Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer

Framgångsrika personliga möten är ett viktigt verktyg för chefer för att bygga en stark relation med sina medarbetare och för att befordra och utveckla medarbetare. I den här artikeln får du en omfattande guide som förklarar vad en-till-en-samtal är, vad syftet är, hur du genomför dem och vilka tips du bör tänka på.

Vad är egentligen ett personligt möte med en medarbetare? Ett personligt möte är en regelbunden diskussion ansikte mot ansikte mellan en chef eller teamledare och en enskild medarbetare. Dessa möten ger utrymme för att diskutera problem, utbyta feedback och definiera gemensamma mål.

Fokus ligger på medarbetarens individuella utveckling samt på att klargöra hinder och göra prioriteringar. Till skillnad från allmänna teammöten är (åtminstone framgångsrika) enskilda möten eller medarbetarsamtal individualiserade och anpassade till den berörda personens behov.

Viktigt: Ett personligt möte är fortfarande ett affärsmöte. Naturligtvis kan det vara mer informellt ibland, men det bör alltid vara tydligt vilket mervärde du uppnår med en-till-en-formatet. 

Nu bör du ha klart för dig vad ett personligt möte är. Låt oss gå vidare till nästa steg i vår guide till framgångsrika 1 till 1-möten: målet och syftet med 1 till 1-möten.

Syftet med enskilda möten

Syftet med ett framgångsrikt personligt möte är att skapa en privat och förtroendefull dialog mellan medarbetaren och chefen eller teamledaren. När det finns förtroende är medarbetarna mycket mer benägna att öppet kommunicera sina idéer och hinder. 

Genom regelbundenheten i 1-mot-1-samtalen accelereras dessutom kommunikationen om aktuella uppgifter i teamet avsevärt och eventuellt felriktade initiativ från medarbetare upptäcks tidigt. En del av framgångsrika en-mot-en-samtal är alltså också en regelbunden kadens – mer om det nedan.

Förresten har jag nu också gjort en Youtube-video där jag presenterar resultaten av min lilla undersökning: Jag har frågat 100 chefer i kvalitativa intervjuer varför de egentligen har en-mot-en-möten – kolla gärna in den.

Play

Syftet med en-till-en-samtal

Förutom det allmänna syftet beror målet med ett personligt möte på den individuella situationen. Typiska mål för ett framgångsrikt enskilt eller regelbundet utvecklingssamtal är

• Introduktion av en nyanställd
• Binda en anställd till företaget (eller teamet)
• Lösning av prestationsproblem (se “Plan för prestationsförbättring”)
• Främja medarbetarnas utveckling inom företaget
• Feedback och allmän förbättring av samarbetet

Framgångsrika personliga möten bör både fokusera på medarbetarens individuella behov och bidra till att uppnå företagets mål om de ska följa konstens alla regler.

Förresten: Om du är chef för mjukvaruutvecklare kan följande artikel vara av intresse för dig: 6 Exempel på feedback för programvaruutvecklare .

Mervärde av enskilda samtal

Oavsett vad som är det specifika målet med dina personliga möten eller utvecklingssamtal finns det många mervärden som du kan dra nytta av:

• Bygga relationer: En nära relation mellan chefen eller teamledaren och medarbetaren skapar förtroende och förbättrar kommunikationen avsevärt.
• Öka motivationen: Regelbunden uppmärksamhet signalerar uppskattning och stärker engagemanget.
• Känna till nöjdhet och avsikt att avbeställa: I tider av “krig om talanger” är det mycket värdefullt att veta hur nöjda medarbetarna är för att kunna motverka eventuella avsikter att säga upp i ett tidigt skede.
• Möjlighet till coachning: Chefer och teamledare kan använda medarbetarsamtalen för coachning och ge medarbetarna impulser för deras utveckling.

Okej, nu kommer nästa steg i vår guide till 1 till 1: Hur har du framgångsrika en-till-en-konversationer? Låt oss börja med en enkel fråga: Vad är egentligen en bra kadens för en-till-en-konversationer, hur ofta bör de ske?

Vill du hellre ha tipsen för medarbetarsamtalerna som video? Inga problem. Här är tipsen för medarbetarsamtal att titta på:

Play

Låt oss börja med att besvara frågan om hur man för samtal mellan två personer genom att fråga hur ofta de bör ske. 

