Bir Scrum Master kaç ekibe sahip olmalıdır? 10 ipucu

Çevik dünyada, Scrum Ustaları genellikle 2’den fazla ekibi etkin bir şekilde yönetme zorluğuyla karşı karşıya kalırlar. Bu çok fazla değil mi? Kaç ekipte kaç Scrum Master mantıklıdır? Bunu aşağıda tartışıyoruz.

Temel olarak, bu görevde ustalaşmak net stratejiler ve uyarlanabilirlik gerektirir. Bu makalede Scrum Master olarak birden fazla ekibi nasıl başarılı bir şekilde yönetebileceğinizi ve destekleyebileceğinizi öğrenin.

Dört takım için Scrum Master olduğunuzu hayal edin - bu çok fazla olur muydu? Muhtemelen evet.

Bir Scrum Master’ın koçluk yapması gereken ideal ekip sayısı, kuruluşun büyüklüğü ve karmaşıklığı, ekiplerin ve Scrum Master’ın deneyimi ve projenin özel gereksinimleri gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişir. Scrum literatüründe dolaylı olarak Scrum Master başına en fazla 2 takımın makul bir oran olarak kabul edilmesinin tavsiye edildiğini okuyabilirsiniz.

Bu öneri, ekip sayısı arttıkça bir Scrum Master tarafından sağlanan kişisel etkileşim ve desteğin azalabileceği varsayımına dayanmaktadır. Bir Scrum Master birden fazla ekibi destekliyorsa, tüm ekiplerin ihtiyaçlarını karşılamak için etkili iletişim ve koordinasyon mekanizmaları kurmasını sağlamak önemlidir. Dört ekip için Scrum Master olsanız bile ya da özellikle, bu tavsiye önemlidir.

Bir Scrum Master’ın rolünün sadece takımlara koçluk yapmakla sınırlı olmadığını, aynı zamanda tüm organizasyonu çevik uygulamaları hayata geçirme konusunda desteklemeyi de içerdiğini unutmamak önemlidir (çoğu zaman bu durum arka planda kalsa ve ilk öncelik olmasa bile). Bu nedenle, desteklenen takımların sayısı organizasyondan organizasyona farklılık gösterebilir. Yerel durumu değerlendirmek ve desteklenen takımların sayısını buna göre ayarlamak önemlidir. Bazıları da bir takım için kaç Scrum Master’ın mantıklı olduğunu soruyor - ancak normalde birden fazla Scrum Master’ın bir takıma koçluk yapmaması, en fazla bir tane olması gerekir.

Bir Scrum Master ikiden fazla ekipten sorumluysa, bu zorlu bir görev olabilir. Bu nedenle, görevlerin etkili bir şekilde organize edilmesini ve önceliklendirilmesini gerektirir. İşte birden fazla ekibi yöneten Scrum Master’lar için bazı ipuçları:

1. Etkili iletişim: İyi bilgilendirilmek ve ekiplerin birbirleriyle iletişim kurabilmelerini sağlamak için açık ve etkili iletişim kanalları oluşturduğunuzdan emin olun. Bilgiyi etkili bir şekilde paylaşmak için dijital araçları, düzenli toplantıları ve diğer iletişim araçlarını kullanın.

2. Görevlerin devredilmesi: Diğer ekip üyeleri veya Scrum Master’lar tarafından üstlenilebilecek görevleri belirleyin ve iş yükünü dağıtmak için bu görevleri delege edin. Bu, örneğin retrospektiflerin düzenlenmesi, eğitim veya metriklerin izlenmesini içerebilir.

3. Süreçlerin standartlaştırılması: Tutarlılığı teşvik etmek ve işi kolaylaştırmak için tüm ekiplerde standartlaştırılmış süreçler ve uygulamalar uygulayın. Bu, ortak araçların kullanılmasını, iş akışlarının tanımlanmasını ve standart metriklerin (ekip memnuniyeti gibi) kullanılmasını içerebilir.

