7 шаблонів плюс інструкція: Регулярні реєстрації працівників

Як ви вважаєте, яка зустріч була найважливішою для вас як для керівника? Де ви можете мати найбільший, можливо, найтриваліший вплив на роботу вашої команди? Правильно, під час кава-брейку. Ха-ха, гаразд, це був жарт. Звичайно, я маю на увазі регулярні індивідуальні зустрічі з вашими співробітниками або членами команди. Саме тут правильні шаблони реєстрації можуть творити чудеса.

Зустрічі віч-на-віч мають велику перевагу перед зустрічами в команді: тут набагато менше соціального тиску. Йдеться не про те, щоб добре виглядати в команді. Інші не одразу засуджують мене, якщо я кажу щось суперечливе. 

Досягнення психологічної безпеки тут автоматично стає дещо простішим (Докладніше: Психологічна безпека в гнучких командах ). Звичайно, за умови, що ви, як керівник, створите відповідну атмосферу під час особистих зустрічей з вашими безпосередніми підлеглими. 

У цьому посібнику я хочу допомогти вам дізнатися, як це зробити і як організувати успішну реєстраційну зустріч. Я також дам вам кілька порад і запропоную безкоштовні шаблони реєстраційних зустрічей (навіть у різних форматах: PDF, Excel, XLSX, Word, Google Sheets, PPT) та хороші запитання для реєстраційних зустрічей. Але давайте почнемо простіше з приблизного визначення: Що таке реєстраційні зустрічі?

Інструкції та шаблони для реєстраційної зустрічі

Що таке реєстраційна зустріч?

Зустрічі для звірки є стандартною практикою для керівників. Основна ідея проста: я регулярно, наприклад, щотижня, раз на два тижні, щомісяця або щокварталу, розмовляю зі своїми працівниками, щоб бути в курсі подій і керувати (тобто усувати перешкоди, визначати напрямки тощо) – незалежно від того, віддалено чи на місці.

Коли справа доходить до конкретного визначення вступних зустрічей, все стає заплутаним. На практиці терміни “реєстраційні зустрічі” та “індивідуальні зустрічі” часто використовуються як взаємозамінні. 

Теоретично, можна розрізняти настановчі зустрічі, які зосереджуються суто на операційних завданнях, і зустрічі 1 на 1, які зосереджуються на працівнику (наприклад, на навчанні) і моїх стосунках з ним. Це, мабуть, найближче підходить до визначення ознайомчих зустрічей.

Інструкції та шаблони для реєстраційної зустрічі

Мета та завдання реєстраційних зустрічей

Мета і завдання реєстраційних зустрічей на практиці варіюються залежно від того, як часто проводяться особисті зустрічі 1 на 1.

• Мета більш частих зустрічей: Як правило, дуже регулярні, наприклад, щоденні, щотижневі або двотижневі зустрічі мають більше оперативних цілей: Обговорюються поточні завдання. Над чим зараз працює мій співробітник, що може потребувати коригування і як я можу допомогти як менеджер?
• Прагніть до менш частих зустрічей: якщо ви проводите індивідуальні зустрічі раз на місяць, раз на два місяці, щоквартально або навіть щорічно, то ваша мета, ймовірно, буде набагато більш різноманітною. Тоді вона буде менше стосуватися управління завданнями, а більше зосереджуватиметься на працівнику: Наприклад, як працівник справляється з роботою, як його можна розвивати далі?

Пояснення тут стосуються віртуальних або цифрових реєстрацій, а також реєстрацій, які відбуваються особисто в офісі.

Якщо ви хочете отримати більше інформації про індивідуальні зустрічі, перегляньте нашу публікацію на цю тему: Посібник: 6 порад для успішних розмов 1 на 1.

Крім того, тепер у мене є відео на Youtube, в якому я представляю результати мого невеликого дослідження: я опитав 100 менеджерів у якісних інтерв’ю, чому вони насправді проводять зустрічі один на один – подивіться, якщо вам цікаво.

Play

Інструкції та шаблони для реєстраційної зустрічі

Хороші питання для зустрічі при реєстрації

Далі я хотів би дати вам кілька хороших безкоштовних шаблонів запитань, які ви можете використовувати на своїх щомісячних зустрічах з новими співробітниками. Деякі з них є класичними, інші - креативними, емоційними чи веселими, і, нарешті, я також маю кілька запитань для вступної зустрічі з новими працівниками. Вони допоможуть вам охопити найважливіші теми, незалежно від того, чи плануєте ви довгу чи коротку зустріч.

