Warsztaty Lessons Learned w 5 krokach

Jako zespół lub organizacja, wszyscy aspirujemy do bycia na szczycie naszej gry jako liderzy jakości lub innowacji. Być może chcemy organizacja ucząca się können %E2%80%9D werden. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, muss man konsequent einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen. In diesem Artikel stellen wir alles zum Thema “Lessons Learned Workshop” vor und zeigen, wie ihr dieses Format nutzen könnt, um euch kontinuierlich weiterzuentwickeln. Unsere Lessons Learned Checkliste wird euch dabei sicherlich helfen.

Czym są warsztaty Lessons Learned?

Jak sugeruje angielska nazwa Lessons Learned (po polsku “Wyciągnięte wnioski”), warsztat Lessons Learned ma na celu wymuszenie uczenia się na podstawie doświadczeń. 

Podczas warsztatu lessons learned patrzy się retrospektywnie na dotychczasową współpracę w zespole. Dlatego też format warsztatów jest również wykorzystywany w zespołach zwinnych i w Scrumie. Retrospektywa zwany. Team debriefs” jest również powszechnym synonimem w różnych kontekstach.

Celem warsztatów Lessons Learned lub po prostu Retrospektywy (w skrócie Retros) pozostaje bez zmian: Czerpanie ciągłej nauki z praktycznych doświadczeń w celu nieustannego rozwoju.

Wprowadź warsztaty z wyciągania wniosków dla mojego zespołu lub projektu

Jeśli Twoim celem jest ciągłe doskonalenie projektów lub zespołów, warsztaty lessons learned są dla Ciebie dobrym rozwiązaniem. 

Częstą okazją do wprowadzenia jest osiągnięcie kamieni milowych projektu lub jego zakończenie. W takich momentach zespół poświęca co najmniej 60 do 180 minut, w zależności od wielkości zespołu, na zastanowienie się nad tym “jak” i wyciągnięcie wniosków, a być może także środków na przyszłość.

W zwinnych zespołach, które współpracują ze sobą długoterminowo, taki format jest nawet mocno zintegrowany z codzienną rutyną pracy i odbywa się z częstotliwością od tygodnia do miesiąca, w zależności od rytmu sprintu.

Widzimy, że coraz więcej zespołów dostosowuje te ciągłe formaty z wielkim sukcesem.

Do czego służą warsztaty Lessons Learned?

Wielu menedżerów prawdopodobnie zareagowałoby teraz w ten sposób: “Zainwestuj 60 do 90 minut w refleksję co 2 tygodnie? Jaki to ma sens?!”.

Na szczęście badania dają na to dobrą odpowiedź. Tannenbaum i Cerasoli (2013) w meta-badaniu wykazali, że efektywność zespołów poprzez tę autorefleksję ( przy prawidłowym zastosowaniu ) średnio między o 20% i 25% wzrosła została zwiększona.

Przykłady z praktyki

W jaki sposób można zwiększyć produktywność? Oto kilka przykładów pytań, które w połączeniu z odpowiednimi środkami mogą przyczynić się do wzrostu produktywności:

• Metody pracy: Do tej pory zapisywaliśmy każdy postęp w Excelu, co zawsze powodowało dużo pracy i zamieszania przy aktualizacji z różnymi wersjami. Możliwe działanie: Wypróbuj narzędzia online, takie jak Trello lub Notion, aby zorganizować projekty tak, aby wersje nie musiały być już ręcznie łączone.
• Samoorganizacja i procesy decyzyjne: Prawie nie wiemy między sobą, jak daleko ktoś jest obecnie w swoim podprojekcie. Być może powinniśmy wypróbować format “codziennego stand-upu”, aby poprawić koordynację w zespole?
• Komunikacja w zespole i z interesariuszami: Projekty nowych produktów są udostępniane interesariuszom stosunkowo późno, gdy włożono już wiele wysiłku w ich opracowanie. W jaki sposób możemy uzyskać informacje zwrotne od naszych interesariuszy wcześniej i bardziej regularnie?
• Priorytetyzacja: Chociaż w trakcie projektu uzyskaliśmy nowe spostrzeżenia, trzymaliśmy się naszych pierwotnych priorytetów. W jaki sposób możemy zapewnić, że w przyszłości lepiej wykorzystamy możliwości wynikające z tych nowych spostrzeżeń w naszym planowaniu?

Oczywiście, te tematy mogłyby być rozpoznane i ulepszone bez warsztatów Lessons Learned. Jednak dzięki ustrukturyzowanemu procesowi informacji zwrotnej - bez codziennego stresu - takie tematy często stają się świadome po raz pierwszy.

Warsztaty lessons learned są zatem bardzo skutecznym formatem, jeśli chodzi o identyfikację i wdrażanie potencjałów lub blokad usprawnień. Kolejnym pozytywnym aspektem jest to, że proces ten jest samoorganizowany w zespołach, co dodatkowo zwiększa zaangażowanie i satysfakcję zespołu.

Jak przygotować i przeprowadzić warsztat Lessons Learned? - szablon

Wdrożenie tych warsztatów, po zinternalizowaniu ich przez zespół, nie jest takie trudne. Procedura łączy w sobie najlepsze praktyki Moderacja warsztatów które dla wielu zabrzmią znajomo. Istnieją oczywiście niezliczone metody prowadzenia takich warsztatów, a 5 kroków listy kontrolnej Lessons Learned Checklist stanowi prosty przykład udanego warsztatu:

Krok 1: Zamelduj się z otwartym pytaniem

Warsztat powinien być jak najbardziej interaktywny, dlatego najlepszą praktyką jest rozpoczęcie od pytania otwartego, na które każdy członek zespołu po kolei krótko odpowiada. W ten sposób wszyscy są zaangażowani w rozmowę. Na przykład, możliwe są następujące pytania:

• W skali od 0 do 10, jak bardzo jesteś przekonany, że osiągniemy nasz cel projektowy/zespołowy i dlaczego?
• Co było dla ciebie największą porażką lub największym sukcesem w ostatnim tygodniu (lub miesiącu…)?

