10 tips for retrospektiver i store team eller grupper

Det kan allerede være en utfordring å legge til rette for retrospektiver i et lite team eller en liten gruppe. Eller med svært lite tid . Men hva med retrospektiver i store team? De er vanligvis mye mer krevende. 

Før vi utviklet verktøyet vårt for retrospektiver, samlet vi diverse erfaringer med større grupper - ofte hadde vi kundespesifikke krav om at et helt område (ikke sjelden over 15 personer) skulle delta i en retro.

Jeg vil derfor i første omgang dele med dere hvilke utfordringer vi har opplevd i disse større teamene eller gruppene.

Utfordringer med retrospektiver i store team eller grupper

1. Diskusjonsatmosfære

Med et stort antall deltakere er det ofte slik at deltakerne bare kjenner hverandre litt fra hverdagen. Mens små team vanligvis kan stole på en tillitsfull og åpen diskusjonsatmosfære, er dette ofte vanskeligere i store team. Det er nettopp denne tillitsfulle atmosfæren som er så viktig for en av de viktigste faktorene for vellykkede team: Teamets psykologiske sikkerhet .

2. Fordeling av engasjement og samtaler

Samtidig er det lettere for hver enkelt i denne konstellasjonen å trekke seg fra diskusjoner. Som moderator må du være mye mer påpasselig med at alle deltakerne er engasjerte, at de kan bidra og at fordelingen av diskusjonen er rimelig balansert.

3. Tidsstyring

Jo flere teammedlemmer, desto flere temaer kan tas opp. Timeboxing er derfor avgjørende for å kunne ta opp alle temaene på en hensiktsmessig måte.

Anledninger til retrospektiver i store team eller grupper

Noen ganger har man imidlertid ikke noe valg og må ta tak i disse utfordringene. I praksis ser vi vanligvis følgende tilfeller av retrospektive møter i store team:

• Et stort team er rett og slett ikke inndelt i andre grupper med lengre varighet. Ifølge Scrum-guiden anses et team på 9 eller flere medlemmer som “for stort”.
• Et område som består av flere små team som også ønsker å gjennomføre en felles retro. Dette kalles en “Overall Retrospective” eller “Retro of Retros”.

Følgende tips er nyttige i begge tilfeller. 

Tips for retrospektiver i store team eller grupper

Her er våre tips for retrospektiver i store team!

Tips 1: Still spørsmål til gruppen av deltakere i retrospektivet

Et tilbakeblikk i en stor sirkel bør definitivt problematiseres. Er rammebetingelsene virkelig uforanderlige? Finnes det ikke noe fornuftig alternativ?

For store team eller grupper vil derfor det første spørsmålet være om man ikke kan dele teamet tematisk. Vi er ingen fan av å tolke alt strengt etter læreboken (eller i dette tilfellet Scrum Guide), men begrensningen til 9 teammedlemmer er ingen tilfeldighet - opp til denne størrelsen kan en produktiv retrospective finne sted uten begrensninger. Spesielt hvis man er betydelig over dette antallet, bør man stille spørsmål ved teamkonstellasjonen.

I “Overall Retros” med flere lag er det et ofte brukt “triks” at hvert lag kun sender representanter fra laget til den store runden. På denne måten kan den store runden holdes håndterbar, i hvert fall når det gjelder antall deltakere. Utnevnelsen av teamrepresentanter til “Overall Retros” kalles også “Scrum of Scrums” i et annet rammeverk, nemlig her: LeSS-rammeverk.

Tips 2: Observer et tillitsfullt forhold

• Selv om teamet er svært stort, forblir innholdet (med unntak av tiltakene) konfidensielt. → Dette bør påpekes i modereringen.
• Bruk en kort innsjekking for å skape en uformell atmosfære -  selv med lite tid . 

Tips 3: Ta hensyn til teamets størrelse i timeplanen

Jo større teamet er, desto flere temaer og desto mer langvarige blir diskusjonene.

Så selv om et lite team kan være vant til å gjennomføre et retrospektiv på en time, vil dette ikke være mulig med større grupper av deltakere.

Hvor lang tid det tar, avhenger i stor grad av hvilket format og hvilken metode som velges. Etter vår erfaring er tidsrammene som følger:

Vanlige tidsperioder for retrospektiver avhengig av teamets størrelse

• 5 eller færre deltakere → 45 - 90 minutter
• 6 til 10 deltakere → 60 - 120 minutter
• 10 til 20 eller flere deltakere → 90 - 180 minutter

Eksperimenter gjerne selv med timeboxing for å få en følelse av det. Ta deg heller litt mer tid enn for lite, spesielt i begynnelsen, og se deretter hvilke trinn som eventuelt kan optimaliseres - de neste tipsene kan være nyttige for dette!

Tips 4: Parallellisering i samlingen av emner og ideer

Formater eller metoder som “1-2-4-All” kan brukes til å parallellisere prosessen med å finne temaer og ideer. Hvordan fungerer dette?

Hver person gjør seg først individuelle tanker om et emne eller et spørsmål - for eksempel 2 minutter (1). Deretter finner hver deltaker en partner for å utveksle de innsamlede tankene (2), før man slår seg sammen i grupper på fire (4) og til slutt presenterer de innsamlede ideene i prioritert form i gruppen (Alle). 

Du finner mer detaljerte instruksjoner for 1-2-4-All på denne siden: Frigjørende strukturer.

Tips 5: Mach Health Check-retroer

En variert, spennende og verdifull retro i store grupper kan også være en såkalt Health Check-retro. I denne evalueres kvaliteten på sprinten kvantitativt i stedet for kvalitativt.

 

Det vil si at prosedyren er som følger:

1. Konkrete uttalelser presenteres.
2. Hvert teammedlem vurderer uttalelsene kort og konsist anonymt på en undersøkelsesskala - hvor enig er du fra 1 til 7?
3. Valgfritt: Resultatene diskuteres. Det samles inn positive og negative eksempler som kan forklare resultatene. Denne delen kan potensielt ta relativt lang tid.
4. Nå foretas det en direkte prioritering, der hvert teammedlem anonymt stemmer over hvilke av utsagnene som har størst behov for tiltak (les mer): Det beste gratisverktøyet for anonyme retrospeksjoner ).
5. Bare uttalelsen med flest stemmer blir registrert som en handling.

Fordelen med denne metoden er at ikke alle trenger å si noe. I stedet får du en følelse av den store gruppen gjennom noen få klikk (både i evalueringen, trinn 2, og i prioriteringen, trinn 4).

 

Det eneste viktige her er at utsagnene som evalueres av teamet, er velvalgte. Her er to tips:
Ta gjerne først en titt på vårt gratis byggesett, som kan gi deg inspirasjon: Team Health Check byggesett .

 

For det andre kan du også utføre ulike Health Check-retroer direkte med vårt Retro Tool Echometer: Liste over Health Check Retro-metoder . Her er for eksempel en Health Check Retro om temaet lagånd – prøv den gjerne ut:

Merk: Dette formatet spør etter enighet med Health Check-elementene på en skala.

• Anerkjennelse: Vi verdsetter våre kollegers prestasjoner og bidrag.
• Lagånd: Det er et tillitsfullt samarbeidsklima i teamet vårt.
• Åpenhet: I teamet mitt vet alle hvem som jobber med hva.
• Avkobling og pauser: Jeg har nok plass til pauser der jeg kan hente ny energi.
• Møtekultur: Møtene våre er godt strukturerte, men gir likevel rom for kreativitet og nye ideer.
• Støtte: I mitt team deler hvert teammedlem av sin individuelle kunnskap og erfaring.

Tips 6: Prøv Echometer

En god støtte for å utføre retrosamtaler i store grupper er gode retroverktøy (se listen vår): 14 retroverktøy til sammenligning ). De kan ta mye arbeid fra deg - inkludert innsamling av tilbakemeldinger før retroen og prioritering av tiltak.

Jeg vil spesielt nevne et verktøy som jeg selv har vært med på å utvikle: EchometerDen kombinerer innsikt fra psykologi med beste Agile-praksis for å få det beste ut av teamets Health Check-er og retros for teamutvikling. 

Vi gir deg konkrete tips i verktøyet om hvordan du kan utlede gode tiltak - og det kan brukes både online eksternt og offline.

For øvrig kan du gjøre en retro i et stort team med verktøyet vårt uten at du eller teamet ditt må logge inn.

Med denne knappen kan du åpne verktøyet direkte, velge retrometode og invitere et team via en lenke: Mer enn 30 mulige retrospektive metoder ):

Når du er ferdig med retroen, kan du eventuelt opprette en gratis konto for å lagre resultatene dine.

Hvis du vil vite mer på forhånd eller starte en ordentlig prøveperiode med en gang - Les mer her / start gratis her.

Tips 7: Benytt deg av breakout-sesjoner

Nå er altså emner samlet inn og grovt prioritert - til tross for et stort team eller gruppe. Deretter bør emnene analyseres i detalj for å kunne utlede hvilke små tiltak som kan brukes for å oppnå en forbedring. 

Det er her det blir spesielt vanskelig. Jo større deltakergruppen er, desto mer sannsynlig er det at temaene som diskuteres, ikke er relevante for alle. Følgelig kan bare en brøkdel av teammedlemmene bidra til et tema. 

Enkelte temaer som ikke berører alle teammedlemmene i like stor grad, bør derfor konsekvent outsources eller parallelliseres.

Vi har hatt veldig gode erfaringer med å bruke breakout-sesjoner til dette: Man definerer emnene og lar selvorganiserende smågrupper jobbe med dem. Hver deltaker kan fritt bli med i en gruppe og forlate den igjen - akkurat som her: Open Space-format.

På denne måten får alle muligheten til å bidra til diskusjonene der de kan bidra aktivt. Når resultatene fra breakout-sesjonene presenteres, er det beste scenariet at det kommer frem et konkret tiltak som kan implementeres direkte i neste sprint. Hvis de foreslåtte tiltakene virker plausible og verdt å gjennomføre for hele deltakergruppen, anses tiltakene som besluttet. 

Det kan imidlertid like gjerne være at den lille gruppen ennå ikke har kommet frem til et endelig forslag til tiltak. I slike tilfeller kan det besluttes å fortsette gruppesamtalen utenfor retrospektivet, hvis deltakerne mener det er nyttig.

Vokt dere for “halve” tiltak

Ingenting er mer irriterende enn et halvveis gjennomtenkt tiltak som er blitt til under press, og som ingen ønsker å gjennomføre. Etter vår erfaring er det derfor svært viktig å påpeke i modereringen av et stort team eller en stor gruppe at beslutningen om å avholde en ny breakout-sesjon utenfor retrospektivet kan være et legitimt tiltak for å kaste ytterligere lys over temaet hvis det ennå ikke kunne analyseres på en uttømmende måte innenfor tidsrammen for retrospektivet.

Tips 8: Samle inn tilbakemeldinger på forhånd

Innhenting av tilbakemeldinger, dvs. “datainnsamlingsfasen”, kan binde opp verdifull tid i retrospektivet, noe som faktisk kan outsources på forhånd ved å be om tilbakemeldinger i forkant av retrospektivet.

For å strukturere denne forespørselen om tilbakemelding på forhånd er det ofte en god idé å kombinere lukkede spørsmål med åpne spørsmål. På denne måten får du kvantitativ tilbakemelding på spesifikke aspekter, samtidig som du som teammedlem har mulighet til å bidra åpent med dine egne temaer gjennom de åpne spørsmålene. Spotify, som er en pioner, bruker også målrettede lukkede spørsmål, og resultatene av disse har de gitt følgende navn: Gruppe Health Check.

Vi har for øvrig utviklet et verktøy som kan hjelpe deg med retrospektivet i store team. Du finner mer informasjon om det nedenfor.

Retroer i små grupper er en bedre løsning

Vår studie med mer enn 30 000 retrospektiver viser tydelig at det generelt blir bedre resultater/deltakerne er mer fornøyde med formatet når gruppen er mindre:

 

Se en studie av 30 000 retrospektiver

 

Konklusjon

Du har sikkert fått med deg at vi ikke vil anbefale retrospektiver med for mange deltakere, av de grunnene vi forklarte innledningsvis. Utfordringen: For å være vertskap for Retro .

Samtidig håper vi at dere med tipsene om parallellisering & co. kan få mest mulig ut av store retrospektiver. For spesielt når man som et stort team har blitt vant til konstellasjonen av retroen, kan det med tiden bli enklere og formatet - til tross for hindringene - bli en suksess.

Forresten: Hvis du fortsatt er på utkikk etter variasjon i dine retros generelt, kan du også ta en titt på denne artikkelen: 3 retro-metoder med overraskelseseffekt .

Hvis du ønsker mer varierte spørsmål til retrospeksjonene dine, kan du ta en titt på innlegget vårt om dette: 54 nye retrospektive metoder for nybegynnere og profesjonelle (med blant annet Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

En av de beste metodene for å utvikle den agile tankegangen til teammedlemmer på en bærekraftig måte er forresten implementeringen av en agil Health Check. Vår gratis Team-Health Check-verktøykasse kan hjelpe deg med å stille de riktige spørsmålene - bare klikk deg gjennom: Team-Health Check byggesett.

Hvis du fortsatt er på utkikk etter et passende retrobrett (med over 60 retro-metoder), kan artikkelen vår hjelpe deg med temaet: De beste retrobrettene i sammenligning.