Hur ofta ett regelbundet medarbetarsamtal eller ett enskilt möte bör äga rum beror på olika faktorer, till exempel teamets storlek och behovet av samordning av innehållet. Det finns ingen tydlig regel för detta. Här följer en typisk rekommendation för framgångsrika individuella möten som uppfyller sitt syfte:

• Varje vecka: Perfekt för arbetsmiljöer med högt tempo eller för nyanställda.
• Varannan vecka: Ofta ett balanserat intervall för de flesta team. Bra utgångspunkt för diskussioner på tu man hand.
• Månadsvis: För erfarna medarbetare med tydliga mål och stabila prestationer.

I en undersökning ställdes för övrigt frågan hur ofta medarbetarna skulle vilja ha 1:1-möten med sina chefer. Svaret är varje vecka! Källan är: Enkät om frekvensen för 1:1-möten

Så i grund och botten är följande tips uppenbart: mer frekventa 1 till 1-möten kan ha en exponentiellt positiv effekt på medarbetarnas utveckling, som den här grafiken visar:

Chefer bör alltid definiera en fast rytm för regelbundna medarbetarsamtal eller enskilda samtal och sedan kontinuerligt anpassa denna rytm till situationen i dialog med medarbetaren så att syftet med enskilda samtal kan uppfyllas på bästa sätt. 

Som chef vet du nu hur ofta en-till-en-samtal bör äga rum. Nästa steg i vår guide “Hur man genomför framgångsrika en-till-en-samtal” handlar om rätt längd på samtalet.

Inte heller här finns det någon tydlig regel för framgångsrika 1-1-möten. Den typiska längden på ett framgångsrikt 1-1-möte är mellan 15 och 60 minuter:

• 15 minuter: Tillräckligt med tid för regelbundna avstämningar i ett välkänt format med en fast dagordning. Om nödvändigt bör separata datum fastställas för särskilda ämnen utanför den fasta dagordningen.
• 60 minuter: Ger utrymme för mer djupgående diskussioner, t.ex. om utveckling eller karriär, utöver den fasta agendan.

En tydlig dagordning och effektiva förberedelseanteckningar bidrar till att tiden utnyttjas på bästa sätt. Vårt tips är att planera in lite mer tid för de första regelbundna medarbetarsamtalen och sedan minska tiden om det behövs.

Det finns en stor efterfrågan på mallar för en-till-en-konversationer. Det är därför jag i nästa steg i vår guide ger dig en kort mall så att syftet med ditt en-till-en-samtal kan uppfyllas optimalt. Detta för oss också närmare kärnan i frågan om hur man genomför framgångsrika en-till-en-konversationer.

Du är i princip flexibel när det gäller mallen, men det finns några regler för framgångsrika 1-1-möten. För att hjälpa dig att komma igång följer här en beprövad mall för framgångsrika 1-1-möten och deras agenda:

1. Incheckning: Hur står det till med dig? Informellt utbyte även om personliga angelägenheter.
2. Granskning: Vad har du arbetat med den senaste tiden? Vilka ämnen arbetar du med för närvarande?
3. Blockeringar och utmaningar: Vilka blockeringar eller utmaningar kämpar du med? Hur kan jag stötta dig?
4. Målen: Vilka mål har du satt upp för den kommande veckan/veckorna?
5. Ytterligare punkter för den anställde eller den direktrapporterande (t.ex. feedback eller idéer)
6. Ytterligare punkter av chefen eller teamledaren (t.ex. feedback eller personligt utbyte av uppdateringar från företaget)
7. Opinionsundersökning (valfritt): Genom att regelbundet undersöka hur nöjda medarbetarna är med olika aspekter (t.ex. allmän nöjdhet, feedbackkultur, ledarskap) i siffror och göra det mätbart professionaliserar du ditt ledarskap.

Användningen av en agenda skapar struktur och trygghet för båda parter i förberedelserna inför det enskilda mötet eller medarbetarsamtalet. Detta ökar drastiskt sannolikheten för en framgångsrik diskussion som uppfyller det faktiska syftet med mötet.

Förresten, det finns en lämplig artikel i vår blogg om du är intresserad av ännu mer detaljerade mallar: 15 beprövade mallar för 1-1-möten att redigera (gratis) .

