10 wskazówek dotyczących retrospektyw w dużych zespołach lub grupach

Prowadzenie retrospektyw w małym zespole lub grupie może być wyzwaniem. Lub z bardzo małą ilością czasu . Ale co z retrospektywami w dużych zespołach? Zazwyczaj są one znacznie bardziej wymagające. 

Zanim stworzyliśmy nasze narzędzie do retrospektyw, zebraliśmy różnorodne doświadczenia z większymi grupami – często mieliśmy ze strony klienta wymagania, aby cały obszar (nierzadko ponad 15 osób) brał udział w retro.

Dlatego w pierwszym kroku chciałbym podzielić się wyzwaniami, które pojawiły się w naszym doświadczeniu w tych większych zespołach lub grupach.

Wyzwania związane z retrospektywami w dużych zespołach lub grupach

1. atmosfera dyskusji

W przypadku dużej liczby uczestników, często znają się oni tylko w niewielkim stopniu z życia codziennego. Podczas gdy małe zespoły mogą zazwyczaj polegać na atmosferze zaufania i otwartej dyskusji, jest to często trudniejsze w przypadku dużych zespołów. Chociaż to właśnie atmosfera zaufania jest tak ważna dla jednego z najważniejszych czynników sukcesu zespołów: Psychologiczne bezpieczeństwo zespołu .

2. zaangażowanie i dystrybucja konwersacji

Jednocześnie każdej osobie w tej konstelacji łatwiej jest wycofać się z dyskusji. Jako moderator musisz więc być znacznie bardziej ostrożny, aby wszyscy uczestnicy byli zaangażowani w udział, aby mogli wnieść swój wkład i aby rozkład dyskusji był w miarę zrównoważony.

3. zarządzanie czasem

Im więcej członków zespołu, tym więcej tematów można poruszyć. Podział czasu jest zatem niezbędny, aby móc odpowiednio uwzględnić wszystkie tematy.

Okazje do retrospektyw w dużych zespołach lub grupach

Czasami jednak nie masz wyboru i musisz stawić czoła tym wyzwaniom. W praktyce zazwyczaj spotykamy się z następującymi okazjami do retrospektyw w dużych zespołach:

• Duży zespół po prostu nie jest podzielony na żadne inne długoterminowe grupy. Zgodnie z Przewodnikiem po Scrumie, zespół składający się z 9 lub więcej członków byłby uważany za “zbyt duży”.
• Obszar składający się z kilku małych zespołów, które również chcą przeprowadzić wspólną retrospektywę. Nazywa się to “ogólną retrospektywą” lub “retro retro”.

Poniższe wskazówki są przydatne w obu przypadkach. 

Wskazówki dotyczące retrospektyw w dużych zespołach lub grupach

Oto nasze wskazówki dotyczące retrospektyw w dużych zespołach!

Wskazówka 1: Przepytaj grupę uczestników retrospektywy

Retrospektywa w dużym kręgu powinna zdecydowanie zostać zakwestionowana. Czy warunki ramowe są naprawdę niezmienne? Czy nie ma sensownej alternatywy?

W przypadku dużych zespołów lub grup pierwszym pytaniem powinno być, czy nie da się podzielić zespołu tematycznie. Nie jesteśmy fanami ścisłego trzymania się podręczników (lub w tym przypadku Scrum Guide), ale ograniczenie do 9 członków zespołu nie jest przypadkowe – do tej wielkości produktywna retrospektywa może odbywać się bez ograniczeń. Szczególnie, jeśli ta liczba jest znacznie przekroczona, należy zakwestionować skład zespołu.

W “Overall Retros” z kilkoma drużynami, często stosowaną “sztuczką” jest to, że każda drużyna wysyła tylko swoich przedstawicieli do dużej rundy. W ten sposób duża runda może być łatwiejsza w zarządzaniu, przynajmniej pod względem liczby uczestników. Wyznaczanie przedstawicieli zespołów na “Overall Retros” jest również nazywane “Scrum of Scrums” w innym frameworku, a mianowicie tutaj: Ramy LeSS.