4. Gerektiği gibi önceliklendirme: Ekiplerin en acil ihtiyaçlarını belirleyin ve bu sorunları önceliklendirmeye odaklanın. Net öncelikler belirleyin ve ekipler üzerinde en büyük etkiye sahip zorluklar üzerinde çalışın.

5. Ekiplerin kendi kendini organize etmesini teşvik edin: Ekipleri özerk hareket etmeye ve sorunları bağımsız olarak çözmeye teşvik edin. Kendi kendini organize eden bir ekip yapısı, ekipler daha fazla sorumluluk aldıkça Scrum Master olarak sizin üzerinizdeki yükü azaltabilir.

6. İş akışınız için çevik ilkeleri kullanın: Bir Scrum Master olarak çevik ilkeleri kendi çalışmalarınıza uygulayın. Örneğin, kendi etkinliğinizi artırmak için çevik sürekli iyileştirme yaklaşımını kullanın.

7. Eğitim ve mentorluk: Ekip üyelerini ve diğer Junior Scrum Master’ları eğitmek ve onlara mentorluk yapmak için zaman ayırın. Ekipler kendilerini ne kadar iyi organize edebilir ve sorunları çözebilirse, o kadar az doğrudan desteğe ihtiyaç duyarlar.

8. Ekipler arası işbirliğini teşvik edin: Ekiplerin birbirleriyle işbirliği yapmaları ve bilgi paylaşmaları için fırsatlar yaratın. Bu, uygulama topluluğu toplantıları, ortak retrospektifler veya düzenli ortak etkinlikler şeklinde olabilir. Ekipler birbirlerinden öğrenebilir ve en iyi uygulamaları paylaşabilir.

9. Etkili araçlar kullanın: Ekipler arasında işbirliğini ve iletişimi destekleyen araçlar kullanın. Proje yönetimi, iletişim ve işbirliğine yönelik sanal araçlar, bilgilerin merkezi olarak yönetilmesine ve bilgi alışverişinin kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.

10. Açık roller ve sorumluluklar: Tüm ekip üyelerinin kendi ekipleri içinde net rolleri ve sorumlulukları olduğundan emin olun. Bu sadece kendi kendini organize etmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda Scrum Master olarak sizin daha stratejik görevlere odaklanmanızı sağlar.

11. Düzenli retrospektifler: Bakım ve desteğinizin etkinliğini gözden geçirmek için düzenli olarak geriye dönük incelemeler planlayın. En önemli hususlara odaklandığınızdan emin olmak için düşünmeye ve gelişmeye zaman ayırın.

12. Ölçeklendirme çerçevelerini düşünün: Yönettiğiniz ekip sayısı artmaya devam ediyorsa, SAFe (Ölçeklendirilmiş Agile Çerçevesi) veya LeSS (Büyük Ölçekli Scrum) gibi ölçeklendirme çerçevelerini değerlendirmek mantıklı olabilir. Bu çerçeveler, çevik ilkeleri kurumsal düzeyde ölçeklendirmek için özel olarak tasarlanmış yapılar ve uygulamalar sağlar.

Birden fazla ekibi yönetmenin zorluklarının yalnızca organizasyonda değil, aynı zamanda kişisel zaman yönetimi ve iletişim becerilerinizde de yattığını unutmayın. Esneklik, uyarlanabilirlik ve sürekli öğrenme isteği, böyle bir rolde başarılı olmanız için çok önemli faktörlerdir.

Scrum Master/Ekipler oranı, Agile Koç/Ekipler oranı ile de karşılaştırılabilir. Bu konuda iyi bir anlayışa sahipseniz, şu soruyu da yanıtlayabilirsiniz: Çevik dönüşümüm için gerçekten kaç tane Agile koçuna ihtiyacım var?

Bir Agile Koçunun denetlediği ekip sayısı, bir Scrum Master’a benzer şekilde çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilir. Ancak, bir Agile Koçunun tam olarak kaç ekibi denetlemesi gerektiğini belirleyen sabit kurallar veya standartlar yoktur. Optimum sayı, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlıdır

1. Kurumun büyüklüğü ve karmaşıklığı: Daha büyük ve daha karmaşık kuruluşlarda, çeviklik ve dönüşüm desteğine duyulan ihtiyaç daha fazla olduğundan, bir Agile Koçunun daha fazla ekibi desteklemesi gerekebilir.

