Як заохотити безпосередніх підлеглих і співробітників готуватися до індивідуальних зустрічей?

Можливі різні заходи та підходи, якщо ваш безпосередній підлеглий або працівник не приходить підготовленим на регулярну (зазвичай раз на два тижні) особисту зустріч з вами як керівником.

Тут ефективність підходів або заходів, згідно з моїм особистим досвідом і знаннями як керівника, Scrum-майстра та психолога, розміщена в порядку черговості - які заходи працюють найкраще?

Вимірювання	Оцінка	Контекст
Пишіть регулярні нагадування	1: Низька ефективність	Якщо працівники не мотивовані та не мають уяви, нагадування не матимуть великого ефекту
Поясніть мету 1 до 1	2: Середня ефективність	З’ясування справжньої мети спільних обговорень тет-а-тет може бути корисним і зменшити тиск або занепокоєння серед працівників.
Зосередьтеся на тому, що працює добре	3: Висока ефективність	Говорити про речі, на які просто виникає природна розмова, може бути дуже корисно для розвитку довірливих стосунків.
Подаємо гарний приклад	2: Середня ефективність	Виділення достатнього часу на хорошу підготовку є необхідною умовою для того, щоб можна було очікувати того ж від співробітника.
Розмови на неробочі теми	3: Висока ефективність	Неробочі теми можуть чудово підійти для зміцнення взаємної довіри – і це полегшує відкриття.
Прояснити мотивацію	2: Середня ефективність	Пряма конфронтація з тим фактом, що працівники здаються менш вмотивованими піднімати теми? Неоптимально, краще з’ясувати загальні очікування від зустрічі
Зосередьтеся на навчанні	2: Середня ефективність	Зосередження на рефлексії того, чого працівники навчилися останнім часом, може бути досить ефективним.
Змініть ритм	1: Низька ефективність	Це має бути одним з останніх заходів, які слід вжити, і лише тоді, коли обидві сторони не мають у цьому потреби, співпраця оптимізована і мало уваги приділяється розвитку співробітників.
Використовуйте інструменти 1 до 1	2: Середня ефективність	Використання спеціально розробленого програмного забезпечення для індивідуальних зустрічей, такого як Echometer, може допомогти вам швидко підготуватися, задокументувати зустрічі та поставити хороші запитання для роздумів як лідеру.

Сподіваюся, контекст допоможе вам зрозуміти, звідки я беру свою оцінку ефективності.

Покрокове керівництво: краща підготовка прямих звітів під час зустрічей 1 на 1

Чи хотіли б ви, щоб ваші розробники програмного забезпечення були краще підготовлені до індивідуальних зустрічей з вами як керівником і частіше піднімали теми для обговорення? На основі наведеної вище таблиці з оцінкою ефективності заходів, я б рекомендував наступний покроковий посібник:

1. Побудова відносинЯкщо ви ще не дуже добре знаєте один одного або у вас не дуже добрі стосунки зі співробітником, поговоріть на неформальні теми, щоб побудувати більше довіри. 

2. Прояснити очікуванняРазом визначте, навіщо ви проводите зустрічі 1 на 1 (наприклад, розвиток співробітників, вирішення проблемних питань тощо). Деякі працівники можуть побоюватися, що певні заяви, зроблені під час зустрічі 1 на 1, можуть бути використані проти них під час щорічної оцінки ефективності.

3. Ставте хороші запитанняЯк керівник, ви повинні мати план того, як ви хочете навчати свого співробітника, незалежно від того, хто це буде. У зв’язку з цим ви повинні регулярно переглядати різні теми і, наприклад, обмірковувати їх разом зі співробітником:

   1. Задоволеність працівників зворотним зв’язком
   2. Задоволеність працівників роботою в цілому
   3. Задоволеність працівників нарадами

4. Спробуйте інструментиХитрістю для більшої участі співробітників також може бути використання спеціального програмного забезпечення для зустрічей 1 до 1, такого як Echometer. Echometer допомагає обом сторонам добре підготуватися за допомогою шаблонів, а також нагадувань і автоматизованої документації.

Якщо ви впоралися з цими чотирма кроками, ймовірність того, що на індивідуальну зустріч прийде добре підготовлений співробітник, має значно зрости.

FAQ: поширені запитання

Ось кілька поширених запитань у цьому контексті.

Чому прямі звіти не готуються під час зустрічей 1 на 1?

Може бути багато причин, чому ваші співробітники або безпосередні підлеглі не дуже добре підготувалися до атестації або регулярної індивідуальної зустрічі. Ось три найважливіші причини, які вам слід проаналізувати:

• Психологічна безпекаПрацівники не довіряють собі або не відчувають себе в психологічній безпеці.
• Невігластво.Співробітники не знають, які теми вони повинні принести з собою, або не знають, чого очікувати від зустрічі 1 на 1.
• МотиваціяСпівробітники не зацікавлені в подальшому розвитку та активній участі у вдосконаленні.
• ІнструментиПогані інструменти для проведення зустрічей 1 на 1 або відеопрограми також можуть знизити мотивацію співробітників, тоді як спеціальні інструменти для проведення зустрічей 1 на 1, такі як Echometer, можуть її підвищити.

Чому деякі прямі підлеглі здаються такими невмотивованими і мало беруть участі у зустрічах?

Може бути багато причин, чому деякі співробітники або прямі підлеглі не беруть участі у зустрічах і розмовах 1 на 1 з керівниками. Ось кілька основних причин, які варто проаналізувати.

• Психологічна безпекаПрацівники не довіряють собі або не відчувають себе в психологічній безпеці.
• ОчікуванняСпівробітники не усвідомлюють, що від них очікується високий рівень участі в нарадах.
• НекомпетентністьСпівробітники можуть просто не мати нічого спільного з наповненням деяких тем.
• Нечіткі, непривабливі ціліПростою причиною низької мотивації може бути те, що поточна мета команди є незрозумілою або не здається привабливою для працівника.

Якщо ви хочете дізнатися більше про психологію мотивації, я також можу порекомендувати цю електронну книгу: 12 воркшопів для більшої мотивації команди .

Що я можу зробити як менеджер програмної інженерії, щоб допомогти розробникам програмного забезпечення та інженерам краще підготуватися до особистих зустрічей зі мною як менеджером?

На основі таблиці та покрокового процесу, описаного вище, можна виділити чотири простих кроки:

1. Побудуйте добрі стосунки з працівниками, щоб вони справді відкрилися.
2. Чітко сформулюйте, чого ви очікуєте від співробітників під час зустрічей 1 на 1. Можливо, поставте перед співробітником мету розвитку
3. Підготуйтеся до зустрічі 1 на 1 з хорошими запитаннями
4. Спробуйте спеціальне програмне забезпечення для зустрічей 1-на-1, наприклад, Echometer, яке допоможе вам за допомогою різних функцій підвищити залученість ваших співробітників у зустрічах 1-на-1.