Wskazówka 2: Obserwuj relację opartą na zaufaniu

• Nawet jeśli zespół jest bardzo duży, zawartość (z wyjątkiem środków) pozostaje poufna. → Należy to zaznaczyć w moderacji.
• Wykorzystaj krótkie sprawdzenie, aby stworzyć swobodną atmosferę -  nawet mając mało czasu . 

Wskazówka 3: Uwzględnij wielkość zespołu w harmonogramie

Im większy zespół, tym więcej tematów i dłuższe dyskusje.

Tak więc, podczas gdy mały zespół może być przyzwyczajony do możliwości ukończenia retrospektywy w ciągu godziny, nie będzie to możliwe w przypadku większych grup uczestników.

Wymagany okres czasu zależy w dużej mierze od wybranego formatu i metody retrospektywy. Z naszego doświadczenia wynika, że ramy czasowe są następujące:

Zwykłe okresy retrospektyw w zależności od wielkości zespołu

• 5 lub mniej uczestników → 45 - 90 minut
• 6 do 10 uczestników → 60 - 120 minut
• 10 do 20 lub więcej uczestników → 90 - 180 minut

Eksperymentujcie sami z timeboxingiem, aby to poczuć. Na początku poświęćcie jednak trochę więcej czasu niż za mało, a potem sprawdźcie, które kroki można ewentualnie zoptymalizować – do tego pomocne mogą być kolejne wskazówki!

Wskazówka 4: Równoległość w zbieraniu tematów i pomysłów

Formaty lub metody takie jak “1-2-4-All” mogą być używane do równoległego procesu znajdowania tematów i pomysłów. Jak to działa?

Każdy sam indywidualnie zastanawia się nad tematem lub pytaniem – na przykład przez 2 minuty (1). Następnie każdy uczestnik szuka partnera do wymiany zebranych myśli (2), zanim połączy się w grupy czteroosobowe (4), a na koniec prezentuje zebrane pomysły w formie uszeregowanej według priorytetów w grupie (All). 

Bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące 1-2-4-All znajdziesz na tej stronie: Struktury wyzwalające.

Wskazówka 5: Mach Health Check Retros

Urozmaiconym, ekscytującym i wartościowym biegiem retro w dużych grupach może być również tak zwany bieg retro Health Check. W tym przypadku jakość sprintu jest oceniana ilościowo, a nie jakościowo.

 

Oznacza to, że procedura wygląda następująco:

1. Przedstawiono konkretne stwierdzenia.
2. Każdy członek zespołu krótko i treściwie ocenia anonimowo oświadczenia na skali ankietowej – w jakim stopniu się zgadzasz od 1 do 7?
3. Opcjonalnie: Wyniki są omawiane. Zbierane są pozytywne i negatywne przykłady, które mogą wyjaśnić wyniki. Ta część może zająć stosunkowo dużo czasu.
4. Teraz następuje bezpośrednia priorytetyzacja, a każdy członek zespołu anonimowo głosuje, które ze stwierdzeń wymagają największego działania. Najlepsze darmowe narzędzie do anonimowych retrospektyw ).
5. Tylko oświadczenie z największą liczbą głosów zostanie zarejestrowane jako akcja.

Zaletą tej metodologii jest to, że nie każdy musi się wypowiadać. Zamiast tego za pomocą kilku kliknięć (zarówno w ocenie, krok 2, jak i w ustalaniu priorytetów, krok 4) uzyskujesz poczucie dużej grupy.

 

Jedyną ważną rzeczą jest to, aby wypowiedzi oceniane przez zespół były dobrze dobrane. Oto dwie wskazówki:
Po pierwsze, zapoznaj się z naszym bezpłatnym zestawem konstrukcyjnym, który może dostarczyć Ci inspiracji: Zestaw konstrukcyjny Team Health Check .