Ось кілька класичних творів:

Наведені вище запитання можуть стати гарною відправною точкою. Якщо ви любите трохи більше гри та креативу, ось кілька веселих запитань, які можуть бути особливо корисними, наприклад, для щомісячних чекінів, які зосереджуються на настрої співробітників:

Інструкції та шаблони для реєстраційної зустрічі

⏩ 7 безкоштовних шаблонів зустрічей для реєстрації

Вступні наради зазвичай мають схожу структуру, незалежно від того, як часто вони проводяться. Це можна розглядати як загальний шаблон для вступних зустрічей з управління проектами:

• Криголам, повільне прибуття на зустріч, можливо, через невелику розмову. Наприклад: Як справи?
• Обговорення завдань (якщо на цьому зосереджено увагу). Наприклад: На якому етапі ви перебуваєте з вашими завданнями?
• Обговорення та перегляд метрик і KPI (якщо на цьому зосереджено увагу). Приклад питання: Де ви зараз знаходитесь з точки зору ваших метрик і KPI?
• Обговорення настрою (якщо на цьому зосереджено увагу). Наприклад: Наскільки ви задоволені своєю роботою в цілому?
• Блокування та підтримка. Приклад питання: Чи є у вас все необхідне для досягнення ваших цілей? Як я можу допомогти вам як ваш керівник?
• Наступні кроки: Виходячи з нашої розмови, які дії чи нагадування ми повинні зафіксувати для наступної індивідуальної зустрічі?

Це вже має допомогти вам як базовий шаблон. Тепер я хотів би запропонувати вам інші безкоштовні шаблони і завдання для реєстрації 1 до 1 в різних форматах (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT), які ви також можете завантажити, відредагувати і роздрукувати самостійно і налаштувати для вашої очної (або віддаленої) зустрічі.

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для щотижневої перевірки статусу співробітника.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

До речі, це я у відео на YouTube нижче. Якщо ви хочете дізнатися більше про шаблон щомісячних індивідуальних зустрічей, перегляньте це відео.

Якщо ви хочете підійти до розмови тет-а-тет якомога розумніше, у цьому відео ви дізнаєтесь кілька “ага” моментів:

Play Play

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для щомісячної перевірки статусу співробітника.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

У цьому відео ми представляємо вам простий та ефективний шаблон анкети для співбесіди з працівником:

Play

Наступна форма підійде як безкоштовний шаблон для перевірки настрою вашого співробітника з акцентом на емоції.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

До речі, якщо ви віддаєте перевагу шаблону Excel для регулярної реєстрації співробітників як керівник, подивіться це відео. Там я пояснюю, як ним користуватися, і даю ще одну корисну пораду.

Play

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для перевірки статусу вашого креативного працівника. В принципі, питання підходять для щотижневих, щомісячних або навіть менш частих перевірок.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для щоквартальної перевірки статусу співробітника.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Тим часом я також записав відео про це: Включаючи 7 порад для продуктивної щоквартальної зустрічі тет-а-тет. Не соромтеся поглянути:

Play

Наступна форма підійде як безкоштовний шаблон для реєстрації вашого співробітника при входженні на роботу.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Наступна форма є безкоштовним шаблоном для реєстрації вашого співробітника після 90 днів на новій роботі або, можливо, в новій ролі.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, відредагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон реєстрації іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Сподіваюся, ви знайшли шаблон, який шукали? Якщо ні, ви можете знайти багато інших шаблонів і запитань у нашому онлайн-інструменті 1:1 від Echometer. Давайте продовжимо з п’ятьма порадами щодо успішної реєстрації співробітників, які обов’язково допоможуть вам досягти успіху.

Інструкції та поради щодо реєстраційної зустрічі

5 порад: Як провести успішну реєстраційну зустріч

Наступна карикатура добре показує, як можуть виглядати зустрічі один на один, коли вони проходять погано.

Але ви можете щось зробити з цим, скориставшись наступними порадами.

Порада 1: Побудуйте стосунки

З новими співробітниками і взагалі: створіть невимушену атмосферу і додайте трохи гумору в зустріч. Хороші стосунки сприяють відкритості та довірі.

Порада 2: Не нав’язуйте зустріч

Переконайтеся, що розмова сприймається як змістовна. Не примушуйте до участі 1ТП11Т це має бути реальна можливість для обміну думками та роздумів. Якщо ви сумніваєтеся, погодьтеся проводити зустрічі рідше, наприклад, щомісяця, а не раз на два тижні.

Порада 3: Адаптуйтеся до своїх співробітників

Враховуйте індивідуальні особливості ваших співробітників, незалежно від того, чи є вони інтровертами, екстравертами або орієнтованими на статус. Прислухайтеся до їхньої особистості, щоб надати їм найкращу можливу підтримку.

