Винесені уроки Семінар за 5 кроків

Як команда чи організація, ми всі прагнемо бути на вершині своєї гри як лідери якості чи інновацій. Можливо організація, що навчається %E2%80%9D. Щоб виправдати ці очікування, необхідно послідовно впроваджувати процес постійного вдосконалення. У цій статті ми представимо все, що стосується теми «Майстерні засвоєних уроків», і покажемо, як ви можете використовувати цей формат для постійного розвитку. Наш контрольний список засвоєних уроків обов’язково вам допоможе.

Що таке семінар з вивчення уроків?

Як випливає з англійського терміну Lessons Learned (українською «Засвоєні уроки»), майстерня засвоєних уроків має на меті сприяти навчанню на основі досвіду. 

Під час воркшопу з вивчення уроків можна ретроспективно поглянути на минулу співпрацю в команді. Ось чому формат воркшопу також використовується в гнучких командах і в Scrum. Ретроспектива називається. У різних контекстах поширеним синонімом також є “командні дебрифінги”.

Метою семінарів з вивчення набутого досвіду або просто Ретроспективи (скорочено “ретро”) залишається незмінною: Отримати безперервний процес навчання з практичного досвіду, щоб постійно розвиватися далі.

Впровадити семінари з вивчення досвіду для моєї команди або проєкту

Якщо ваша мета - безперервний процес вдосконалення в проектах або командах, семінари з вивчення уроків - хороший варіант для вас. 

Частим приводом для вступу є досягнення віх проекту або його завершення. У такі моменти команді потрібно щонайменше від 60 до 180 хвилин, залежно від розміру команди, щоб обміркувати “як” і зробити висновки, а також, можливо, заходи на майбутнє.

У гнучких командах, які працюють разом на довгостроковій основі, такий формат навіть міцно інтегрований у щоденну робочу рутину і відбувається з періодичністю від тижня до місяця, залежно від ритму спринту.

Ми бачимо, що все більше і більше команд адаптують ці безперервні формати з великим успіхом.

Яка користь від семінарів з вивчення досвіду?

Багато менеджерів, ймовірно, зараз відреагували б так: “Інвестувати 60-90 хвилин у роздуми кожні 2 тижні? Який у цьому сенс?!”

На щастя, дослідження дають хорошу відповідь на це питання. Танненбаум і Черазолі (2013) змогли довести в мета-дослідженні, що ефективність команд завдяки цій саморефлексії ( при правильному застосуванні ) в середньому між зросла на 20-25% була.

Приклади з практики

Як відбувається підвищення продуктивності? Ось кілька прикладів того, які питання в поєднанні з правильними заходами можуть сприяти підвищенню продуктивності:

• Методи роботи: Досі ми записували кожен прогрес в Excel, оновлення якого різними версіями завжди спричиняло багато роботи і плутанини. Можливі дії: спробувати онлайн-інструменти, такі як Trello або Notion, щоб організувати проекти так, щоб версії більше не потрібно було об’єднувати вручну.
• Самоорганізація та процеси прийняття рішень: Ми навряд чи знаємо один про одного, наскільки далеко хтось знаходиться в роботі над своїм субпроектом на даний момент. Можливо, варто спробувати формат “щоденного стендапу”, щоб покращити координацію всередині команди?
• Комунікація всередині команди та зі стейкхолдерами: Проекти нових продуктів доводяться до відома зацікавлених сторін відносно пізно, коли в розробку вже вкладено багато зусиль. Як ми можемо отримувати зворотній зв’язок від наших стейкхолдерів раніше і більш регулярно?
• Визначення пріоритетів: Хоча в ході проекту ми отримали нові знання, ми дотримуємося нашої початкової розстановки пріоритетів. Як ми можемо гарантувати, що в майбутньому ми будемо краще використовувати можливості, отримані завдяки цим новим знанням, у нашому плануванні?

Звісно, ці теми можна було б виявити та покращити й без майстерні засвоєних уроків. Але структурований процес зворотного зв’язку – без повсякденного стресу – часто дає змогу усвідомити такі теми.

Таким чином, семінар з вивчення уроків є дуже ефективним форматом, коли йдеться про визначення та реалізацію потенціалу для вдосконалення або блокуючих факторів. Ще одним позитивним аспектом є те, що цей процес самоорганізовується в командах, що ще більше підвищує відданість і задоволеність команди.

Як підготувати та провести майстерню засвоєних уроків? – шаблон

Впровадження цих семінарів, після того, як команда засвоїла їх, не є складним завданням. Процедура поєднує в собі найкращі практики Модерація воркшопу який багатьом здасться знайомим. Звичайно, існує незліченна кількість методів для проведення таких семінарів, але 5 кроків з Контрольного списку засвоєних уроків пропонують простий приклад успішного семінару:

Крок 1: Реєстрація з відкритим питанням

Семінар має бути максимально інтерактивним, тому найкраще починати з відкритого запитання, на яке кожен член команди по черзі коротко відповідає. Таким чином усі залучаються до розмови. Наприклад, можливі такі запитання:

• За шкалою від 0 до 10, наскільки ви впевнені, що ми досягнемо мети нашого проєкту/команди, і чому?
• Яка була найбільша невдача або найбільший успіх для вас минулого тижня (або місяця…)?

Крок 2: Зберіть теми

Хоча першим кроком все ще є забезпечення того, щоб усі приїхали в режимі засвоєння уроків, наступним кроком є збір зворотного зв’язку в структурований спосіб. Для того, щоб Групове мислення Щоб уникнути цього, цей крок слід спочатку виконати в індивідуальній роботі, перш ніж ділитися темами в групі.

Знову ж таки, ви можете використовувати різні формати запитань, щоб стимулювати розмову. Особливо часто ми бачимо такі приклади:

• Добре-Погано (простий варіант для початківців): Що пройшло добре? Що пішло погано?
• Keep-Stop-Start (популярний, краще переходить від статус-кво до дій, ніж «Start-Stop-Continue»): Що нам слід продовжувати робити в команді, як і раніше? Що нам слід припинити робити в команді? Що нам слід почати в команді або принаймні спробувати?
• Очікуване-неочікуване (для різноманітності): Що сталося, чого ви очікували заздалегідь? Що сталося позитивного, чого ви не очікували заздалегідь? Що пішло гірше, ніж ви очікували?

Метою нашого Echometer Інструменти до речі, покликане допомогти в проведенні таких майстерень засвоєних уроків. Воно допомагає підтримувати правильну структуру майстерні, має таймер і робить майстерню – якщо вона відбувається онлайн – значно інтерактивнішою.

 

Ви можете створювати “Вивчені уроки” за допомогою нашого інструменту без входу від вас або вашої команди.

 

За допомогою цієї кнопки ви можете відкрити інструмент безпосередньо, вибрати свій метод засвоєних уроків і запросити команду за посиланням – я рекомендую метод «Keep-Stop-Start»:

З цікавістю слухають  понад 30 засвоєних уроків  можливі методи – часом це дуже креативно та грайливо.

Якщо ви все ще не впевнені, ви можете завантажити  Agile Досвід роботи тренера Хольгера з нашим інструментом  прочитай до кінця. 

А ще наш інструмент допомагає з пріоритизацією – але це вже наступний крок.

Крок 3: Визначте пріоритетні теми

Після того, як теми зібрані та згруповані за тематичним принципом, можна переходити до визначення пріоритетів. Метою тут є визначення найважливіших тем і висновків, за якими команда хотіла б вжити заходів.

В ідеалі кожен член команди має три клейкі точки або щось подібне для пріоритизації, які потім приклеюються до відкритих відгуків (які, наприклад, розміщені на фліпчарті) залежно від особистих уподобань. Крім того, кожен може просто зробити 3 позначки маркером. Відкриті відгуки, які мають найбільше позначок, здаються найбільш терміновими – тут розробляються заходи.

Крок 4: Визначте показники

Тут команда вирішує, як вони хочуть застосувати отримані знання на практиці. Заходи мають відповідати певним стандартам, наприклад SMART-формулі відповідають.

Важливо: пам’ятайте, що не варто приймати занадто багато заходів. Зосередьтеся максимум на 3 найважливіших темах. Інакше буде складно охопити всі заходи, що змусить команду засумніватися у доцільності формату “Вивчених уроків” в цілому.

Краще робити короткий аналіз отриманих уроків з трьома заходами кожні 2-4 тижні, ніж “великий” кожні 6 місяців, але в реальності реалізуються лише 4 з 10 заходів.

Крок 5: Висновок

Наприкінці слід підбити підсумки того, що було вивчено і які заходи було зафіксовано. Цей етап також можна зробити інтерактивним, поставивши всім учасникам відкрите запитання:

• Що для вас стало найважливішим висновком із сьогоднішнього семінару з винесених уроків?
• Які ваші власні плани на наступний раз?

Майстерня засвоєних уроків – висновок

Звісно, такий формат потребує часу. Ось чому нам важливо підкреслити, що для семінарів з вивчення уроків слід виділити достатньо часу на самому початку. Особливо наприкінці проектної фази це може бути стресовим. Це не повинно спокушати нас пропустити цей важливий формат. 

Зрештою, це єдиний спосіб гарантувати, що наступного разу ви не потрапите в ті самі пастки і не залишитеся в пастці “хом’ячого колеса”. В екстрених випадках краще провести короткий семінар з винесення уроків, ніж не провести жодного взагалі.

За адресою наступна публікація У нас безпосередньо також є кілька Поради та інші найкращі практики для ваших семінарів з вивчення уроків!