 

Po drugie, możesz również wykonać różne retrosy Health Check bezpośrednio za pomocą naszego Retro Tool Echometer: Lista metod retro Health Check . Tutaj na przykład znajduje się Health Check Retro na temat ducha zespołu – wypróbujcie ją:

Uwaga: Ten format pyta o zgodność z pozycjami Health Check na skali.

• Docenianie: Doceniamy osiągnięcia i wkład naszych współpracowników.
• Duch zespołowy: W naszym zespole panuje atmosfera zaufania.
• Przejrzystość: W moim zespole każdy wie, kto nad czym pracuje.
• Relaks i przerwy: Mam wystarczająco dużo miejsca na przerwy, w których mogę czerpać nową energię.
• Kultura spotkań: Nasze spotkania są dobrze zorganizowane, a jednocześnie pozostawiają miejsce na kreatywność i nowe pomysły.
• Wsparcie: W moim zespole każdy członek zespołu dzieli się swoją indywidualną wiedzą i doświadczeniem.

Wskazówka 6: Wypróbuj Echometer

Doskonałym wsparciem dla wykonywania retrosów w dużych grupach są dobre narzędzia retro (zobacz naszą listę): 14 Porównanie narzędzi retro ). Mogą one zdjąć z ciebie sporo pracy – w tym zbieranie opinii przed retro i ustalanie priorytetów działań.

W szczególności chciałbym wspomnieć o narzędziu, które sam pomogłem opracować: EchometerŁączy spostrzeżenia z psychologii z najlepszymi praktykami Agile, aby jak najlepiej wykorzystać Health Check i Retros do rozwoju zespołu. 

Dajemy ci konkretne wskazówki w narzędziu, jak wyprowadzać dobre działania – i można z niego korzystać zarówno zdalnie online, jak i offline.

Nawiasem mówiąc, możesz wykonać retro w dużym zespole za pomocą naszego narzędzia bez logowania od Ciebie lub Twojego zespołu.

Za pomocą tego przycisku możesz bezpośrednio otworzyć narzędzie, wybrać metodę retro i zaprosić zespół za pośrednictwem linku: Ponad 30 możliwych metod retrospektywnych ):

Gdy dotrzesz do końca retro, możesz opcjonalnie utworzyć bezpłatne konto, aby zapisać swoje wyniki.

Jeśli chcesz wcześniej dowiedzieć się więcej lub od razu rozpocząć prawdziwy trial - Dowiedz się więcej tutaj / Zacznij tutaj bezpłatnie.

Wskazówka 7: Korzystaj z sesji przerywnikowych

Tematy zostały więc zebrane i z grubsza uszeregowane według priorytetów – pomimo dużego zespołu lub grupy. Następnie tematy należy szczegółowo przeanalizować, aby móc wywnioskować, za pomocą jakich małych elementów działania można osiągnąć poprawę. 

Jest to szczególnie trudny moment. Im większa grupa uczestników, tym większe prawdopodobieństwo, że omawiane tematy nie są istotne dla wszystkich. W związku z tym tylko część członków zespołu może wnieść swój wkład w dany temat. 

Omawianie niektórych tematów, które nie dotyczą wszystkich członków zespołu w równym stopniu, powinno być zatem konsekwentnie zlecane na zewnątrz lub równolegle.

Mamy bardzo dobre doświadczenia z wykorzystaniem do tego celu sesji w podgrupach: ustala się tematy i pozwala samoorganizującym się małym grupom nad nimi pracować. Każdy uczestnik może swobodnie dołączyć do grupy i ją opuścić – tak jak tutaj: Format Open Space.

W ten sposób każdy ma możliwość wzięcia udziału w dyskusjach, w których może aktywnie uczestniczyć. Po przedstawieniu wyników sesji grupowych, najlepszym scenariuszem jest wyłonienie konkretnych działań, które można wdrożyć bezpośrednio w następnym sprincie. Jeśli proponowane środki wydają się wiarygodne i warte realizacji dla całej grupy uczestników, uznaje się, że środki zostały ustalone. 

Równie dobrze może się jednak zdarzyć, że mała grupa nie była jeszcze w stanie przedstawić ostatecznej propozycji działania. W takich przypadkach można podjąć decyzję o kontynuowaniu sesji grupowej poza retrospektywą, jeśli uczestnicy uznają to za przydatne.

Uważaj na “półśrodki”

Nie ma nic bardziej irytującego niż na wpół przemyślany środek, który został stworzony pod presją, a następnie nikt nie chce się nim zająć. Z naszego doświadczenia wynika, że bardzo ważne jest, aby wskazać w moderacji dużego zespołu lub grupy, że decyzja o zorganizowaniu kolejnej sesji poza retrospektywą może być uzasadnionym środkiem, aby rzucić więcej światła na temat, jeśli nie można go jeszcze ostatecznie przeanalizować w ramach retrospektywy.

Wskazówka 8: Zbieraj opinie z wyprzedzeniem

Zbieranie informacji zwrotnych, tj. faza “gromadzenia danych”, może wiązać się z cennym czasem w retrospektywie, który można faktycznie zlecić z wyprzedzeniem, prosząc o informacje zwrotne w okresie poprzedzającym retrospektywę.

Aby z wyprzedzeniem ustrukturyzować prośbę o informację zwrotną, często dobrym pomysłem jest połączenie pytań zamkniętych z pytaniami otwartymi. W ten sposób otrzymujesz ilościową informację zwrotną na temat konkretnych aspektów, a jako członek zespołu nadal masz możliwość otwartego wnoszenia własnych tematów poprzez pytania otwarte. Spotify, jako pionier, również stosuje ukierunkowane pytania zamknięte, których wynikom nadali następującą nazwę: Drużyna Health Check.

Nawiasem mówiąc, opracowaliśmy narzędzie, które może wesprzeć Cię w retrospektywie w dużych zespołach. Więcej informacji na jego temat znajdziesz poniżej.

Retrosy w małych grupach są lepszym rozwiązaniem

Nasze badanie obejmujące ponad 30 000 retrospektyw wyraźnie pokazuje, że generalnie osiągane są lepsze wyniki / uczestnicy są bardziej zadowoleni z formatu, gdy grupa jest mniejsza:

 

Zobacz analizę 30 000 retrospektyw

 

Wnioski

Prawdopodobnie zauważyłeś, że nie zalecamy retrospektyw ze zbyt dużą liczbą uczestników z powodów wyjaśnionych na początku. Wyzwanie: Aby gościć Retro .

Jednocześnie mamy nadzieję, że dzięki wskazówkom dotyczącym paralelizacji & Co. będziecie mogli jak najlepiej wykorzystać duże retrospektywy. Ponieważ zwłaszcza wtedy, gdy jako duży zespół przyzwyczaimy się do konfiguracji retro, z czasem może to być coraz łatwiejsze, a format – pomimo przeszkód – stanie się sukcesem.

Przy okazji: Jeśli nadal szukasz urozmaicenia w swoich retrosach, możesz również rzucić okiem na ten artykuł: 3 Metody retro z efektem zaskoczenia .

Jeśli potrzebujesz bardziej zróżnicowanych pytań do retrospektyw, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: 54 świeże metody retrospektywne dla początkujących i profesjonalistów (między innymi Mario Kart Retro, Marathon Retro i Elon Musk Retro).

Jedną z najlepszych metod trwałego rozwijania zwinnego nastawienia członków zespołu jest wdrożenie zwinnego Health Checka. Nasz darmowy zestaw narzędzi do sprawdzania stanu zespołu może pomóc w zadawaniu właściwych pytań – po prostu przeklikaj się przez niego: Zestaw konstrukcyjny Team-Health Check.

Jeśli nadal szukasz odpowiedniej deski retro (z ponad 60 metodami retro), nasz artykuł może Ci pomóc w tym temacie: Najlepsze deski retro w porównaniu.