Порада 4: Будьте гнучкими під час розмови

Якщо виникають паузи або мовчання, ви повинні витримати їх, щоб дати співробітнику достатньо простору. Але якщо це трапляється занадто часто, змініть теми або характер запитань. Динамічність підтримує розмову жвавою і запобігає розчаруванню або нудьзі. Попереджувальні ознаки поганої рутини зустрічей наступні: Якщо розмова нудна, обидві сторони не з нетерпінням чекають на неї, якщо вам немає що обговорювати або якщо зустріч часто відкладається.

Порада 5: Використовуйте ефективні інструменти

Хороші інструменти, такі як наш інструмент для індивідуальних зустрічей Echometer, за своєю функціональністю виходять далеко за рамки реєстраційних записів: вони пропонують корисні шаблони, гарантують, що подальші дії не будуть забуті, і навіть роблять розвиток співробітників вимірюваним – - це велике полегшення для вас і вашої команди. Більше по темі: 3 найкращі інструменти для проведення індивідуальних зустрічей у порівнянні .

Інструкції та поради щодо реєстраційної зустрічі: Виклики

Типові проблеми з реєстрацією працівників

Щоб дати вам ще кілька порад, я хотів би навести деякі типові проблеми, пов’язані з перевіркою статусу, і те, як їх можна вирішити:

Виклик: Нечіткий порядок денний або мета

• Проблема: Розмови хаотичні або не сфокусовані.
• Рішення: Заздалегідь обговоріть чіткий порядок денний і визначте пріоритети.

Проблема: одностороння комунікація

• Проблема: Керівник говорить більше, ніж працівник.
• Рішення: Ставте відкриті запитання та активно слухайте.

Виклик: надто поверхневі дискусії

• Проблема: Важливі теми не розглядаються достатньо глибоко.
• Рішення: Прослідкуйте та створіть простір для роздумів.

Виклик: дефіцит часу

• Проблема: Зустрічі скорочуються або переносяться.
• Рішення: Розставляйте пріоритети і дотримуйтесь регулярних, фіксованих зустрічей.

Проблема: брак підготовки

• Проблема: Обидві сторони виглядають непідготовленими.
• Рішення: Отримайте інформацію заздалегідь і проясніть свої очікування.

Виклик: Зосередьтеся лише на проблемах

• Проблема: Розмови носять суто негативний і демотивуючий характер.
• Рішення: Наголошуйте на успіхах і прогресі, а не лише на проблемах.

Проблема: Нечіткі подальші дії

• Проблема: Обговорені пункти не реалізовані.
• Рішення: Наприкінці визначте чіткі наступні кроки та обов’язки.

На цей момент ви вже повинні бути дуже добре підготовлені до реєстрації на індивідуальну зустріч. Можливо, ще не вистачає одного інгредієнта: як саме ви надсилаєте запрошення на реєстрацію електронною поштою і які теми для нього підходять? Звісно, для цього теж існують шаблони.

Інструкції та поради щодо реєстрації на зустріч: Запрошення електронною поштою

Два шаблону для електронних запрошень на реєстрацію

Наведений нижче шаблон для запрошень на реєстраційні зустрічі є стандартним формулюванням, яке має підходити в більшості випадків:

Стандартне електронне запрошення для реєстрації співробітників

Перш ніж ми перейдемо до тем листів, розглянемо ситуацію, в якій ви іноді можете опинитися: перший чек-ап з новими співробітниками. Якщо у вас новий співробітник, вам може допомогти наступний шаблон для запрошення на зустріч, присвячену перевірці статусу:

Електронне запрошення на першу реєстрацію нових співробітників

Наступні приклади підходять для використання в якості теми листа:

Якщо вам потрібно більше шаблонів для особистих зустрічей, наприклад, для оцінки ефективності або обговорення конфлікту, перегляньте нашу статтю про це: 5 шаблонів для email-запрошень тет-а-тет.

Інструкції щодо реєстраційної зустрічі: як часто?

Як часто слід проводити реєстраційні зустрічі?

Оскільки багато керівників-початківців запитують себе, як часто слід проводити зустрічі 1-1, я хотів би сказати кілька слів про типову каденцію:

• Щоденні зустрічі співробітників: вони дуже короткі, достатньо 15 хвилин для блокування в календарі, і зосереджуються на обговоренні поточних завдань. Щоденні зустрічі 1 на 1 особливо корисні в командах, де нечасто відбуваються спільні збори команди. Однак вони трапляються досить рідко.
• Щотижневі зустрічі працівників: зазвичай вони тривають 10-30 хвилин і також зосереджені переважно на обговоренні завдань. Також можна виділити час, щоб дати один одному зворотній зв’язок (наприклад, про неоптимальну поведінку). До речі: Якщо ви менеджер розробників програмного забезпечення, наступна стаття може бути для вас цікавою: 6 Приклади зворотного зв’язку для розробників програмного забезпечення.
• Щотижневі зустрічі з працівниками: тривалість також зазвичай 30 хвилин, зміст змішаний, ці зустрічі з управління проектами можуть відбуватися в цифровому форматі: Обговорюються як завдання, так і особистий розвиток і т.д., а також, наприклад, може бути поданий запит на відпустку.
• Щомісячні зустрічі зі співробітниками: вони, як правило, тривають від 30 до 60 хвилин. Основна увага приділяється оцінці ситуації з висоти пташиного польоту: як ви почуваєтеся на даний момент або який у вас настрій? Який статус ваших річних цілей? Як я можу допомогти вам у подальшому розвитку? 
• Щоквартальні зустрічі з працівниками: тривалість - близько 60 хвилин. Фокус подібний до щомісячних зустрічей. 
• Піврічні перевірки співробітників: ці перевірки зазвичай не такі швидкі. Вони тривають від 60 до 90 хвилин. З одного боку, ставляться ті самі запитання, що й під час щомісячного чек-ауту. З іншого боку, тут можуть обговорюватися інші адміністративні теми, наприклад, очікування щодо заробітної плати. Також можна відповісти на запитання анкети, визначені відділом кадрів, або обговорити їх. Іншими словами, ми також можемо говорити про оціночну співбесіду.
• Щорічна перевірка співробітників: Тут ми можемо говорити про класичну щорічну або підсумкову оцінку та огляд співробітників. Я сумніваюся, що це все ще можна назвати перевіркою згідно з наведеним вище визначенням.
• Вступна бесіда: Під час вступної бесіди з новими співробітниками з’ясовуються типові питання: як ви влаштувалися, як плануєте відпустку, хто ваш наставник, де знаходиться їдальня тощо… Нижче ви також можете знайти безкоштовний шаблон вступної бесіди.
• 90-денна реєстрація: Подібно до реєстрації при вступі на роботу, 90-денна реєстрація фокусується на тому, щоб переконатися, що працівники добре освоїлися в новій компанії. Якщо можливо, 90-денна реєстрація повинна відбуватися особисто, а не в електронному вигляді.

До речі, з мого досвіду, частота особистих зустрічей один на один часто пов’язана з розміром команди. Якщо команда досить велика (тобто більше восьми осіб), вони просто відбуваються рідше, щоб розумно розподілити час між різними обов’язками керівника. 

Чи означає це, що щорічні співбесіди зі співробітниками можуть бути корисними? На мою думку, ні: як правило, більш регулярні перевірки також означають швидші цикли навчання. І вони доречні в нашому складному та швидкоплинному робочому середовищі - принаймні для працівників розумової праці. Наступний графік дуже добре ілюструє цей момент:

Посібник з реєстрації учасників зустрічі: альтернативні назви

Альтернативні, незвичні назви для реєстраційних зустрічей

Деякі менеджери справедливо запитують себе, чи не можна було б дати цифровій, віртуальній або особистій зустрічі більш привабливу назву, що запам’ятовується. Відповідь така: Так, звичайно! Наведу кілька прикладів:

• Щотижневий підсумок 
• Щотижневий чек-ін 
• Щотижневий звіт
• Task-Talk

Якщо ви хочете чогось ще більш незвичайного та креативного, я зібрала для вас кілька інших варіантів, які запам’ятаються надовго:

• Task Lounge
• Синхронізація та вирішення
• Година дій
• Семінар з робочого процесу
• Вівторок завдань
• Розгортання раунду
• Кар’єрна кава-брейк
• Booster Talk

Якщо вам цього недостатньо, звичайно, є ще багато інших цікавих імен. Просто погляньте на нашу статтю в блозі на цю тему: 60 імен, що запам’ятовуються і веселих імен для розмов тет-а-тет.

Щомісячні або регулярні перевірки співробітників

Висновок - регулярні реєстраційні зустрічі

Регулярні настановчі зустрічі між керівниками та працівниками є цінним інструментом для побудови довіри, подолання викликів і сприяння особистому та професійному розвитку. Але для того, щоб ці обговорення були справді ефективними, дуже важливий правильний підхід.

Поради, наведені в цій статті, допоможуть вам отримати максимум користі від таких зустрічей: невимушена, особиста атмосфера, чітка структура та пристосування до індивідуальних потреб ваших співробітників створюють основу для відкритих і продуктивних дискусій. У той же час, хороші інструменти, такі як Echometer зробити процес ефективнішим і не втратити жодної важливої подальшої інформації. Сподіваємося, наші шаблони допомогли вам!

Зрештою, реєстраційні зустрічі - це більше, ніж просто зустріч у календарі –, це можливість зміцнити вашу команду, підвищити мотивацію та досягти кращих результатів у довгостроковій перспективі. Успіхів вам!

Якщо ви хочете поглянути на наш інструмент Echometer в реальному часі, ви можете просто перейти безпосередньо до інструменту, використовуючи наступний шаблон: