Det smidige paradokset: Smidig planlegging (del 2)

Smidighet kan ved første øyekast virke selvmotsigende. Spesielt ledere blir konfrontert med mange motsetninger. I denne artikkelserien vil jeg vise deg eksempler på dette smidige paradokset og hvordan det hele henger sammen til slutt.

Agile Teams planlegger ikke?

Ved innføring av smidige metoder opplever mange team at det fortsatt er rammebetingelser som ser ut til å hindre dem i å bruke smidige metoder. En stor hindring er ofte spørsmålet om budsjettplanlegging. Da sier de: “Vi er smidige. Vi kan vel ikke si hva vi skal gjøre de neste seks månedene?”.

Det er selvfølgelig riktig at man i en smidig kontekst ikke bygger et klart veikart for hele regnskapsåret i begynnelsen av året, som deretter bare må implementeres i blinde. Samtidig er det høyst urealistisk å kunne styre selskaper med begrensede ressurser helt uten planlegging. Hvordan løser man denne motsetningen?

Fokuser på hva som er mulig

Budsjettplanlegging høres ofte veldig endelig ut. Men nøkkelen til suksess her er å se budsjettet mindre som en begrensning og mer som en rettesnor.

Årlig planlegging bør suppleres med for eksempel kvartalsvise planleggingssykluser. En kvartalsvis tilnærming gjør det mye enklere for teamene å vurdere hvilke temaer de kommer til å jobbe med. I disse kvartalsvise syklusene er det derfor viktig å gi teamene en fornemmelse av hvilke ressurser de kan forvente når de skal implementere temaene. Innenfor disse rammene er det vanligvis nok frihet til at de selv kan bestemme hvordan ressursene skal brukes.

Hvis disse rammene er tydelig delt med team og oppfattes som en hjelp, kan det faktisk stimulere kreativiteten i hvordan man best mulig kan nå målet med gitte ressurser – forutsetningen er at planleggingen ikke sees på som en fast, byråkratisk begrensning der ingen kreativitet er nødvendig.

Ikke-planlagt kundefordel

Et viktig spørsmål for ledere i denne sammenhengen er spørsmålet om prioritering: Er ledelsen opptatt av å holde seg så tett opp til planleggingen som mulig, eller av å skape størst mulig kundenytte?

I agile kontekster er det selvfølgelig teamene og forhåpentligvis også ledelsen som prioriterer det andre. Når alt kommer til alt, vil ledelsen forhåpentligvis ha strukturert budsjettplanleggingen for regnskapsåret på en slik måte at den skaper størst mulig kundeverdi i henhold til kunnskapsstatus på det aktuelle tidspunktet. Hvis det i løpet av sprintene og de påfølgende tilbakemeldingssløyfene med kundene har dukket opp bedre muligheter for å skape kundeverdi, vil dette være et godt argument for å avvike fra planleggingen.

Eksempel: AAnta at et nyoppdaget kundebehov krever 10 T€ mer enn planlagt i budsjettet. Samtidig skapes det imidlertid en merverdi på 25 T€ for kunden, som han er villig til å betale for. Logisk sett er dette altså en samlet merverdi for selskapet. En beslutning om ikke å bruke denne muligheten til å “avvike fra planen” ville være vanskelig å kommunisere til teamene (og senest til ledelsen).

Det kan også være omvendt: Allerede den første prototypen avslører at et produkt ikke vil oppnå den “planlagte” kundenytten. Bør produktet fortsatt utvikles for planleggingens skyld, eller bør teamet finne bedre måter å bruke ressursene på?

Konklusjon

Bedrifter har begrensede ressurser og må planlegge dem deretter. Det er derfor smidige team ikke kan unngå å forholde seg til planlegging. Smidighet betyr frihet for teamene innenfor et planleggingsrammeverk. Jo mindre byråkratisk og nærmere teamet planleggingssyklusene er, desto bedre. På denne måten kan teamene kontrollere designet på egen hånd.

Samtidig vil de raske læringssyklusene alltid skape muligheter for å skape bedre kundefordeler enn opprinnelig planlagt. Eller til og med å gå bort fra visse temaer på grunn av manglende kundeverdi. En velfungerende smidig planlegging klarer å ta høyde for slike muligheter til å avvike fra planen.

PS:

Med Echometer utvikler vi et verktøy for agile retrospektiver – det sentrale møtet for kontinuerlig videreutvikling og styrking av teamenes selveffektivitet. Hvis du er interessert i å videreutvikle tilbakemeldings- og læringsløypene i teamene dine, avtal her en gratis test – vi ser frem til å høre fra deg!