar da en passiv holdning og klager seg imellom. Dette kan ikke være i en leders ånd. Retros gjør det mulig for teamene å være selvstyrte og proaktive når det gjelder å gjøre prosesser og prosjekter mer effektive – gjennom en medarbeiderdrevet forbedringsprosess (praktisk sett fra ledelsens ståsted).
Hvordan fungerer retroer?
Prinsippet er veldig enkelt: I sin grunnform behandler teamets samtale i retrospektivet i hovedsak de to spørsmålene «Hva har gått bra?» og «Hva har ikke gått så bra?». Disse åpne spørsmålene gir de ansatte rom til å merke seg alle ting de kommer på. Og det uten å måtte bruke timer på å fylle ut spørreskjemaer, slik som ved klassiske medarbeiderundersøkelser.
Før du begynner med spørsmålene, bør du imidlertid sørge for at det er en åpen og tillitsfull atmosfære. Den grunnleggende forutsetningen for dette er blant annet at man holder seg til Vegas-regel – alt som diskuteres i retroen forblir i retroen. Vanligvis er det bare resultatene, dvs. de tiltakene som besluttes, som tas ut av retroen.
Man snakker ofte om 5 faser et tilbakeblikk, som vi kort har oppsummert for deg i sjekklisten nedenfor:
Med Echometer bygger vi videre på denne retrospektive metoden. Ved hjelp av «Pulsundersøkelser» (dvs. korte undersøkelser) registrerer vi stemningen i teamet over tid og bruker resultatene som grunnlag for retro i teamet. På denne måten erstatter vi klassiske medarbeiderundersøkelser og setter samtidig i gang en medarbeiderinitiert forbedringsprosess. Her kan du se kan du finne ut hvordan vi gjør det.
Vårt hovedanliggende er å bruke retros, som allerede brukes med stor suksess i agile team, også i hele selskapet. For uansett om du jobber smidig eller ikke, er kontinuerlig tilbakemelding en hjørnestein i vellykkede team.
Vi håper at de metodene som presenteres i denne artikkelserien vil bidra til å Pre-mortem , Utforming av jobben og Retrospektiv høres like spennende ut for deg som for oss. Det beste er å prøve ut alle tre i praksis og gjøre deg opp din egen mening! Her finner du et konkret workshop-forslag til et spesielt effektivt retrospektiv. her.
