Vad chefer inte förstår: Hållbart tempo i agila team
Alla som har sprungit ett maraton vet varför ett hållbart tempo är en kritisk framgångsfaktor: när man har sprungit för fort tar det oproportionerligt lång tid att återhämta sig från utmattningen. Hållbart tempo spelar också en viktig roll i agila team.
Nu kör vi!
Vad är Sustainable Pace?
Sustainable Pace är den hastighet som man teoretiskt sett kan upprätthålla under en oändligt lång tidsperiod. För agila team avser denna hastighet särskilt den output som ett team kan leverera inom en sprintcykel – utan att bygga upp teknisk skuld eller bränna ut teammedlemmar.
I grund och botten handlar Sustainable Pace om att kunna börja varje dag utvilad och kunna ge sitt bästa.
The Agile Manifesto phrase "sustainable development" is usually interpreted as: everybody comes into work every day refreshed, happy, and able to do their absolute best work.
— Allen Holub. https://linkedIn.com/in/allenholub (@allenholub) November 21, 2022
Sleeping under your desk is a good indicator that you don't have that 😄
Varför är Sustainable Pace viktigt i agila team?
Hållbar takt är viktigt för agila team eftersom det bara är med en hållbar takt som teamens välbefinnande och produktivitet kan säkerställas på lång sikt.
Överbelastning av team under en längre tid får allvarliga konsekvenser:
- Regelbunden övertid, ökade stressnivåer och försämrad arbetsmoral
- Försämrad kommunikation och mindre ömsesidigt stöd
- Lite tid för att sätta sig in i nya eller innovativa ämnen
- “Bästa praxis försummas
- Mindre drivkraft för förändring från teamet
- Bygga upp teknisk skuld
- Fler slarvfel och en högre felfrekvens
Att upprätthålla en hållbar hastighet bör därför vara en hjärtefråga för alla intressenter i ett team.
Varför är det svårt att hålla sig till Sustainable Pace i praktiken?
I praktiken är det mycket lätt att hamna i ett ohälsosamt arbetssätt och “överarbeta”. De utlösande faktorerna för detta är vanliga:
- Orealistiska förväntningar (från intressenter i teamen)
- Överambitiösa sprintmål för teamet
- “Scope creeping”, dvs. efterföljande utvidgningar av arbetets omfattning under sprinten så att mer arbete krävs än vad som ursprungligen planerades.
- Korta deadlines som kräver övertid
Problemet: När ett team är “överpacat” uppstår de ovan nämnda negativa konsekvenserna och man fokuserar på att lösa symptomen och förbiser den underliggande huvudorsaken: ohållbart tempo.
Det kan vara mycket svårt för agila team att bryta sig loss från en ohållbar rutin – särskilt om det på grund av naturlig selektivitet är svårt att identifiera Sustainable Pace som den främsta orsaken.
Men det finns naturligtvis vägar tillbaka:
Tips för att uppnå och bibehålla en hållbar takt i agila team
Tips 1 för hållbart tempo: uppnåeliga sprintmål
Team bör inte göra det till en vana att sätta överambitiösa sprintmål. I OKRs finns det så kallade “stretch goals” där man försöker uppnå minst 80% (Stretch Goals i OKR). Sådana stretchmål bör undvikas när man definierar sprintmål. Det bör vara möjligt att nå sprintmålet på 100%.
Team saknar ofta styrkan att säga “nej” när ledning eller intressenter ställer för höga krav på innehållet i nästa sprint. Som Scrum Master eller Agile Coach kan du hjälpa teamet att kräva sina rättigheter från intressenterna.
I slutet av sprinten är det dessutom viktigt att fundera över om sprintmålet kunde ha uppnåtts utan övertid. Om övertid var nödvändigt bör sprintmålet betraktas som ej uppnått. Baserat på detta kan teamet kontinuerligt lära sig hur mycket arbete som faktiskt kan utföras under ordinarie arbetstid.
Tips 2 för hållbar takt: Ledningens medvetenhet
Chefer är ofta bekanta med så kallade “stretch goals” från OKR-sammanhang, där de försöker uppnå minst 80%. Sådana stretch goals bör dock inte användas när man definierar sprintmål. Det bör alltid vara möjligt att nå sprintmålet vid 100%.
Agile Coacher och Scrum Masters bör kommunicera till ledningen hur viktigt det är med ett hållbart tempo för organisationens långsiktiga framgång. Chefer håller vanligtvis med om att kortsiktiga framgångar inte är värda att äventyra teamens produktivitet på medellång och lång sikt.
Tips 3 för hållbart tempo: nedkylningsperioder
Särskilt när du kommer från en stressig period behöver du en återhämtningsperiod för att få ny fart.
Det är ingen slump att ShapeUp-ramverket, till exempel, schemalägger regelbundna nedkylningsperioder. Under dessa perioder kan teamen arbeta med ämnen som de själva väljer. Tiden kan användas för att åtgärda buggar, utveckla nya idéer eller prova nya tekniska möjligheter (se ShapeUp)
Tips 4 för hållbar takt: Sprint-retrospektiver
Har du en känsla av att “hållbar takt” kan vara ett problem? Då är det bäst att reflektera över det tillsammans med ditt team. Med hjälp av dessa frågor kan du starta en diskussion i efterhand:
- Som en incheckning: “På en skala från 0 till 10, var skulle du ranka oss som team från 0 = Underpaced, 5 = Sustainable Pace till 10 = Overpaced?”
- Vilka symptom på överbelastning (hög stress) kan vi observera i vårt team?
- Vad har vi som team inte tagit tillräckligt med tid för den senaste tiden?
- Vad skulle du göra om du helt kunde bestämma vad du skulle arbeta med under en vecka?
Tips 5 för hållbart tempo: Team Health Checks
För kontinuerlig övervakning kan du också göra en regelbunden hälsoundersökning av teamet. Följande Health Check-artiklar är lämpliga för detta ändamål:
- Vi behöver inte övertid för att nå våra sprintmål.
- Vi är försiktiga nog att inte lova för mycket, men samtidigt ambitiösa.
- Vi har modet att säga “nej” när vi måste.
- Jag kan skaka av mig stress på jobbet och få huvudet fritt för nya uppgifter.
- 1) Jag är fri att planera mitt arbete som det passar mig.
- I mitt arbete finns det tillräckligt med tid för att förverkliga innovativa idéer.
Tips 6 för hållbar takt: Utbyta erfarenheter med kollegor (Vår Meetup)
För att reflektera hjälper inget mer än ett utbyte med kollegor från andra team och helst även andra företag.
Det är därför vi anordnar vår Echometer Meetup den 15 juni 2023 på temat “Nailing Sustainable Pace in Agile Teams”.
Genom att göra det skapar vi en öppen plattform för att starta ett öppet utbyte av erfarenheter med kollegor. Var en del av det!
Läs mer och anmäl dig till mötet
Bonus: Smarta kunskaper om Sustainable Pace
Lite historia: Hållbar takt är inget nytt
Redan tidigt i de agila arbetsmetodernas historia började man fundera på Sustainable Pace. Ja, till och med långt innan den första Scrum-guiden publicerades 2010 (Scrum-guidens historia).
Ursprunget till Sustainable Pace ligger i XP (eXtremeProgrammering) av Kent Beck från 1996. Det förekommer också i det agila manifestet:
“Agile-processer främjar en hållbar utveckling. Sponsorer, utvecklare och användare bör kunna upprätthålla en konstant takt under obegränsad tid.”
Sustainable Pace fick förmodligen ursprungligen sitt namn efter Ron Jeffries (som också var en av undertecknarna av det agila manifestet).