Förresten erbjuder 1-mot-1-mötesverktyget Echometer olika mallar för er mötesrutin. Här är bara ett exempel av många – kolla gärna in vårt verktyg:

Två mer specifika tips om en-till-en-agendan om du funderar på att anpassa en-till-en-mallen:

• Om du vill bli framgångsrik, hoppa inte över incheckningen under ditt enskilda samtal. Ni har förmodligen båda precis kommit från andra möten eller sammanhang och behöver några minuter för att mentalt anpassa er till det enskilda mötet. Incheckningen är också ett bra tillfälle att stärka relationen till medarbetaren och förmedla ömsesidigt personligt intresse och uppskattning.
• Agendapunkten “Övriga punkter från medarbetaren” i det enskilda mötet är tänkt som en catch-all så att din medarbetare kan ta upp eventuella ämnen här som de är osäkra på var de ska placera. Mitt tips är därför att inte ta bort den från agendan utan att alltid proaktivt fråga om det finns några ämnen i det här avseendet. Om inte kan du alltid hoppa över punkten i affärsmötet och då kommer den här punkten åtminstone inte att stå i vägen för ett lyckat 1 till 1-möte.

En bra guide arbetar också med ramverk. Det är därför jag inte vill beröva dig vårt korta ramverk för personliga möten. Det kommer att hjälpa dig att på bästa sätt uppfylla syftet med din nya mötesrutin.

Om dina personliga möten eller personalmöten känns som slöseri med tid och är allt annat än framgångsrika, är följande avsnitt något för dig.

Många enskilda samtal eller medarbetarsamtal slutar med ensidiga statusuppdateringar från medarbetarna till deras chefer eller teamledare. Sådana personliga möten med en rapporterande karaktär har ofta ett litet mervärde för medarbetaren, de uppfyller inte sitt syfte och innebär framför allt merarbete. Enligt vår uppfattning är dessa “statusrapport 1-1-möten” därför slöseri med tid och uppfyller inte kraven på en modern chef som en “tjänande ledare”.

Se även nedan: Servativt ledarskap i en agil arbetskontext

Vi förespråkar därför starkt att framgångsrika personliga möten alltid bör ha ett utvecklingsorienterat fokus för att fullt ut uppfylla sitt syfte.

Utvecklingsinriktade enskilda samtal eller medarbetarsamtal följer ett tydligt ramverk för att maximera framgången:

1. Kontinuerlig reflektion: Reflektera tillsammans över tidigare framgångar och utmaningar. Identifiera mönster tillsammans med medarbetarna.
2. Utvecklingsmål: Genom att ta fram tilltalande, individuella utvecklingsmål som matchar medarbetarens karriärmål ökar medarbetarnas lojalitet och motivation.
3. Åtgärder för utveckling: Definiera och aktivt stödja konkreta åtgärder för att utveckla medarbetarens kompetens så att han eller hon kan nå sina mål.

Ett sådant ramverk för framgångsrika en-mot-en-samtal ger orientering och främjar vidareutveckling. Det första steget är att definiera ett utvecklingsmål – vilket är nästa del av vår en-mot-en-samtalsguide.

Utvecklingsmål kan vara ett annat verktyg för att ge struktur och riktning åt dina individuella samtal eller utvecklingssamtal och därmed maximera deras framgång. Utvecklingsmålen ska alltid passa in i sammanhanget för att uppfylla sitt syfte:

• I vilken utsträckning matchar medarbetarens utvecklingsmål teamets eller företagets mål? Om denna aspekt av sammankopplade mål är relevant för dig kan jag rekommendera ramverket “Mål och nyckelresultat” som ett tips.
• Hur stämmer utvecklingsmålet överens med medarbetarens personliga intressen och motivation?

Studier visar att tydliga utvecklingsmål – kan öka medarbetarnas prestation med 12% till 15% utan någon ekonomisk kompensation –. Se här: Målens inverkan på arbetsprestationen.

Grunden för framgångsrika personliga möten: definiera utvecklingsmålet för medarbetarna

Innan du definierar utvecklingsmål i dina 1-1-möten bör du därför också zooma ut från vardagen för att prata om medarbetarens långsiktiga vision och den roll som medarbetaren ser sig själv i på medellång eller lång sikt. Försök att förstå medarbetarens drivkrafter väl innan ni tillsammans börjar definiera utvecklingsmål.

Våra mallar för check-ins kan hjälpa dig med detta: 5 mallar för regelbundna avstämningar med medarbetarna .

Utvecklingsmålen ska vara tydliga, mätbara och uppnåeliga så att de uppfyller sitt syfte. Du kan använda SMART-metoden för att kontrollera formuleringen:

• Specifik: Är utvecklingsmålet tillräckligt tydligt och specifikt? Om det verkar ligga för långt fram i tiden, kan ett tidigare delmål definieras?
• Mätbar: Det bör finnas mätbara indikatorer för att utvärdera framstegen. Hur ska du integrera dessa mätningar i dina personliga möten eller regelbundna medarbetarsamtal?
• Attraktivt: Målet ska vara meningsfullt och motiverande för medarbetaren.
• Realistiskt: Utvecklingsmålet måste vara möjligt att uppnå för medarbetaren. Är det realistiskt att uppnå det med nuvarande arbetsbelastning, eller måste ansvarsområdena ändras?
• Avslutad: Det bör finnas en tydlig tidsram och helst milstolpar så att framsteg kan göras redan under de kommande enskilda mötena eller medarbetarsamtalen.

I teorin kan du naturligtvis också använda regelbundna medarbetarrapporter för att kontrollera statusen för målen. Du kan läsa mer om medarbetarrapporter i det här blogginlägget med 5 mallar .

Följa upp utvecklingsmål i personliga möten

Håll utvecklingsmålet så synligt som möjligt i dina One-On-One-anteckningar så att du regelbundet blir påmind om det. 

Utvecklingsmålet granskas regelbundet i framgångsrika individuella samtal eller medarbetarsamtal och justeras vid behov. Dessutom bör åtgärder som kan genomföras så snabbt som möjligt härledas från utvecklingsmålet så att framstegen kontinuerligt kan kännas av och syftet med de enskilda mötena kan uppfyllas.

Helst ska du alltid ha en eller två aktiva åtgärder för utvecklingsmålet som du kan diskutera som en del av dina individuella samtal eller medarbetarsamtal.

Play

Känner du dig fortfarande osäker som chef eller teamledare och vet inte riktigt hur du ska genomföra framgångsrika en-till-en-samtal? Jag har redan påpekat ovan att det naturligtvis finns programvara för att genomföra en-till-en-möten. Det fina med onlineverktyg för 1 till 1 är att de naturligtvis tar hänsyn till grunderna i den här guiden.

Om du är intresserad av befintliga verktyg i detalj, kan jag rekommendera vår artikel som ett extra tips: De 3 bästa verktygen för 1-till-1-möten i jämförelse . Om du känner för att direkt testa det som vi anser vara det bästa verktyget för framgångsrika 1-mot-1-samtal kan du komma igång direkt via följande mall. Verktyget kan mycket mer än bara att hålla reda på samtalsanteckningar – det har många mallar, automatiseringar, åtgärdsförslag och hjälper dig att ha nyckeltal för medarbetarutveckling:

Så låt oss sammanfatta vad jag hoppas att du som chef har lärt dig om framgångsrika en-till-en-samtal och deras syfte (förutom att du vet vad ett en-till-en-samtal är):

1. Säkerställ regelbundenhet: Det är viktigt med en jämn rytm, till exempel varje eller varannan vecka.
2. Förberedelse och ren dokumentation: En tydlig agenda och strukturerade anteckningar gör enskilda möten mer effektiva.
3. Lyssna på mig: Ge medarbetaren utrymme att uttrycka sin oro.
4. Främja utveckling: Använd de personliga mötena och de regelbundna medarbetarsamtalen för att definiera långsiktiga utvecklingsmål för medarbetarna och aktivt stödja dem i att uppnå dem.
5. Spårning: Dokumentera resultat och uppgifter skriftligen och skapa ett gemensamt åtagande för genomförandet av uppföljningarna.

Med hjälp av dessa tips och riktlinjer kommer dina personliga möten och regelbundna medarbetarsamtal att bli ett värdefullt verktyg för ledarskap och utveckling.

Här är också tips för medarbetarsamtal i videoformat:

Play