Hur många team bör en Scrum Master ha? 10 tips

I den agila världen ställs Scrum Masters ofta inför utmaningen att effektivt hantera fler än 2 team. Är inte det för mycket? Hur många Scrum Masters på hur många team är vettigt? Vi diskuterar detta nedan.

För att klara av denna uppgift krävs tydliga strategier och anpassningsförmåga. I den här artikeln får du veta hur du framgångsrikt kan leda och stödja flera team som Scrum Master.

Tänk dig att du är Scrum Master för fyra team – skulle det vara för mycket? Högst troligt.

Det ideala antalet team som en Scrum Master bör coacha varierar beroende på olika faktorer som organisationens storlek och komplexitet, teamens och Scrum Masterens erfarenhet samt de specifika kraven i projektet. I Scrum-litteraturen kan man indirekt läsa att rekommendationen är att anta högst 2 team per Scrum Master som ett rimligt förhållande.

Denna rekommendation baseras på antagandet att den personliga interaktionen och stödet från en Scrum Master kan minska när antalet team ökar. Om en Scrum Master stödjer flera team är det viktigt att se till att han/hon etablerar effektiva kommunikations- och samordningsmekanismer för att tillgodose behoven hos alla team. Även eller särskilt om du är Scrum Master för fyra team är detta råd viktigt.

Det är viktigt att notera att rollen som Scrum Master inte är begränsad till att coacha team, utan också att stödja hela organisationen i implementeringen av agila metoder (även om det oftast hamnar i bakgrunden och inte är högsta prioritet). Därför kan det exakta antalet team som stöds variera från organisation till organisation. Det är lämpligt att utvärdera situationen på plats och anpassa antalet team som stöds därefter. Vissa frågar också felaktigt hur många Scrum Masters som är meningsfulla per team – men naturligtvis bör normalt inte flera Scrum Masters coacha ett team, utan maximalt en.

Om en Scrum Master ansvarar för fler än två team kan detta vara en utmanande uppgift. Det kräver därför effektiv organisation och prioritering av uppgifter. Här är några tips för Scrum Masters som hanterar flera team:

1. Effektiv kommunikation: Se till att skapa tydliga och effektiva kommunikationskanaler för att hålla er välinformerade och se till att teamen kan kommunicera med varandra. Använd digitala verktyg, regelbundna möten och andra kommunikationsmedel för att dela information på ett effektivt sätt.

2. Delegering av uppgifter: Identifiera uppgifter som kan tas över av andra teammedlemmar eller Scrum Masters och delegera dessa uppgifter för att fördela arbetsbördan. Det kan t.ex. handla om att organisera retrospektiv, utbildning eller övervakning av mätvärden.

3. Standardisering av processer: Implementera standardiserade processer och metoder i alla team för att främja enhetlighet och underlätta arbetet. Detta kan omfatta införandet av gemensamma verktyg, definitioner av arbetsflöden och användning av standardiserade mätmetoder (t.ex. teamtillfredsställelse).

4. Prioriteringar efter behov: Identifiera teamens mest akuta behov och fokusera på att prioritera dessa frågor. Gör tydliga prioriteringar och arbeta med de utmaningar som har störst inverkan på teamen.

5. Främja teamens självorganisering: Uppmuntra teamen att agera självständigt och lösa problem på egen hand. En självorganiserad teamstruktur kan minska bördan för dig som Scrum Master, eftersom teamen tar på sig mer ansvar.

6. Använd agila principer för ditt arbetsflöde: Tillämpa agila principer på ditt eget arbete som Scrum Master. Använd till exempel den agila metoden för kontinuerlig förbättring för att öka din egen effektivitet.

7. Utbildning och mentorskap: Investera tid i utbildning och mentorskap för teammedlemmar och andra Junior Scrum Masters. Ju bättre teamen kan organisera sig själva och lösa problem, desto mindre direkt stöd behöver de.

8. Främja samarbete mellan olika team: Skapa möjligheter för teamen att samarbeta med varandra och dela med sig av kunskap. Detta kan ske i form av “community-of-practice”-möten, gemensamma retrospektiver eller regelbundna gemensamma evenemang. Teamen kan lära av varandra och dela med sig av bästa praxis.

9. Använd effektiva verktyg: Använd verktyg som stödjer samarbete och kommunikation mellan team. Virtuella verktyg för projektledning, kommunikation och samarbete kan hjälpa till att hantera information centralt och underlätta utbyte.

10. Tydliga roller och ansvarsområden: Se till att alla teammedlemmar har tydliga roller och ansvarsområden inom sina team. Detta hjälper inte bara till med självorganiseringen, utan gör det också möjligt för dig som Scrum Master att fokusera på mer strategiska uppgifter.