2. Agile koçunun deneyimi: Deneyimli bir Agile koçu, daha az deneyime sahip birine göre daha fazla ekibi etkili bir şekilde destekleyebilir. Deneyim, farklı ekipleri çevik yolculuklarında anlama ve destekleme becerisinde önemli bir rol oynar.

3. Koçluk faaliyetlerinin türü: Koçluk faaliyetlerinin türü de bir etkiye sahip olabilir. Eğitim, atölye çalışmaları ve stratejik planlamaya odaklanan bir Agile koçu, bireysel ekip dinamikleri ve çatışma çözümüne odaklanan birine göre potansiyel olarak daha fazla ekibe koçluk yapabilir.

Pratikte, benim deneyimlerime göre, bir Agile koçunun, her bir takımın desteklenmesi için yeterli zamanın olmasını sağlamak amacıyla doğrudan iki ila beş takımdan fazlasına koçluk yapmaması gerektiğini söyleyebiliriz. Ancak, bunun katı ve hızlı bir kural olmadığını ve durumun yukarıda belirtilen faktörlere bağlı olarak değişebileceğini unutmamak önemlidir. Bir Agile koçu, organizasyonun ve ekiplerin ihtiyaçlarını değerlendirebilmeli ve buna göre uyum sağlayabilmelidir. 

Sıkça gördüğüm bir şey daha var: 100 kişiye bir Agile Coach düşüyor ve Agile Coach, kaynakların doğal olarak anlamlı bir şekilde dağılması için takımlar tarafından çekme prensibiyle talep ediliyor. Bu bağlamda, “Kaç Agile Coach’a ihtiyacım var?” sorusu ancak daha önce bahsedilen faktörlere bağlı olarak iyi yanıtlanabilir.

Doğru araçları kullanırsanız, gerekli Scrum Ustalarının veya Agile Koçlarının sayısını da azaltabilirsiniz, bu da bizi bir sonraki bölüme getiriyor.

Aynı anda çok fazla takımı desteklemeniz gerektiğini hissediyorsanız, Echometer aracı sizin için ilginç olabilir. Özellikle tam zamanlı bir Scrum Master’ı olmayan takımlar için, takımların sürekli iyileştirilmesini kolaylaştırmaya odaklanır.

Echometer, çevik ekip liderlerine çevik retrospektifler ve ekip Health Check’leri ile yardımcı olan dijital bir araçtır. Uzaktan, hibrit veya yerinde: ekip koçluğunu ölçülebilir hale getirir ve sizi çok fazla işten kurtarırken işinizi profesyonelleştirir. Daha fazlasını öğrenmek için web sitemize bir göz atın: www.echometerapp.com.

“Çok fazla ekibiniz varsa, Echometer gibi araçların size yardımcı olmasına izin verin: Hangi ekipler nelerden memnun değil? O zaman oradan başlayabilirsiniz!”

• Christian Heidemeyer, Psikolog ve Scrum Ustası

Kısacası, Scrum Master başına 2 ekip uygundur. Ne yazık ki bu durum uygulamada genellikle tam olarak dikkate alınmamaktadır. 

Birden fazla ekibi yönetmek, etkin iletişim, akıllı kaynak önceliklendirmesi ve kendi kendine organizasyonun teşvik edilmesi arasında bir denge gerektirir. Scrum Ustaları, doğru uygulamalarla ekiplerin gelişebileceği ve birlikte başarıya katkıda bulunabileceği çevik bir ortam yaratabilir.

Son olarak, bir kez daha hatırlatma: Ekibinizi aracımızla geliştirmenin nasıl bir his olduğunu denemek isterseniz: Aşağıdaki bağlantıdan giriş yapmadan çevik bir retrospektife başlayabilirsiniz, bu durumda “Koru, Durdur, Başlat” atölyesi. 

Alternatif olarak, web sitemizi sorumlu meslektaşlarınıza iletmeniz yeterlidir: www.echometerapp.com.