Krok 2: Zbierz tematy

Podczas gdy pierwszy krok nadal służy zapewnieniu, że wszyscy są w trybie wyciągniętych wniosków, następnym krokiem jest zebranie informacji zwrotnych w ustrukturyzowany sposób. Do Myślenie grupowe Aby tego uniknąć, ten krok powinien być najpierw wykonany w pracy indywidualnej przed podzieleniem się tematami w grupie.

Ponownie, możesz użyć różnych formatów pytań, aby stymulować rozmowę. Szczególnie często spotykamy się z następującymi przykładami:

• Dobry-Zły (prosty wariant dla początkujących): Co poszło dobrze? Co poszło źle?
• Keep-Stop-Start (popularne, lepiej prowadzi od status quo do działań niż “Start-Stop-Continue”): Co powinniśmy robić w zespole tak jak do tej pory? Z czym powinniśmy w zespole skończyć? Co powinniśmy w zespole zacząć robić, a przynajmniej spróbować?
• Oczekiwane-Nieoczekiwane (dobre dla odmiany): Co się wydarzyło, czego się spodziewałeś? Co wydarzyło się pozytywnego, czego się nie spodziewałeś? Co poszło gorzej niż się spodziewałeś?

Celem naszego Narzędzia Echometer pomaga przeprowadzać warsztaty Lessons Learned. Pomaga utrzymać warsztat we właściwej strukturze, ma wbudowany timer i sprawia, że warsztat - jeśli odbywa się online - jest znacznie bardziej interaktywny.

 

Możesz przeprowadzić Lessons Learned za pomocą naszego narzędzia bez konieczności logowania się przez Ciebie lub Twój zespół.

 

Za pomocą tego przycisku możesz bezpośrednio otworzyć narzędzie, wybrać metodę Lessons Learned i zaprosić zespół za pomocą linku - polecam metodę “Keep-Stop-Start”:

Istnieją z zainteresowaniem  ponad 30 wyciągniętych wniosków  metod - częściowo staje się bardzo kreatywny i zabawny.

Jeśli nadal nie masz pewności, możesz pobrać  Doświadczenia Agile Coacha Holgera z naszym narzędziem  przeczytaj. 

A nawiasem mówiąc, nasze narzędzie pomaga również w ustalaniu priorytetów - ale to już byłby następny krok.

Krok 3: Ustal priorytety tematów

Po zebraniu tematów i pogrupowaniu ich tematycznie, możesz przejść do ustalania priorytetów. Celem jest zidentyfikowanie najważniejszych tematów i ustaleń, w odniesieniu do których zespół chciałby podjąć działania.

W idealnym przypadku każdy członek zespołu ma trzy samoprzylepne kropki lub podobne, które są następnie przyklejane do otwartych informacji zwrotnych (które znajdują się np. na flipcharcie) w zależności od osobistych preferencji. Alternatywnie, każdy może po prostu zrobić 3 kreski markerem. Otwarte informacje zwrotne, które mają najwięcej oznaczeń, wydają się być najpilniejsze - tutaj wywodzi się działania.

Krok 4: Wyprowadź miary

Tutaj zespół decyduje, w jaki sposób chce wdrożyć zdobytą wiedzę w praktyce. Działania powinny spełniać pewne standardy, takie jak Formuła SMART odpowiadać.

Ważne: Pamiętaj, aby nie podejmować zbyt wielu działań. Skoncentruj się na maksymalnie 3 najważniejszych tematach. W przeciwnym razie trudno będzie faktycznie odnieść się do wszystkich działań, co sprawi, że zespół będzie wątpił w format Lessons Learned jako całości.

Lepiej jest przeprowadzać krótką lekcję z trzema działaniami co 2 do 4 tygodni niż “dużą lekcję” co 6 miesięcy, ale realistycznie tylko 4 z 10 działań są wdrażane.

Krok 5: Wnioski

Na koniec należy podsumować, czego się nauczyłeś i jakie działania zostały zarejestrowane. Ten krok można również uczynić interaktywnym, zadając wszystkim uczestnikom pytanie otwarte:

• Co było dla ciebie najważniejszym spostrzeżeniem z dzisiejszych warsztatów?
• Jakie masz plany na następny raz?

Warsztat Lessons Learned - Podsumowanie

Oczywiście ten format wymaga czasu. Dlatego ważne jest, abyśmy podkreślili tutaj, że na wczesnym etapie należy zablokować wystarczająco dużo czasu na warsztaty dotyczące wyciągniętych wniosków. Zwłaszcza pod koniec fazy projektu może to być stresujące. Nie powinno nas to kusić do pominięcia tego ważnego formatu. 

W końcu jest to jedyny sposób, aby upewnić się, że następnym razem nie wpadniesz w te same pułapki, a tym samym pozostaniesz uwięziony w kole chomika. W nagłych wypadkach lepiej jest mieć krótkie warsztaty, niż nie mieć ich wcale.

Przy Następny wpis mamy bezpośrednio również kilka Wskazówki i inne najlepsze praktyki na Twoje warsztaty Lessons Learned!