11. Regelbundna återblickar: Planera in regelbundna återblickar för att granska hur effektiv din vård och ditt stöd är. Ta tid för reflektion och förbättringar för att säkerställa att ni fokuserar på de viktigaste aspekterna.

12. Överväg ramverk för skalning: Om antalet team du hanterar fortsätter att växa kan det vara vettigt att överväga skalningsramverk som SAFe (Scaled Agile Framework) eller LeSS (Large-Scale Scrum). Dessa ramverk tillhandahåller strukturer och metoder som är särskilt utformade för att skala upp agila principer på organisationsnivå.

Kom ihåg att utmaningarna med att leda flera team inte bara ligger i organisationen, utan också i din personliga tidshantering och kommunikationsförmåga. Flexibilitet, anpassningsförmåga och en ständig vilja att lära är avgörande faktorer för att du ska lyckas i en sådan roll.

Förhållandet mellan Scrum Master och team kan också jämföras med förhållandet mellan Agile Coach och team. Om du har en bra förståelse för detta kan du också svara på frågan: Hur många Agile-coacher behöver jag egentligen för min agila transformation?

Antalet team som en Agile Coach handleder kan variera beroende på olika faktorer, i likhet med en Scrum Master. Det finns dock inga fasta regler eller standarder som föreskriver exakt hur många team en Agile-coach ska övervaka. Det optimala antalet beror på olika faktorer, bland annat

1. Organisationens storlek och komplexitet: I större och mer komplexa organisationer kan det vara nödvändigt för en Agile-coach att stödja fler team eftersom behovet av stöd för flexibilitet och transformation är större.

2. Erfarenhet av Agile-coachning: En erfaren Agile-coach kanske kan stödja fler team på ett effektivt sätt än någon med mindre erfarenhet. Erfarenhet spelar en viktig roll för förmågan att förstå och stödja olika team i deras agila resa.

3. Typ av coachingverksamhet: Typen av coachningsaktiviteter kan också ha en inverkan. En Agile-coach som fokuserar på utbildning, workshops och strategisk planering kan potentiellt coacha fler team än någon som fokuserar mycket på individuell gruppdynamik och konfliktlösning.

I praktiken är min erfarenhet att en Agile-coach inte bör coacha mer än två till fem lag direkt för att säkerställa att det finns tillräckligt med tid för varje lags support. Det är dock viktigt att notera att detta inte är en fast regel och att situationen kan variera beroende på de faktorer som nämns ovan. En Agile-coach bör kunna bedöma organisationens och lagens behov och anpassa sig därefter. 

Något jag också har sett ofta: Det finns en agil coach per 100 personer och den agila coachen tillfrågas av teamen enligt pull-principen, så att resurserna fördelas naturligt och meningsfullt. Därför kan frågan “Hur många agila coacher behöver jag?” bara besvaras väl beroende på de redan nämnda faktorerna.

Ni kan också minska antalet Scrum Masters eller Agile Coaches som behövs om ni använder rätt verktyg, vilket för oss till nästa avsnitt.

Om du känner att du måste ta hand om för många team samtidigt, då är verktyget Echometer intressant för dig. Det fokuserar på att förenkla den kontinuerliga förbättringen av team – särskilt för team som inte har en dedikerad Scrum Master på heltid.

Echometer är ett digitalt verktyg som hjälper agila teamledare med agila retrospektiver och team Health Checks. Oavsett om det är på distans, hybrid eller på plats: det gör teamcoaching mätbart och professionaliserar därmed ditt arbete samtidigt som du sparar mycket arbete. Ta en titt på vår webbplats för att få reda på mer: www.echometerapp.com.

“Om du har för många team kan du låta verktyg som Echometer hjälpa dig: Vilka team är missnöjda med vad? Sedan kan du börja där!”

• Christian Heidemeyer, psykolog och Scrum Master

Kort sagt är det lämpligt med 2 team per Scrum Master. Tyvärr är det ofta så att detta inte beaktas fullt ut i praktiken. 

Att hantera flera team kräver en balans mellan effektiv kommunikation, smart resursprioritering och främjande av självorganisering. Med rätt metoder kan Scrum Masters skapa en agil miljö där teamen kan trivas och bidra till framgång tillsammans.

Slutligen, återigen påminnelsen: Om du vill prova på hur det känns att vidareutveckla ditt team med vårt verktyg: Du kan starta en agil retrospektiv utan inloggning nedan, i det här fallet workshopen “Behåll, Sluta, Starta”. 

Alternativt kan du helt enkelt vidarebefordra vår webbplats till de ansvariga kollegorna: www.echometerapp.com.